Et olisi ensimmäinen yritysasiantuntija, joka pohtii, miten parhaiten voitaisiin käsitellä luottamuksellista faksin lähetystä. Merkitse se "luottamukselliseksi" ja saatat haluta kutsua uteliaisuutta ja hyökkäystä jonkun yksityisyyden suojaan. Ohita se ja seuraukset voivat olla vielä pahempia. Osoita molemmat asiat näkyvästi merkitsemällä faksi "luottamukselliseksi" faksin kansilehdelle. Aseta sitten joitakin hampaita silmien pois päältä varoitukseen kirjoittamalla arkin alareunaan luottamuksellinen alatunniste.
Luo tekstinkäsittelyohjelmaan uusi asiakirja, jossa on 1 tuuman marginaali. Aseta yrityksen logo tarvittaessa sivun yläreunaan.
Keskitä sana ”Luottamuksellinen” lihavoiduilla kirjaimilla sivun yläreunassa. Suurenna korostetut kirjaimet. Alla ja keskelle asetetaan sanat "Faksi", "Faksin kansilehti" tai "Faksilähetys", jotta voit tunnistaa sen nopeasti.
Kirjoita ”Päivämäärä:” ”Aika:” ja ”Sivuja, mukaan lukien kansilehti:” kansilehden vasemmalla puolella. Tilaa kahdesti ja kirjoita ”Osoittaja:” ”Faksinumero:” ja ”Puhelinnumero:” erillisillä riveillä. Tilaa kahdesti ja kirjoita: ”Lähettäjä:” ”Faksinumero:” ja ”Puhelinnumero:” erillisillä riveillä. Faksi- ja puhelinnumeroiden sisällyttäminen on älykäs tapa peittää perustasi, varsinkin jos faksi katoaa, se on väärin tai ei koskaan tule. Jos numero on virheellinen tai kaksi numeroa siirretään, voit korjata virheen tulevissa faksilähetyksissä.
Mukauta faksien kansilehti, joka sopii yrityksesi tarpeisiin. Jos esimerkiksi lähetät fakseja säännöllisesti samalle henkilölle tai osastolle, voit tehdä laatikon, jossa on otsikko ”Reititystiedot” tai ”Seuraavat vaiheet”. Voit myös pitää vaihtoehdot avoinna luomalla ”Kommentit” -osion, jotta voit antaa -kirjoita muistiinpanoja tai ohjeita, kuten "Pyydä minua heti, jotta voisit varmistaa faksin vastaanottamisen."
Kirjoita fyysisen kansilehden alaosaan alatunnistusviesti. Samalla tavoin kuin tietyissä sähköpostiviesteissä näkyvä luottamuksellinen varoitus, tämän viestin tulisi osoittaa, että faksi on luottamuksellinen; on tarkoitettu vain vastaanottajalle; ja sisältää tietoja, joiden ”paljastaminen, kopiointi, käyttö tai jakelu” on kielletty. Sen pitäisi myös pyytää, että lähettäjälle ilmoitetaan virheellinen kuitti - toinen hyvä syy toimittaa puhelinnumero faksin kansilehdelle.
