Yritystoiminnan kehittäminen tai parantaminen voi olla haastava yritys, olitpa sitten perustamassa verkkosivustoa, suunnittelemalla valmistustoimintaa tai järjestämällä yrityksesi työvoimaa. Vuorokaaviot ovat tapa kuvata visuaalisesti jokainen prosessin vaihe ja vaihe, jossa vaiheet on suoritettava. Käyttämällä vuokaavion elementtejä visuaalisen kartan luomiseksi voit usein edustaa prosessia, jolla on suurempi selkeys kuin pelkästään tekstikuvauksissa.
Vuorokaavion symbolit
Jokainen vuokaavion symboli merkitsee tiettyä vaihetta tai suoritettavaa toimenpidettä. Lyhyt kuvaus kussakin symbolissa kertoo, mitä on tehtävä. Esimerkiksi inventaarioprosessin vuokaavion suorakulmio voi sanoa: ”Levitä laskentataulukoita.” Symbolin muodot ovat standardoituja. Suorakulmio ilmaisee tietyn vaiheen. Ovaalit vuokaavion alussa ja lopussa osoittavat, missä se alkaa ja pysähtyy. Pyöristetyillä päillä olevat suorakulmat osoittavat, että tiedot on syötettävä, haettava tai tallennettava. Lisäksi on olemassa erityisiä symboleja tietyntyyppisille vuokaavioille, kuten ohjelmistosuunnitteluun, työprosessin suunnitteluun, auditointiin ja kirjanpitoon.
Päätöksen timantit
Monimutkaiset prosessit sisältävät aina vaihtoehtoisia polkuja. Seurattava reitti riippuu joistakin ehdoista. Esimerkiksi inventaarion tekemisen prosessi sisältää vaihtoehtoja, joiden avulla voit jatkaa kohteen laskemista tai siirtyä seuraavaan kohtaan, kun olet laskenut nykyisen. Nämä päätöksentekopisteet on merkitty timanttisymboleilla. Symbolin etiketti voi sanoa: "Valmis laskeminen?" Ja sisältää nuolia, jotka osoittavat vaihtoehtoisiin vaiheisiin vastauksesta riippuen.
Tilausindikaattorit
Vuokaavion käyttökelpoisuus on se, että kukin vaihe on yhdistetty edellisiin ja seuraaviin vaiheisiin loogisessa järjestyksessä. Nuolia käytetään osoittamaan seuraavaan vaiheeseen. Joskus päätöspiste edellyttää paluuta aikaisempaan vaiheeseen. Tässä tapauksessa nuoli palaa takaisin sopivaan aikaisempaan symboliin. Muut päätökset saattavat vaatia ohitusta tai hyppäämistä tehtävään muualla vuokaaviossa. Tällaiset hypyt on merkitty liittimillä. Liittimen symboli on ympyrä, jonka etiketti kertoo, mihin seuraavaksi mennä.
Vuorokaavion luominen
Kaaviota voidaan käyttää minkä tahansa prosessin kaavioon, mutta ne kaikki käyttävät tiettyjä standardoituja symboleja, kuten aiemmin mainittuja suorakulmioita ja timanttimuotoja. Tämä standardointi on tärkeää, koska sen avulla lukijat voivat seurata vuokaaviota helposti ja tarkasti. Jotta voisit tehdä vuokaavion, aloita prosessista, jonka haluat kartoittaa, ja hajottaa sen vaiheiksi. Luetteloa varten saatat aloittaa tällä listalla: jakaa laskentataulukoita, laskea varaston ja kerätä ja laskea laskentataulukot. Siirry seuraavaksi jokaisen vaiheen päälle ja hajota se tarkemmiksi. Käytä standardoituja symboleja ja ilmoita päätöksentekopisteet ja muut erityistoimet. Jatka jokaisen vaiheen tarkastelua ja purkaa se, kunnes koko prosessi kartoitetaan loogisesti yhdistetyissä yksinkertaisissa toiminnoissa.
