Standarditoimintamenettelyt ovat välttämättömiä, jotta liiketoiminta sujuu sujuvasti ja tehokkaasti. Se varmistaa, että työntekijät käsittelevät tavanomaisia tehtäviä samalla tavalla ja että yritys on johdonmukainen ja tarkka. Lisäksi vakiotoimintamenettelyt varmistavat, että työntekijät suorittavat työnsä turvallisesti ja oikein. Viestintätaitoja tarvitaan, jotta standarditoiminnot voidaan panna tehokkaasti täytäntöön. Yrityksen koko ja käytettävät menettelyt määräävät, miten viestit toimitetaan työntekijöillesi.
Arvioi näiden toimintamenettelyjen kohdeyleisö. Jos menettelyjä sovelletaan pieneen ryhmään, ryhmäkokous toimii parhaiten; jos ne koskevat koko yritystä ja se on suuri yritys, massa- tai uutiskirje saattaa saada sanan nopeammin. Vaihtoehtoisesti voit järjestää kokouksen osastopäälliköiden ja johtajien kanssa ja ilmoittaa heille uusista menettelyistä. Pyydä heitä ilmoittamaan ryhmilleen ja yksiköilleen uusista menettelyistä.
Ole tiivis. Selitä, mitä uudet toimintatavat ovat ja miten ne poikkesivat vanhoista. Selitä uusien menettelyjen toteuttamisen tarkoitus. Kuvaile, miten uudet menettelyt parantavat liiketoimintaa ja miten se vaikuttaa työntekijöihin. Se voi esimerkiksi viedä enemmän aikaa tai vaikuttaa siihen, miten he tekevät työtä.
Järjestä harjoituksia tai yksitellen istuntoja, jos menettelyt ovat monimutkaisia. On syytä ottaa aika varmistaa, että kaikki ymmärtävät täysin uudet menettelyt.
Kerro työntekijöille, miten noudatat menettelyjä, älä kysy. Kerro heille, että sinä tai muut johtajat valvovat niiden kykyä toteuttaa menettelyjä. Anna heille kannustimia uusien menettelyjen käsittelemiseksi muistuttamalla heitä siitä, että uudet menettelyt parantavat heidän kykyään tehdä työtä.
Pyydä palautetta uusista menettelyistä. Usein toteutetaan menettelytapoja toiminnan parantamiseksi. Kukaan ei tunne menettelyn etuja ja haittoja paremmin kuin ne, jotka käyttävät sitä suoraan. Hanki heidän palautteensa varmistaakseen, että menettely on tehokas.
Tee ohjeet saataville. Julkaise menettelyt sisäisessä verkossa, lähetä sähköpostiviestejä ja anna paperille kopio työntekijöille.
