Hyvin kirjoitettu muistio voi auttaa sinua saamaan nopeasti luvan ostaa tietokoneita yrityksellesi tai yrityksellesi. Muistiossa on ilmoitettava selkeästi tietokoneiden tarve, miksi osto olisi tehtävä nyt ja esitettävä selkeästi mahdolliset vaihtoehdot. Muistion tulee perustua liiketoimintaan liittyviin syihin eikä henkilökohtaisiin toiveisiin.
Kerää tietoja organisaation tietokoneiden nykyisestä tilasta. Selvitä, onko tietokoneessa riittävästi tietokoneita kaikille organisaation jäsenille, heidän työolosuhteisiinsa ja ostaessaan. Selvitä alkuperäinen hankintahinta ja vertaa sitä nykyisiin hintoihin. Kerää tietoja korjaustöistä. Dokumentoi laitteen laatu ja onko se vanhentunut. Haasta ihmisiä, jotka käyttävät nykyisiä tietokoneita. Kysy heidän tykkäästään ja ei. Kysy, jos he kokivat, että heidän tietokoneensa kotona olivat paremmin kuin heidän toimistotietokoneensa, ja jos näin on, miksi.
Ota yhteyttä muihin organisaatioihisi. Kerää niin paljon älykkyyttä kuin voit käyttää tietokoneissa, joita he käyttävät, kuinka kauan ne ovat olleet käytössä ja suunnitelmia päivityksiin.
Harkitse kerättyjen tietojen käyttöä SWOT-analyysin suorittamiseksi. SWOT tarkoittaa vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. SWOT-analyysi on erityisen hyödyllinen, kun yrität perustella suuren organisaation hankinnan. SWOT: n valmisteleminen mihin tahansa päätökseen voi kuitenkin auttaa sinua rakentamaan paremman väitteen. SWOT-analyysi auttaa sinua määrittämään, kuinka vahva tietotekniikka on tänään, sen heikkoudet ja parannusmahdollisuudet. Se tarkastelee myös uhkia, kuten se, miten yrityksesi voi jäädä taaksepäin ja menettää liiketoimintaa kilpailijoille, jos se jatkuu vanhentuneen tekniikan avulla. Lopuksi kerää hinnoittelutiedot useilta toimittajilta.
Kirjoita muistio käyttämällä kaikkia tarvittavia tietoja. Muista keskittyä ostotapahtumaan; todellinen ostotilaus tulee myöhemmin. Kiistä selkeästi ja vakuuttavasti. Esitä muistio ja hanki hyväksyntä.
