Olipa kyse henkilökohtaisesta, Internetistä tai puhelimitse, henkilökohtainen viestintä käsittää tiedonvaihdon ainakin kahden henkilön välillä. Vaikka kahden hengen dynaaminen on välttämätöntä, myös henkilökohtainen viestintä voi tapahtua suurempien ryhmien keskuudessa. Ihmissuhdetoiminnan keskeisiä elementtejä ovat ei-sanalliset, suulliset ja suulliset tekijät. Nämä elementit toimivat sekä yksilöllisesti että yhdessä voidakseen parantaa kokemusta.
Ei-sanalliset tekijät
Ihmisen välisen viestinnän ei-sanalliset elementit sisältävät kehon kielen vaikutuksen sanallisten vihjeiden tulkintaan. Silmäkosketus, jossa puhuja pitää yleisön katseen, on olennainen osa ei-sanallista ihmissuhdetietoa. Kehon asento vaikuttaa myös viestin vastaanottoon, kun se syttyy tai katkeaa, mikä merkitsee kiinnostuksen puuttumista. Varsien, käsien, jalkojen ja jalkojen sijainti lisää lisäelementtejä, kun taas tietyt eleet, kuten rungon hajauttaminen tai suojaaminen ristikkäillä aseilla, viittaavat siihen, että henkilö ei ole avoin kokemukselle.
Paraverbal-tekijät
Paraverbaaliset elementit sisältävät tekijöitä, kuten ääniäänen, äänen ja puheajan. Nämä toimivat ihmisten välisen viestinnän sanallisten osien kanssa, jotta voidaan korostaa tiettyjä ilmaisevia ajatuksia. Lisäksi tapa, jolla kaiutin korostaa tiettyjä tavuja tai sanoja, voi vaikuttaa välitettävän viestin merkitykseen. Myös äänenvoimakkuudella on vaikutusta. Sanat, joissa puhutaan enemmän äänenvoimakkuutta, ovat tärkeämpiä kuin normaalilla tai pienemmällä äänenvoimakkuudella.
Verbaaliset tekijät
Kielityyli, kielioppi ja sanavalinta ovat tärkeitä sanallisia rooleja ihmissuhteessa. Nämä elementit auttavat hallitsemaan esitettävää viestiä, mikä vaikuttaa suuresti viestin laatuun ja muodostumiseen. Sanojen organisointi ja valinta voivat lisätä viestin selkeyttä ja tehokkuutta virallisilla ja epävirallisilla kielillä.
Tekijöiden yhdistäminen
Vaikka jokainen ihmissuhdetoiminnan tekijä toimii itsenäisesti kahden tai useamman ihmisen välisten viestien tehokkuuden lisäämiseksi, näiden elementtien on toimittava yhdessä, jotta varmistetaan selkeys ja ymmärrys. Viestin rakentaminen ja sen selkeä ja tiivis toimittaminen auttaa estämään väärinkäsityksiä ja sekaannuksia. Varmistamalla, että viesti välitetään selkeästi ensimmäistä kertaa, puhuja edistää myös tehokkaampaa viestintätasoa, jossa viestiä ei tarvitse analysoida tai toistaa uudelleen, jotta varmistetaan asianmukainen ymmärrys.
