Kun yrityksesi on pyydetty vastaamaan ehdotuspyyntöön, mahdollinen asiakas pyytää sinua toimittamaan virallisen vastauksen siitä, miten täytät sopimuksen. Vaikka potentiaalisten tarjoajien ei usein tarvitse virallisesti hylätä kutsuja, sinun pitäisi aina ilmoittaa aikomuksistasi kirjallisesti sekä epävirallisten kanavien kautta.
Voit tehdä tarjouksen tai ei
Ennen kuin yritys päättää hylätä RFP: n, RFP: n sisäinen tarkistus on järkevä askel. Käytännön sisäiset syyt hylkäämiseen ovat hankkeiden hinnoittelu, aikataulu ja asiantuntemuksen puute pyydettyjen palveluiden tai tuotteiden osalta. Yrityksesi ulkoiset syyt vähenemiseen tulee kuitenkin ilmoittaa diplomaattisesti - tulevaa liikesuhdetta ei saa koskaan unohtaa.
Asianmukaiset viralliset ja epäviralliset vastaukset
Jokaisella RFP-prosessilla voi olla ainutlaatuisia vaatimuksia ehdotuksen jättämisen virallisesti hylkäämisestä. Esimerkiksi joissakin RFP-ohjelmissa on tietty "ei tarjousta" -päivämäärä - tällaisissa tapauksissa sinun on tehtävä kaikkemme, jotta välitätte aikomuksesi hylätä osallistuminen ehdotusprosessiin RFP: ssä määrättyyn päivämäärään mennessä. Tämä on erityisen tärkeä askel käsitellä oikein, jos alun perin pyysit yrityksesi sisällyttämistä RFP-prosessiin.
RFP: n tulisi sisältää luettelo henkilöistä, joille sinun tulee ottaa yhteyttä RFP: n hylkäämiseen, ja sinun pitäisi ilmoittaa yhdelle tai useammalle näistä henkilöistä postitse. Epäviralliset viestintämenetelmät, kuten puhelin ja sähköposti, ovat myös suositeltavia. Tulevien liiketoimintamahdollisuuksien parantamiseksi kannattaa yrittää sanoa, ettei sitä ole kauniisti - joskus sitä kutsutaan "ei" tehtäväksi sanomalla "kyllä" henkilölle. Tämä on älykäs lähestymistapa, kun lasket RFP: n.
