Yritykset kehittyvät jatkuvasti ja etsivät uusia tapoja parantaa käytäntöjään, lisätä niiden tehokkuutta ja tehdä suurempia voittoja. Tämän onnistumiseksi yritykset etsivät aina tapoja järjestää tietoja ja kommunikoida potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja yrityksen sisäisten työntekijöiden kanssa. IT-järjestelmät auttavat yrityksiä tekemään niin, ja joissakin suuremmissa yrityksissä tietotekniikka on tarpeeksi tärkeä, jotta sillä on oma osasto.
Mikä se on?
Tietotekniikkaa edustava tietotekniikka ja tietojärjestelmät viittaavat kaikkiin tietokoneisiin ja ohjelmistoihin, joita yritys käyttää tavoitteidensa saavuttamiseksi ja strategioidensa täyttämiseksi. Laitteet, kuten pöytätietokoneet, kannettavat tietokoneet, matkapuhelimet ja skannerit ovat hyvin tärkeitä osia tietotekniikasta, mutta vielä arvokkaampia ovat ohjelmat itse. Jotkut yritykset kehittävät omia IT-ohjelmiaan, kun taas toiset ostavat lisenssin muiden ohjelmien luomiseksi. Pienyritykset voivat käyttää vain ilmaista avoimen lähdekoodin tekniikkaa.
viestintä
Yksi tärkeimmistä IT-järjestelmän tehtävistä on viestinnän helpottaminen. Kun IT-järjestelmä on käytössä, sitä käytetään viestintään työntekijöiden, asiakkaiden ja muiden yritysten välillä enemmän kuin mikään muu väline. Sähköposti, sosiaalinen verkostoituminen ja puhelinkokoukset ovat osa tehokasta tietojärjestelmää. Hyvä järjestelmä mahdollistaa helpon tiedonsiirron ja poistaa mahdolliset etäisyyden esteet.
Markkinointi
Markkinoijat luovat mainoksia ja tuotemerkkejä, mutta ne tarvitsevat tietoja toimiakseen. Tietojärjestelmät toimittavat nämä tiedot. Markkinoijat käyttävät tietojärjestelmiä keräämään tietoa siitä, mitä kuluttajat ostavat yhtiöltä, millaisia asioita he ostavat, miksi he ostavat niitä ja mitä voidaan tehdä kannustamaan heitä ostamaan enemmän tai lisäämään asiakasuskollisuutta. Nämä analyysiohjelmat voivat olla monimutkaisia ja kartoitetaan IT-ohjelmien kautta. Graafinen suunnittelu ja mainoskampanjat luodaan myös IT-järjestelmässä.
Tiedonhallinta
IT-järjestelmät vaikuttavat yrityksen perustietorakenteeseen. Jos pääkäyttäjän on käytettävä tiedostoa, mitä osaa tietokoneesta päällikkö tarkastelee? Mitä johtaja etsii? Pitääkö pääkäyttäjä syöttää salasanan, kun haluat tarkastella tiedostoa? Entä pienemmät työntekijät? IT-järjestelmät päättävät, miten tietoja järjestetään ja mitä tietoturvaprotokollia siihen sovelletaan. IT-järjestelmät ohjaavat myös työmäärää ja työprosesseja.
Kirjanpito
IT-järjestelmät ohjaavat ohjelmistojen kirjanpitäjiä käyttämään yrityksen taloudellisen aseman taulukoitusta ja sitä, miten tilintarkastajat voivat jakaa nämä tiedot yhtiön muiden jäsenten kanssa. Hyvä IT-järjestelmä antaa tilintarkastajalle mahdollisuuden tarkistaa virheitä, suorittaa automaattisia analyysiohjelmia ja lähettää tehokkaita tietolomakkeita ja kaavioita asianmukaisille ihmisille ajoissa.
