Jos työskentelet yrityksessä liiketilaa varten, on todennäköistä, että sinun on jossain vaiheessa kehitettävä yritysehdotus tai ehdotusviesti. Tämä on asiakirja, jota käytetään tarjoamaan organisaation tuotteille tai palveluille mahdollisuutta määritellä määriteltyjä parametreja, kuten soveltamisala, kustannukset, aikataulu ja budjetti.
Mikä on hanke-ehdotus? Tämä asiakirja tunnetaan myös nimellä yritysehdotus- tai ehdotusviesti, ja sillä on yleensä tietty muoto, jossa on tiettyjä vaatimuksia, jotka vaihtelevat toimialoittain. Ehdotuksen kirjeen päätavoitteena on kuitenkin aina osoittaa, miten yrityksesi voi auttaa ratkaisemaan ongelmansa.
Mikä on ehdotuksen kirje?
Ehdotuksen kirjeitä voi pyytää joko yritys tai ne voivat tulla pyytämättä. Tarjous voi olla yhtä yksinkertainen kuin mahdollisuus pyytää ehdotusta myynnin jälkeen, tai olla virallinen prosessi, jota kutsutaan RFP: ksi tai ehdotuspyyntö. Tähän prosessiin liittyy yleensä useita organisaatioita, jotka lähettävät kilpailukykyisiä ehdotuksia voittaakseen liiketoimintansa. Toimialan ja RFP-tyypin perusteella ehdotuksen on katettava erityiset vaatimukset, jotka näkyvät näkymässä.
Käsiteltäessä ei-toivottuja ehdotuksia tai epävirallisia pyyntöjä ei ole virallisia ohjeita, joita sinun on noudatettava. On kuitenkin tärkeää laatia asiakirja, joka vastaa kysymyksiisi, jotka teidän mahdollisuutenne voisi olla selkeällä ja ytimekkäästi. Vaikka näissä tapauksissa ei välttämättä ole mitään muodollisia vaatimuksia, on edelleen tärkeää noudattaa loogista rakennetta ja kattaa yrityksesi kriittiset näkökohdat ja miten se ratkaisee ongelmat, joihin näkymät liittyvät.
Liiketoiminta-ehdotuksen tai ehdotuskirjan tulee sisältää seuraavat kriteerit toimialasta ja prosessista riippumatta:
- Saatekirje
- Nimilehti
- Sisällysluettelo
- Tiivistelmä
- Yleiskatsaus ongelmaan, johon näkymät ovat
- Ehdotuksen tavoitteet tai tavoitteet
- Mikä tekee organisaationne päteväksi käsittelemään ongelmaa
- Soveltamisala, mukaan lukien hinta ja aikataulu
- Toimintakehotus
- Yhteystiedot
Suorita tutkimus ennen ehdotuksen aloittamista
Ennen kuin aloitat kirjoittamisen pois, on tärkeää kerätä kaikki asiaankuuluvat tiedot yhteen paikkaan. Yritä selvittää, kuka lukee ehdotusta ja onko hän päätöksentekijä. Räätälöi ehdotuksesi yleisölle ja varmista, että annat kaikki tiedot, joita he etsivät.
Selvitä, millaisia kivupisteitä näkymä on. Selvitä, miten organisaatiosi parhaiten ratkaisee ongelmansa kilpailuun verrattuna. Luettele elementtejä, jotka asettavat sinut erilleen muista samankaltaisista yrityksistä, joihin mahdollisuus saattaa puhua.
Varmista, onko näkymässä budjettia tai aikajanaa, ja varmista, että sisäiset resurssit on sovitettu näiden vaatimusten mukaisiksi. Kun olet valinnut, mitkä tarjouksesi ovat eniten käyttökelpoisia, sinun on laskettava sisäiset kulut ennen kuin mainitset hinnat.
Anna projektin laajuus
Hankkeen laajuus on tärkeä osa ehdotuksen kirjoittamista. Tämän tärkeän tiedon kirjoittaminen antaa sinulle pääsyn ehdotuksen kirjoittamiseen. Ota aikaa laatia keskeiset yksityiskohdat. Ensimmäinen tekijä on selvittää, kuka tekee työn organisaatiossasi, joka hoitaa prosessin ja kuka on asiakkaanne tärkein yhteyspiste.
Seuraavaksi sinun on määritettävä, mitä on tehtävä, jotta asiakas voi hallita kipupisteitä. Esitä organisaation toteuttamat toimet ja prosessi, jota käytät ongelman ratkaisemiseksi. Sinun tulisi myös luetella mittarit, joita organisaatiosi käyttää tuloksen onnistumisen mittaamiseen.
Lopuksi, hahmotelkaa aikataulu mahdollisimman yksityiskohtaisesti ja anna virstanpylväät, jotka yrityksesi osuu, jotta hanke saataisiin valmiiksi ehdottamasi päivämäärän mukaan. Ole antelias arvioidessasi aikajanasi, ja ota huomioon mahdolliset arvaamattomat ongelmat. Tämän tarkoituksena on tarjota näkymäsi realistisesti, mitä voit toimittaa heille.
Aloita esittely ja tiivistelmä
Ehdotusviestin käyttöönottoon tulee sisältyä yritystäsi ja tuotemerkkiasi koskevat tiedot, joiden taustalla on, kuka olet ja mitä teet. Jos kirjoitat usein ehdotuskirjeitä, voit halutessasi kehittää yrityksesi tekstiä, jota voit käyttää uudelleen joka kerta.
Tiivistelmän tulisi sisältää ehdotuksen asiaankuuluvat kohdat. Vaikka sinun ei pitäisi yrittää tiivistää kaikkia asiakirjan osa-alueita, sisällyttäkää tietoja siitä, miksi yrityksesi on oikeassa työhön ja miten voit auttaa hallitsemaan näkymän kipupisteitä.
Kehitetään ehdotuksen elintä
Ehdotuksen runkoon on sisällytettävä yksityiskohtaiset tiedot ongelmasta, johon näkymät ovat. Osoittaaksesi ymmärrystä asioistaan, mene heidän maisemansa erityispiirteisiin ja vaikeuksiin, joita he näkevät päivittäin. Tämä auttaa näyttämään mahdollisuutesi, että olet hyvin perehtynyt niihin liittyviin alueisiin.
Esittele ehdotuksen tavoitteet. Tämä on ensisijaisesti se, että näytät mahdollisuuden auttaa heitä liiketoiminnan ongelmissa tarjoamiensa tuotteiden tai palveluiden kautta. Anna yksityiskohdat siitä, mikä tekee yrityksestäsi erilaisen kuin kilpailijat ja miksi olet paremmin työskennellyt näkymän kanssa kuin ne ovat. Tähän voi sisältyä puhuminen muista organisaatioista, joiden kanssa olet työskennellyt, esimerkkejä aikaisemmista hankkeista ja yksityiskohtaisempia tietoja tietosi ja asiantuntemuksenne.
Anna tekniset tiedot ja oletukset
Sisällytä laajuus, jonka olet määrittänyt tietyillä hinnoilla ja aikatauluilla. Yrityksesi ei ehkä tiedä kaikkia näkymän vaatimusten yksityiskohtia, joten saatat joutua ottamaan pari asiaa, kuten sisäisen budjetin ja aikajanan rajoitukset. Voit sisällyttää nämä oletukset ehdotukseen ja tarjota jopa pari vaihtoehtoa. Voit esimerkiksi antaa arvioita neljän viikon kääntymiselle, kuuden viikon kierrosluvulle ja kahdeksan viikon kierrosluvulle, ja kunkin aikataulun vastaava hinnoittelu.
Sulje vahva väite
Ehdotuksen kirjeen päätelmään pitäisi sisältyä nopea yhteenveto tiedoista, jotka olet antanut näkymälle. Kiitos heille, että otit aikaa harkita esitettyä ehdotusta, ja anna heille tietoa siitä, mitä seuraavaksi. On ratkaisevan tärkeää, että yrityksesi ehdotukseen sisällytetään kehotus toimia. Tähän voi kuulua, että voit keskustella ehdotuksesta edelleen tai perustaa kokouksen sopimuksen allekirjoittamiseksi. Lopuksi, lisää tietoa siitä, miten he voivat ottaa sinuun yhteyttä, kuten pari vaihtoehtoa, kuten sähköposti, puhelin ja verkkosivusto.
Noudata parhaita käytäntöjä
Jotta ehdotuskirjeesi tehostuisi, lähetä joitakin tukevia asiakirjoja. Tähän voi sisältyä aiempien asiakkaiden tapaustutkimukset, onnellisten asiakkaiden suositukset ja laskentataulukot, joiden tilastot osoittavat onnistumisprosenttisi.
Muista kirjoittaa ehdotuksesi yrityksen kirjepaperille ja suunnitella graafinen suunnittelija, jos sinulla on käytettävissä olevat resurssit. Visuaalisen elementin huomioiminen voi auttaa yritystäsi erottumaan kilpailukykyisistä ehdotuksista, joita mahdollisuus voi saada.
Älä unohda seurata
Vaikka se ei ole suoraan osa ehdotuksen kirjeen asiakirjaa, yksi keskeisistä tekijöistä ehdotuksen lähettämisessä on seurata mahdollisuutta. Soita tai lähetä sähköpostiviestisi muutaman päivän kuluttua, kun olet lähettänyt ehdotuksen kirjeen selvittääkseen, onko heillä kysymyksiä tai palautetta asiakirjasta. Tarjoa selventää mitä tahansa elementtejä, joista he tarvitsevat lisätietoja. Seuratessasi voit kehittää vahvaa suhdetta näkymään.
