Kansainvälisen standardointijärjestön (ISO) ISO 9000 -standardin laatuvaatimukset määräävät dokumentointivaatimukset, joita organisaation on noudatettava ISO-sertifioinnin saamiseksi. Näihin vaatimuksiin kuuluvat organisaation laatupolitiikkojen ja -tavoitteiden dokumentointi, laatukäsikirjan julkaiseminen ja kirjalliset menettelytavat, joista käy ilmi, miten asiakirjoja ja tietueita valvotaan ja tarkastetaan. ISO-tarkastusprosessi edellyttää, että organisaatiosi osoittaa todisteita tietyistä kirjanpitotoimista. Jotta voisit pitää kirjaa nopean ja tehokkaan auditoinnin varmistamiseksi, sinun tulee koodata tietueet ISO 9001 -asiakirjojen vaatimusten mukaisesti.
Lataa ISO: n ISO 9001 -vaatimusten dokumentointivaatimuksia koskevat ohjeet. Ohjeissa on luettelo kaikista asiakirjoista, jotka on tuotettava ISO 9001 -vaatimusten täyttämiseksi. Ohjeen lopussa oleva liite sisältää luettelon ISO 9001 -standardien asiaankuuluvista lausekkeista, joissa määritellään erityiset asiakirjat, jotka on säilytettävä.
Kerää ja merkitä työntekijöiden tietoja koskevat asiakirjat. ISO9001-standardit määräävät, että henkilöstön tarkastukset johdon ja työntekijöiden koulutukseen, koulutukseen, taitoihin ja kokemukseen liittyvistä tiedoista on dokumentoitava. Johdon arviointiasiakirjat tulisi koodata vastaavaksi lausekkeeksi 5.6.1, kun taas työntekijöiden historiaa koodataan 6.2.2 e kohdan mukaisiksi.
Koodiasiakirjat, jotka sisältävät yleisiä tuotetietoja. Kaikkien tuotantoprosessien tulosten dokumentointi, jota ei voida tarkistaa myöhemmällä seurannalla, olisi koodattava 7.5.2 kohdan d alakohdassa. Tuotteen yksilöllistä identiteettiä kuvaavat asiakirjat olisi koodattava 7.5.3 kohdan mukaisiksi, kun taas kadonneen tai vahingoittuneen omaisuuden dokumentointi täyttää 7.5.4 kohdan vaatimukset. Kun tuote luovutetaan, tuotteen vapauttamisesta vastuussa olevien henkilöiden asiakirjat on jätettävä 8.2.4 kohdan mukaisesti.
Koodiasiakirjat, jotka sisältävät tietoa tuotteen toteutuksesta, tarkastelusta, suunnittelusta ja kehittämisestä. Tuotesuunnitteluun ja kehittämiseen liittyvät asiakirjat täyttävät 7.3.2–7.3.7 kohdan vaatimukset; tarkastele liitteen ohjeita sen nimenomaisen lausekkeen kohdalla, jota sinun pitäisi käyttää kunkin asiakirjan koodaamiseen. Kaikki asiakirjat, jotka osoittavat, että organisaation tuotteen toteutusprosessi täyttää ISO 9001 -vaatimukset, olisi esitettävä kohdassa 7.1 d), kun taas tuotevaatimusten tarkistukset olisi koodattava 7.2.2 kohdan mukaisesti.
Koodaa kaikki organisaation toimittajien arviointia koskevat asiakirjat. Nämä asiakirjat olisi koodattava ISO-kohdan 7.4.1 mukaisiksi.
Koodiasiakirjat, jotka vahvistavat mittauslaitteiden kalibroinnin kohdassa 7.6. Jos mittausstandardeja ei ole, mittausten perustana olevat asiakirjat olisi koodattava kohdassa 7.6 a).
Kokoa tiedosto, joka sisältää kaikki sisäiseen tarkastukseen liittyvät asiakirjat. Yritysten sisäisten tarkastusten tulokset on esitettävä 8.2.2 kohdan mukaisesti. Jos havaitaan tuotevastauksia, ne on esitettävä kohdan 8.2.4 mukaisesti. Tarkastuksesta johtuvien korjaavien toimenpiteiden tulokset on dokumentoitava 8.5.2 kohdan e alakohdan mukaisesti, kun taas tarpeellisiksi katsottujen ennaltaehkäisevien toimien tulokset olisi esitettävä 8.5.3 kohdan d alakohdan mukaisesti.
