Hotellin kirjanpitomenettelyt auttavat ravintola-alan yritystä valmistelemaan tarkkoja tilinpäätöksiä, jotka ovat sääntöjen ja kirjanpitoperiaatteiden mukaisia. Nämä säännöt sisältävät kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja (IFRS) ja Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP). Ne koskevat myös arvopaperi- ja pörssikomission (SEC) ja julkisten yhtiöiden kirjanpitovalvontalautakunnan (PCAOB) sääntöjä.
Tulojen ja kulujen kirjaaminen
SEC- ja PCAOB-määräykset edellyttävät, että vieraanvaraisuusyritys perustaa riittävät ja toiminnalliset valvontamenetelmät tulo- ja kulujen tunnistusjärjestelmissä. Tuotot ovat tuloja, joita hotelli tuottaa tarjoamalla palveluja tai vuokraamalla huoneita. Esimerkkejä tulojen eristä ovat vierasvarausmaksut ja huonehinnat. Hotellin kirjanpitäjä hyvittää tulotiliä sen määrän lisäämiseksi ja hän veloittaa sen vähentääkseen tilin saldoa. Kustannukset ovat kustannuksia tai tappioita, joita hotelli joutuu tarjoamaan palveluja tai vuokraamaan huoneita. Kustannukset voivat liittyä palkoihin, ruoan ja juomien kustannuksiin ja apuohjelmiin. Hotellin kirjanpitäjä veloittaa kulutililtä laskun määrän lisäämiseksi ja laskee sen vähentämään tilin saldoa. Vierailuyritys raportoi tulot ja kulut tuloslaskelmaan.
Varojen ja vastuiden kirjaaminen
Hotellin johtajan on pantava täytäntöön asianmukaiset ohjeet varojen ja velkojen kirjausjärjestelmissä, koska omaisuuserät ja velat osoittavat yhtiön taloudellisen vakauden. Nämä erät heijastavat yrityksen käyttöpääomaa tai lyhytaikaista käteisvarojen saatavuutta (käyttöpääoma vastaa lyhytaikaisia varoja miinus lyhytaikaiset velat). Omaisuus on resurssi, jonka hotelli omistaa, kuten käteisvarat ja varastot (lyhytaikaiset varat) tai kiinteistöt ja koneet (pitkäaikaiset varat). Vastuu on velka, jonka hotellin on maksettava takaisin, kun se on erääntynyt, tai taloudellinen lupaus, jonka sen on kunnioitettava ajoissa. Lyhytaikainen vastuu on velka, jonka vieraanvaraisyrityksen on maksettava vuoden kuluessa tai vähemmän, kun taas pitkäaikainen velka on maksettava vuoden kuluttua. Hotellin kirjanpitäjä veloittaa omaisuuserätilin määrän lisäämiseksi ja laskee sen vähentämään tilin saldoa. Päinvastoin pätee vastatilille. Hotelli raportoi omaisuuserät ja velat taseessaan.
Taloudellinen raportointi
Kirjanpitosäännöt ja -menettelyt, kuten US GAAP ja IFRS sekä SEC- ja PCAOB-säännöt, edellyttävät, että vieraanvaraisuusyritys raportoi "oikeudenmukaiset" ja täydelliset tilinpäätökset kunkin vuosineljänneksen tai vuoden lopussa. Hotellin kirjanpidon terminologiassa "oikeudenmukainen" tarkoittaa tarkkaa tai objektiivista. Täydellinen tilinpäätös sisältää taseen (muuten nimellä rahoitusasema), tuloslaskelman (tuloslaskelma tai tuloslaskelma), rahavirtalaskelman ja oman pääoman erittelyn (jota kutsutaan myös kertyneiden voittovarojen selvitykseksi)).
