On olemassa erityisiä asioita, joita voit viestiä muille yrityksesi toimipaikoille käyttämällä muistion jakelua. Muistio välittää yleensä jotain tärkeää työtovereille, ja se jaetaan yleensä vähintään yhdelle henkilölle yrityksessä. Muistiinpanoa voidaan myös käyttää, jotta jokainen voi tietää jotain kiireellistä, kuten kadonneita tiedostoja. Kadonneet tiedostot voivat vaikuttaa yrityksen toimintaan, ja työntekijät tulisi varoittaa ongelmasta ja siitä, miten ne voivat auttaa mahdollisimman pian.
Täytä menetetyn tiedoston muistion otsikko. Tämä sisältää päivämäärän, aiheen, muistion kohteen ja kuka se on. Nämä rivit on merkitty "Päivämäärä", "Aihe", "Vastaanottaja" ja "Alkaen". Aiheen tulee ainakin sanoa "kadotetut tiedostot", mutta voi myös kuvata, mitkä tiedostot menetetään.
Selitä asia lyhyesti ensimmäisessä kohdassa suoraan otsikon alle. Tähän olisi ehdottomasti sisällytettävä, mitkä tiedostot menetetään, kuten tietyn asiakkaan tai projektin tiedostot. Siihen voi sisältyä myös, miten uskot, että tiedostot menetettiin, missä ne voivat olla ja kuinka kiireellisesti niitä on löydettävä.
Kuvaile lisää ongelmasta seuraavassa osassa. Saat tarkemmat tiedot kadonneista tiedostoista tässä vaiheessa. Saatat toimittaa tietoja asiakkaasta tai projektista, josta tiedostot ovat, tai lisätietoja siitä, miten työntekijät voivat etsiä tiedostoja. Anna tässä vaiheessa tietty päivämäärä, jonka tiedostot on löydettävä.
Kerro muistion vastaanottajille tarkalleen, mitä haluat heidän tekevän viimeisessä osassa. Tämän pitäisi olla tiettyjä toimintoja, kuten etsiä tietokannasta X tai käydä läpi kaikki henkilökohtaiset tiedostosi, jos olet tallentanut kadonneita tiedostoja yrityksen tietokoneeseen tai flash-asemiin. Toista päivämäärä, jolloin tiedostot on löydettävä.
Korjaa muistio. Varmista, että et ole sisällyttänyt tiedostoihin arkaluonteisia tietoja, joista ei pitäisi olla kirjallista kirjaa. Varmista myös, että olet selkeästi määrittänyt kadonneiden tiedostojen löytämisen.
