Uuden toimiston perustaminen on jännittävä hetki yrityksen omistajan elämässä. Kuitenkin siirtyminen tilaan, jota yrityksesi voi kutsua kotiin, on palkitsevaa tilaisuutta, joka tulee omiin haasteisiinsa. Voit käsitellä tätä tehtävää päällekkäin luomalla suunnitelman, jolla varmistetaan, että siirtyminen uuteen toimistoon toimii sujuvasti. Ota aikaa luoda uusi yritystoimisto-tarkistuslista, jossa luetellaan kaikki kohteet, joita tarvitset uuden tilan määrittämiseksi, jotta se olisi varustettu ensimmäisellä liiketoimintapäivällä.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Taulukot-ohjelmisto
Etsi toimistotila vuokrata tai ostaa. Valitse sijainti, joka on tarpeeksi suuri, jotta se sopii henkilökuntaasi ja mahdolliseen lisähenkilöstöön, jos yrityksesi laajenee. Harkitse tilaa, joka sisältää vastaanottoalueen, kokoushuoneen, keittiön, taukotilan työntekijöille ja mikä tärkeintä, suuri työalue, johon mahtuu työpöydät ja toimistolaitteet.
Käytä laskentataulukko-ohjelmistoa uuden toimistosi tarkistuslistan luomiseen. Lisää seuraavat sarakkeet: "tehdä", "vastuullinen osapuoli", "ennustettu hinta", "todelliset kustannukset", "eräpäivä" ja "tila". Lihavoitu jokaisen sarakkeen otsikon tai tee siitä muu väri kuin musta. Lajittele "tehdä" -osiossa ne kohteet, joita tarvitset uudelle toimistolle, ja asioita, jotka on tehtävä ennen toimiston avaamista. Luo seuraaviin alaluokkiin "To-do" -sarakkeen alla: "valmistelu", "laitteet", "huonekalut", "toimistotarvikkeet", "turvallisuus" ja "sekalaiset". Tee niistä rohkeita, jotta ne erottuvat. Jätä tilaa jokaisen alaryhmän jälkeen, jotta voit lisätä tarvittaessa tiettyjä tehtäviä. Kun listalle on laskentataulukko, voit aloittaa asiaankuuluvien tietojen lisäämisen.
"Valmistelussa" sisältää tehtäviä, kuten siirtäjien palkkaamista; ilmoittamalla henkilöstölle toimipaikan sijainti ja siirtymispäivä; osoitekorttien vaihtamisen lähettäminen asiakkaille ja toimittajille; rekisteröidä liiketoiminta paikallisten hakemistojen ja keltaisten sivujen avulla; siivousmiehistön palkkaaminen; ja kutsutaan perustamaan apuohjelmia, kuten kaasu ja sähkö, nopea internet ja puhelinpalvelut.
Lisätään "Laitteet" -luokan alla tehtäviä, jotka liittyvät tietokoneiden, tulostimien, faksilaitteiden, kopiokoneiden, paperin silppureiden, ulkoisten kiintolevyjen, skannerien, ylijännitesuojainten, kahvinkeittimien, mikroaaltouunien ja jääkaappien valintaan ja ostamiseen (jos niitä ei ole mukana) kanssa). Lisää koneita tai erikoiselektroniikkaa, laitteita tai tarvikkeita, joita tarvitset tietyn liiketoiminnan suorittamiseksi. Luettamasi kohteet vaihtelevat sen mukaan, millaisesta liiketoiminnasta käytät.
Luettele kohteet, jotka sinun täytyy toimittaa uudelle toimistollesi "huonekalujen" alaryhmän alla. Sisällytä esineitä, kuten pöytiä, tuoleja, arkistointi- ja säilytysjärjestelmiä, sohvia, jätekoreja, ilmoitustauluja ja lamppuja. Tee luettelo toimistotarvikkeista ja sisällyttää ne asianmukaiseen alaluokkaan. Sisällytä esimerkiksi nauhaa, tietokonepaperia, nitojaa ja niitit, kynät ja lyijykynät, tiedostopaperit, kirjoituskalenterit, kirjainten haltijat, korostimet ja kansiot. "Turvallisuusluokassa" ovat esineet, kuten sammuttimet, savun ja hiilimonoksidin ilmaisimet sekä ensiapupakkaukset. Luettele jokaiselle tuotteelle tarvittava määrä.
Siirrä tehtävät itsesi ja henkilökunnan kesken. Lisää niiden nimet laskentataulukon ”vastuullisen osapuolen” osaan. Syötä kunkin kohteen ennustetut kustannukset ja päivitä todelliset kustannukset, kun kohde on ostettu tai valmis.
vinkkejä
-
Hanki vakuutus yrityksellesi.
Luo järjestelmä, jolla varmuuskopioidaan kaikki tietokonetiedostot päivittäin tai viikoittain. Työskentele henkilöstön kanssa varmistaaksesi, että jokainen tietää ja noudattaa tätä menettelyä.
