Projektiraportin kirjoittaminen voi olla pelottava tehtävä, jos et aloita organisaation suunnitelmaa. Projektiraportit sisältävät yleensä samat perustekijät, jotka antavat lukijoille tietoa hankkeen tavoitteista, suunnitelmasta, talousarviosta ja tuloksista. Käyttämällä muutamia perusraportointitekniikoita voit luoda tehokasta projektiasiakirjaa, joka osoittaa, että ikäisensä ovat organisoituja ja pystyvät toimittamaan tärkeitä tietoja.
Selvitä, millaista projektiraporttia kirjoitat. Yhteisiä projektiraportteja ovat ehdotukset, työn suositusten laajuus, tilapäivitykset, varianssianalyysit ja lopulliset arviot ja suositukset. Tämä auttaa sinua toimittamaan tarkat tiedot, joita tiimin jäsenet, esimies tai muut sidosryhmät haluavat.
Kirjoita raportin luonnos. Sisällytä kansilehti, sisällön sivu, tiivistelmä, pääosa ja liite. Päätä, millaisia tietoja haluat käsitellä. Raportin tyypistä riippuen ne voivat sisältää tavoitteita, projektimenetelmiä, henkilökuntaa, tarvittavia resursseja, kestoa, menestystavoitteita, budjettia, vaihteluita, tuloksia, määräaikoja, tuloksia ja suosituksia.
Kerää kunkin osan täyttämiseen tarvittavat tiedot. Tämä saattaa edellyttää haastatteluja projektin pyytäneiden henkilöiden, projektissa työskentelevien henkilöstön jäsenten ja hankkeen kohteena olevien sidosryhmien, kuten asiakkaiden, sisäisten työntekijöiden tai myyjien ja toimittajien kanssa. Hanki historiallisia tietoja, kuten aiempia myyntimääriä, budjetteja, osallistumistasoja ja demografisia tietoja.
Kirjoita tiivistelmän ensimmäinen luonnos, joka on lyhyt katsaus raporttiin. Tähän pitäisi sisältyä syy, miksi lukija saa raportin, raportin perustiedot ja suositukset. Älä sisällytä tarkempia yksityiskohtia tiivistelmään, joka on usein puolen sivun yleiskatsaus. Anna yksityiskohtia ja tukea projektiraportin rungossa.
Kirjoita raportin jokainen osa tietojen ja haastattelujen avulla. Järjestä osiot loogisella järjestyksellä. Älä aloita esimerkiksi budjetista, ennen kuin olet selittänyt projektin edellyttämät osat. Näin voit välttää, että jokainen kustannus on selitettävä ja miksi sitä tarvitaan kahdesti. Älä luetele projektin henkilöstön nimiä, ennen kuin olet luetellut projektin osat. Varianssiosaan sisällytetään alkuperäiset poikkeukset ja sitten todelliset tulokset.
Suorita raportti yhteenvedon ja suositusten pohjalta. Käytä tietoja tukemaan päätelmiäsi ja suosituksiasi. Pyydä lukijoita paperin liitteeseen, joka sisältää yksityiskohtaiset tukitiedot, kuten yksityiskohtaiset ohjeet, kaaviot, kaaviot ja muut tekniset tiedot.
Selvitä tiivistelmääsi selvittääksesi, onko jokin alkuperäisestä summatusta muutettava raportin kirjoittamisen aikana havaittujen tietojen perusteella. Kirjoita tiivistelmän lopullinen versio.
Käännä liitteen tiedot ja sijoita se siinä järjestyksessä kuin tiedot näkyvät raportissa. Palaa raporttiin ja lisää alaviitteitä tai sivunumeroita, jotta lukijat voidaan liittää liitteen tietoihin.
