Voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ovat eri sidosryhmien valvonnassa, koska ne ovat riippuvaisia hyväntekeväisyyteen annetuista lahjoituksista tai koska heillä on verovapaat tilat. Jotta hankintakäytännöt siirtyisivät kokoukseen, kun tiedotusvälineet, avunantajat, sisäiset tuloviranomaiset tai muut asianomaiset sidosryhmät tarkastelevat sitä, on tärkeää luoda hankintapolitiikkoja, joilla vältetään mahdolliset eturistiriidat tai avoimuuden puute.
Useita tarjouksia
Jotkut voittoa tavoittelemattomat yritykset vaativat, että ostot ylittävät tietyn dollarin tason, ja järjestö saa useita tarjouksia eri toimittajille. Tämä auttaa vähentämään mahdollisuutta, että ostaja, osastopäällikkö tai toimitusjohtaja voi palkita sopimuksen ystävälle, perheenjäsenelle tai liikekumppanille, joka tarjoaa henkilökohtaisen palkkion tai suoran lahjuksen. Tämä estää myös pitkäaikaisen toimittajan nostamasta hintoja tai vähentämään palveluita vuosittain, koska se tietää, ettei sillä ole kilpailua.
Alhainen tarjous vs. paras tarjous
Hankintapolitiikkasi voi edellyttää, että organisaatiosi tekee alimman tarjouksen projekteista, palveluista tai tavaroista tai voit ottaa parhaan tarjouksen. Paras tarjous ei ehkä ole halvin, mutta se voi tarjota organisaatiolle parempaa arvoa. Esimerkiksi yksi urheilumarkkinointiyritys voi tarjota hyväntekeväisyysjärjestön 10 kilometrin ajoradan alhaisemmalle maksulle kuin toiselle yritykselle, mutta korkeammalla tarjoajalla voi olla enemmän kokemusta ajoradalla ja saada enemmän yhteyksiä, jotka voivat ostaa sponsorointia. Joissakin tapauksissa voittoa tavoittelematon yritys voi sallia sopimuksen siirtyvän muuhun kuin alimpaan tarjoajaan, kunhan sopimus on tietyssä prosenttiosuudessa alhaisimmasta tarjouksesta ja ostaja, osastonpäällikkö tai johto voi näyttää syyt siihen, miksi alin tarjous ei ole paras tarjous.
Ehdotuspyynnöt
Osoita hankintapolitiikkaasi ja pyydä ehdotuksia hankkeista, palveluista tai tavaroista, jotka ovat suurempia kuin tietty dollarimäärä. RFP on vakiomenettely, jota yritykset käyttävät ja jotka välittävät mahdollisille tarjoajille samat objektiiviset vaatimukset sopimukselle. RFP: t auttavat voittoa tavoittelemattomia yrityksiä tekemään omenoita omiin vertauksiin tarjouksia.
Konfliktien mielenkiinnonkohteista
Jos haluat estää suosimista tai suosionilmaisua, pyydä hallituksen jäseniä ja johtohenkilöitä, jos heillä on ystäviä, perheenjäseniä tai liikekumppaneita, jotka myyvät ostamiasi tavaroita tai palveluja. Monilla voittoa tavoittelemattomilla yrityksillä on käytäntöjä, jotka estävät organisaatiota harjoittamasta liiketoimintaa sellaisten yritysten kanssa, joilla on läheiset sidokset keskeisiin sidosryhmiin. Ennen kuin hyväksyt suuret sopimukset, jaa mahdollisten liikekumppaneiden nimet keskeisten sidosryhmien kanssa selvittääksesi, onko joku niistä ristiriidassa.
läpinäkyvyys
Koska voittoa tavoittelemattomat yritykset eivät kilpaile muiden yritysten kanssa, heillä on enemmän vapautta paljastaa yritystietoja yleisölle. Tee hankintapolitiikka helposti yleisön saataville sivustossasi. Sisältäkää hallintoneuvostolle hallintoneuvostolle hallituksen kokouksissa antamat tiedot suurista ostoista.
kestävyys
Haluat ehkä antaa etusijan yrityksille, jotka käyttävät "vihreitä" liiketoimintakäytäntöjä. Tähän voi kuulua yrityksiä, jotka ovat julkisesti ilmoittaneet ja osoittaneet aloitteita energian ja veden käytön vähentämiseksi, kierrättämiseksi, orgaanisten ja myrkyttömien materiaalien käyttämiseksi tai pakkausten vähentämiseksi.
