Kun kriisi tapahtuu, tehokas viestintä on yksi niistä toimenpiteistä, jotka on liitettävä organisaation toteuttamiin erityistoimiin pilaantumisen torjumiseksi ja lieventämiseksi. Yritysten on kommunikoitava asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa sekä ilmoitettava työntekijöille, poliitikoille, sääntelyviranomaisille ja yleisölle. Osana laajempaa kriisiviestintäsuunnitelmaa lehdistötiedotteet ovat avainasemassa tiedon levittämiseksi kaikille asianosaisille. Tapa, jolla yritys reagoi kriisiin, voi välittömästi muokata yleisön käsityksiä ja sillä on pitkän aikavälin seurauksia. Organisaatiot ovat oppineet toimimaan ennakoivasti ja johtajat ovat helposti saatavilla ja avoimia. Kun asianomaiset ryhmät tunnistetaan tarkasti ja niistä tiedotetaan, kriisin ratkaisemisesta vastaavat henkilöt saavat ratkaisevan ajan, jotta se voidaan ratkaista tehokkaasti.
Ääni ja läpinäkyvyys
Kriisit voivat ja voivat tapahtua kaikentyyppisille organisaatioille, julkisilta yrityksiltä ja yksityisiltä yrityksiltä sairaaloihin ja hallituksiin. Osakkeenomistajilla, asiakkailla, työntekijöillä, potilailla ja vaalipiireillä on oikeus tietää totuus ajoissa ja avoimesti. Organisaatiot, jotka eivät ole valmiita, voivat helposti palauttaa itsensä tuhoavaksi jaksoksi, josta heillä voi olla vaikea tai mahdotonta toipua. Johtajien olisi pyrittävä kaikin keinoin säilyttämään saavutettavuutensa ja positiiviset suhteet lehdistöön sekä ennen kriisiä että sen aikana, koska uskottavuus voi määrittää sekä kriisin raportoinnin että sen, miten yleisö havaitsee sen. Lehdistö on taitavasti tarkkaavainen avoimesta vuoropuhelusta ja avoimuudesta ja viivästymisestä ja häiriöistä ja raportoi vastaavasti.
Betonivaiheet
Organisaatioiden olisi kehitettävä ja käytettävä proaktiivisia menettelyjä, jotta kriisitilanteissa ne valmistuvat. Levelheaded-toiminta voittaa paniikkia joka kerta. Ylimmän johdon jäsenille olisi ilmoitettava välittömästi, jotta he voivat alkaa käsitellä kriisiä eikä oppia siitä Internetissä tai paikallisissa tiedotusvälineissä. Säänneltyjen ja lisensoitujen yritysten on ilmoitettava asiaankuuluville virastoille, kuten työturvallisuus- ja työterveyshallinnolle tai liittovaltion hätäapuvirastolle. Tehokkaissa lehdistötiedotteissa ilmoitetaan kaikki tällaiset erityiset toimenpiteet, mukaan lukien päivämäärät, yhteystiedot, henkilöstö ja käynnissä olevat suunnitelmat.
vastuu
Historia on toistuvasti osoittanut, että organisaatiot, jotka haluavat ottaa vastuun nopeasti ja yksiselitteisesti, voivat nopeasti palauttaa keskeisten tekijöiden luottamuksen ja luottamuksen. Tylenolin sabotaasi oli 1980-luvulta lähtien ollut hyvin tunnettu tapa lähettää tuotemerkin omistaja Johnson & Johnsonia vuosien ajan. The New York Times ilmoitti: "Mutta vain kaksi kuukautta myöhemmin Tylenol meni takaisin markkinoille, tällä kertaa väärinkäytöksissä oleviin pakkauksiin ja sitä tukivat laaja tiedotuskampanja. Vuotta myöhemmin sen osuus 1,2 miljardin dollarin kipulääkkeistä, joka oli laskenut 7 prosenttiin myrkytyksen jälkeisestä 37 prosentista, oli noussut takaisin 30 prosenttiin. " Yhtiö pani asiakkaansa ensin muistuttamalla 31 miljoonaa pulloa ja korvaamalla ne maksutta väärinkäytökseen vastustamattomassa muodossa.
Pituus
Tarkka ja tiivis lehdistötiedotteet sopivat yleensä yhteen sivulle ja jäävät 300-500 sanaan. Tämän pituuden jälkeen toimittajat ovat vähemmän taipuvaisia ottamaan aikaa huolellisesti lukemaan niitä. Kun lähetetään faksilla, yhden sivun lehdistötiedotteet välttävät myös kadonneiden tai epäsopivien sivujen mahdollisuuden. Tarvittaessa voidaan lähettää lisää viestejä, kun lisää kriisitietoja tai päivityksiä on saatavilla.
