Vuosittaiset taloudelliset tarkastukset ovat tarpeen kaikkien julkisesti hoidettavien yritysten osalta. Monet yksityiset yritykset, erityisesti ne, jotka saavat rahoitusta sijoittajilta, on myös tarkastettava vuosittain. Yrityksen koosta ja monimutkaisuudesta riippuen rahoitustarkastukset voivat kestää useita kuukausia ja maksaa huomattavasti rahaa. Tilintarkastuspyyntömenettely alkaa tarjouksilla. Tilintarkastusyhteisöt toimittavat tilintarkastuspalvelun tarjoukset, jotka on toimitettu tilintarkastuspalvelun tarjouskirjeessä tai pyynnössä esitettyjen ohjeiden mukaisesti.
Tarjousasiakirja
Pyynnön vastaanottava yritys lähettää tilintarkastuspalvelun tarjouspyynnön yrityksille, jotka pyytävät tarjouksia. Edellytykset ovat asiakirjassa, johon sisältyy vain yhden tarjouksen raja-arvo, tarkistus- ja hyväksymisprosessin aikataulu, tukikelpoisuus- ja valintaperusteet. Kirjeessä käsitellään myös vierailuja ja niihin liittyviä tarjouskuluja.
Tarjousten valmistelu
Tilintarkastusyhteisö laatii tarjousasiakirjan, jonka on noudatettava tiettyjä ehtoja ja jossa on tiettyjä osia, joita potentiaalinen vuokrausyritys on pyytänyt. Jokaisella prosessilla voi olla omat vaatimukset, mutta yleensä tarjoajien olisi sisällytettävä sopimusluonnos. Tähän sopimukseen olisi sisällyttävä yleiset ehdot ja käsiteltävä erityisiä ehtoja. Siinä on annettava selitys ehdotetuista ehdoista ja sisällytettävä malli tilintarkastushankkeen rahoitustarjouksesta.
edellytykset
Tilintarkastusyhteisön tarjoukseen olisi sisällyttävä työsuhteen ehdot, ryhmän jäsenten kokemus ja kuvaus avainhenkilöistä - yleensä asiantuntijoista, jotka ovat osa tarkastusryhmää. Tilintarkastusyhteisön on esitettävä organisaation ja tilintarkastusmenetelmän kuvaus. Tähän sisältyy perustelut, strategia, tarkastusaikataulu ja todisteet kokemuksesta. Pyynnön vastaanottava yritys voi vaatia vähimmäismäärää aiemmin suoritettuja tarkastuksia, jotka ovat laajuudeltaan tai luonteeltaan samanlaisia kuin omia tarpeitaan.
Tarjousten lähettäminen
Tarkastusyritysten on noudatettava virallista tarjouskilpailumenettelyä. Tarjous on suljettava ja toimitettava mahdollisen asiakkaan määrittelemänä. Kutsukirjeessä ilmoitetaan lähetysaika ja päivämäärä. Tarjouksentekijät voivat jättää vaihtoehtoja ehdotuksistaan, mutta niiden on pakattava ja suljettava ne erikseen. Mainitun määräajan jälkeen vastaanotettuja tarjouksia ei yleensä oteta huomioon. Jos tarjoaja haluaa muuttaa tai peruuttaa tarjouksensa, sen on toimitettava kirjallinen selitys, joka toimitetaan samalla tavalla kuin alkuperäinen tarjous.
Tarjousten arviointi
Kun tarjousyritys saa tarjouksia, arviointiprosessi pysyy yleensä luottamuksellisena, kunnes tarkastustyö on myönnetty. Jos tarjousyritys on julkinen yksikkö, tarjouspyynnöt voidaan avata julkisessa kokouksessa, minkä tuloksena julkaistaan tiivistelmä tarjouksen yksityiskohdista. Tähän voisi sisältyä tarjoajien nimet, hinnat, ehdotusvaihtoehdot ja muut tarpeellisiksi katsotut tiedot. Vaikka tarjousyritys arvioi tarjouksia, se voi pyytää tarjoajia antamaan selvennyksiä tietyistä seikoista tai asioista. Tarjouksia tarkistetaan sellaisten kriteerien perusteella, kuten hallinnollisten, tukikelpoisuus- ja teknisten vaatimusten noudattaminen. Tarjoajia, jotka täyttävät tekniset vaatimukset, voidaan pyytää toimittamaan teknisiä asiakirjoja tai näytteitä. Lopuksi tarjouskilpailuihin tehdään taloudellinen arviointi, jossa tarjousyritys arvioi parhaan taloudellisen tarjouksen.
Sopimuksen tekeminen
Pätevää tarjousta valittaessa palkinto ilmoitetaan kirjallisesti ja toimitetaan voittajayritykselle. Epäonnistuneita tarjousyrityksiä ilmoitetaan myös tavallisesti tarjouksen tekijää koskevista yksityiskohdista, kuten ehdotettu hinta ja yrityksen nimi. Ilmoituksessa selvitetään myös, miksi epäonnistunut tarjoaja hylättiin ja ilmoitti valituksen jättämisen määräaika.
