Vanhojen tapojen rikkominen tai uusien oppiminen on joillekin ihmisille vaikeaa. Tämä voi olla haastavaa työpaikalla, jos työntekijät ovat tehneet samaa rutiinia pitkään ja ovat epämiellyttäviä, jos he pitävät häiriöitä --- tai jopa uhkia --- työn turvallisuuteen. Heidän halukkuutensa sopeutua muutoksiin riippuu suuresti siitä, miten muutokset esitetään niille kirjallisissa politiikoissa ja menettelyissä.
Määrittäminen, jos muutos on tarpeen
Suosittu aksiooma viittaa siihen, että jos jotain ei ole rikki, sitä ei tarvitse korjata. Työpaikalla kuitenkin on pysähtynyt ympäristö, joka tarttuu vanhaan tapaan tehdä "vain siksi", että se jää kilpailun taakse, jos se ei pysy ajan tasalla ideoista, trendeistä ja teknologisista edistysaskeleista, jotka voisivat auttaa sitä paremmin. Näitä ovat muun muassa uusimmat laitteet, sulautuminen, ulkoistaminen ja jopa pienentäminen resurssien hallintaan. Ennen kuin ehdotat uusia politiikkoja ja menettelyjä, on tärkeää arvioida, miten ne hyödyttävät suoraan ja välillisesti yritystä, kuinka kauan kestää niiden integroiminen olemassa oleviin toimintoihin ja ajattelutapoihin, mitä ehdotetut muutokset maksavat ja mitä seurauksia on, jos yritys ei tee mitään.
Asiaankuuluvuus ja osallistuminen
Kaikenikäiset ihmiset eivät yleensä halua kertoa, mitä tehdä, varsinkin jos he ajattelevat, että heille määrätään tekemään jotain ilman hyvää syytä. Lisäksi, jos heidän mielipidettään aiheesta ei pyydetty etukäteen, on todennäköisempää, että he asettavat vastustuksen, koska he ajattelevat valtuuksia, jotka ovat --- onko vanhemmat, puolisot tai pomot --- eivät kunnioita niitä. Jos esimerkiksi haluat, että toimistosi henkilökunta alkaa ryhtyä yritysten sponsoroimiin espanjan kielen luokkiin, heidän täytyy nähdä tämän uuden taitojen joukon ja heidän vuorovaikutuksensa espanjankielisen asiakaskunnan kanssa, joka luo myöhemmin enemmän liiketoimintaa, lisää yrityksen voittoja ja johtavat korotuksiin, bonuksiin ja korkeampiin palkkioihin. Vaikka ei aina ole käytännöllistä tai suositeltavaa laittaa jokainen uusi sääntö valiokunnan äänestykseen, työntekijöiden palautteen ja ideoiden pyytäminen jatkuvasti auttaa esimiehiä ennakoimaan työntekijöiden reaktioita siirtymäkäytäntöihin ja -menettelyihin.
Viestin toimittaminen
Olitpa ottamassa käyttöön uuden toimistoturvallisuuspolitiikan tai uuden materiaalin käyttökoulutusmateriaalin, sinun ei tarvitse vain päättää, miten tiedot pakataan ja levitetään, vaan myös siitä, miten sen tehokkuutta mitataan. Jos se on esimerkiksi politiikan muutos, sinun on päätettävä, tuleeko se muistiformaattiin, joka välitetään sähköpostitse tai pääsee sisäiseltä sivustolta, että työntekijät tarkistavat säännöllisesti yrityksen päivitykset ja ilmoitukset. Valitsemasi menetelmä riippuu toimiston koosta, ongelman kiireellisyydestä ja työntekijöiden kyvystä ottaa vastuu. Jos kyseessä on menettelyasiakirja, sinun on päätettävä, onko kyseessä vain teksti, teksti, jossa on kuvia tai tekstiä. Valitsemasi lähestymistapa perustuu tehtävän ja materiaalin monimutkaisuuteen sekä kohdelukijoiden älyyn. Uuden politiikan tai menettelyn onnistumisen mittaaminen on määrällistä tai laadullista neljännesvuosittaisten lisäysten perusteella. Uusi sääntö voitaisiin kokeilla myös pilottiohjelman perusteella tai hajottaa pienempiin segmentteihin työntekijöiden vähitellen helpottamiseksi erilaiseksi rutiiniksi, toisin kuin radikaali muutos, joka tapahtuu yön yli. Esimerkki: Siirtyminen "paperittomaan toimistoon" alkaisi työntekijöiden kanssa, jotka oppivat käyttämään skannauslaitteita, mikä vähentää fyysisesti tallennettujen kopioiden määrää ja eliminoi sitten tiedostojen kaapit kokonaan.
Seuraukset
Kun ilmoitat uudesta politiikasta, jonka mukaan "Casual Friday" peruuntuu yrityksen imagon kiillottamiseksi, odotuksesi on, että työntekijät näyttävät ammattimaisemmilta ensi perjantaina, kun näet ne. Jos he kuitenkin pukeutuvat rennosti, se on joko niiden yksinkertaisen unohtamisen tulos, että uusi politiikka tuli voimaan (joskus oppimiskäyrä voi olla hidas) tai tahallinen päätös heidän jättää huomiotta. Jos kirjoitettu politiikka ei sisällä mitään mainintaa siitä, miten uutta sääntöä noudatetaan, on vaikea saada ketään ottamaan se vakavasti. Valmistellessaan seurauksia koskevaa osaa on tärkeää, että tarkastelet kieltä HR: n edustajan ja / tai asianajajan kanssa varmistaaksesi, että (1) kurinalaisuus on sopiva, (2) kurinalaisuus on sopusoinnussa ammattiyhdistyslakien kanssa, (3) kieli on selkeä ja helppo ymmärtää, ja (4) kurinalaisuus on kohtuullinen eikä häiritse työn kulkua. Esimerkiksi työntekijä voi olla iloinen voidessaan lukea, että "kuka tahansa, joka rikkoo perjantaista pukeutumiskoodia, lähetetään välittömästi kotiin muutoksiin" (varsinkin jos työstä tunti tai kaksi oli juuri sitä, mitä hän halusi muutenkin).
