Hallitus edellyttää, että johto ilmoittaa sille kaikki organisaation asiaankuuluvat tiedot tiivistetysti, helposti seurattavassa muodossa. Sinun täytyy raportoida organisaation taloudellisesta terveydestä ja jakaa suunnitelmasi hallituksen kanssa.
Valmistele kaikki tarvittavat asiakirjat ja anna kopio jokaiselle hallituksen jäsenelle. Vähintään sinun on annettava hallitukselle tilinpäätös ja hallintaraportti, jossa on todettu mitään epätavallista. Tilinpäätöksen tulee olla enintään yksi sivu.
Tarkista pöytäkirjat viimeisestä hallituksen kokouksesta. Jos viimeisessä hallituksen kokouksessa on eräitä päätöslauselman odottavia kohteita, ota ne vastaan tällä hetkellä. Muussa tapauksessa sinun pitäisi viettää hyvin vähän aikaa edellisen kokouksen pöytäkirjojen tarkistamiseen.
Anna yleiskatsaus siitä, mitä organisaatiossa on tapahtunut sen jälkeen, kun aluksella on ollut viimeinen kerta, tai viimeistä kerta, kun ilmoitit hallitukselle. Älä käytä tarpeettomia aikoja organisaation näkökohtiin, jotka toimivat normaalisti. Sinun pitäisi viettää vain lause tai kaksi organisaation toimiin, jotka eivät ole poikkeuksellisia.
Vertaa sitä, mitä suunniteltiin siihen, mitä todella tapahtui. Mainitse mahdolliset omaisuuden tai uusien omaisuuserien hankinnat, työntekijäkysymykset, mukaan lukien asiaan liittyvät uudet vuokrat tai irtisanomiset sekä uudet ohjelmat, palvelut tai tuotteet. Älä jätä pois negatiivisia tuloksia.
Jaa ja tarkista tilinpäätös. Osoita organisaation yleistä voittoa tai tappiota johtokunnan jäsenille. Jos on olemassa merkittäviä poikkeamia ennusteista, tarjoa lyhyt selitys.
Esittele organisaation tulevaisuuden suunnitelmat, mukaan lukien laaja katsaus ennustettuun kasvuun, tuloihin, uusiin hankkeisiin ja työntekijöiden kehittämiseen.
Pyydä hallituksen kommentteja kysymys- ja vastausistunnon avulla. Kysy hallituksen jäseniltä, jos he ymmärtävät organisaation ennustetun kasvun ja mitä heidän suosituksensa voivat olla. Tällä hetkellä sinun on myös asetettava päivämäärä hallituksen seuraavaksi kokoukseksi, jos mahdollista.
