Jokainen, joka on työskennellyt yrityksen palveluksessa, tuntee toimintaperiaatteet ja menettelytavat sekä niiden lyhyemmät, ytimekäs serkut, työntekijöiden käsikirjat. Käytäntöjen ja menettelyjen käsikirjoilla on kaksi tarkoitusta: tyydyttää oikeudelliset vaatimukset, kuten palkkaaminen ja ympäristöasiat, sekä määritellä yrityksen tehtävät ja visio harkittuja yksityiskohtaisia ohjeita käyttäen. Politiikassa kuvataan, mitä yritys haluaa työntekijöiden tekevän organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi, ja menettelyissä kuvataan yksityiskohtaisesti, miten nämä käytännöt toteutetaan. Ihannetapauksessa yritys noudattaa yksinkertaista kaavaa: perustaa lähetys- ja visioasiakirjoja, kehittää strategisia tavoitteita, luo tukipolitiikkaa ja tuottaa taktisia menettelyjä politiikkojen toteuttamiseksi.
Tarvittavat kohteet
-
Sovellettavat lait
-
Työehtosopimukset, jos niitä on
Kehittäkää prosessi ja rakenne ja vetää yhteen tiimi (jos et ole hankkeen ainoa kanava). Päätä tiimin jäsenen vastuusta, mukaan lukien tutkimus, kirjoittaminen, oikeudelliset kysymykset, hyväksymismekanismit ja tuotantomenetelmät. Vaikka useimmat yritykset tarjoavat työntekijöiden kirjallisuutta sähköisessä muodossa, sinun on myös tulostettava paperikopiot. Määritä tiimin johtajat ja yhteystiedot prosessin jokaiselle vaiheelle. Suorita organisaatiokokous päättääkseen, miten käsikirja fyysisesti kulkee - luku luvusta ja askel askeleelta.
Käsittele käsikirjan oikeudellisia näkökohtia. Sisällytä kohtia, joissa käsitellään yhtäläisiä mahdollisuuksia, seksuaalista häirintää, syrjintää ja huumeiden testausta. Varmista, että mikään käsikirjan sanamuoto ei riko voimassa olevia lakeja tai ole ristiriidassa työehtosopimuksen kanssa. Luo yritysoikeudellinen yhteyshenkilö, jonka tehtävänä on tarkistaa ja hyväksyä oikeudellisia kysymyksiä koskeva käsikirja. Laiminlyönti ja vahingonkorvaus ovat yleisimpiä oikeudellisia huolenaiheita yrityksille, ja politiikat ja menettelytavat ovat oikeudellisesti sitovia yrityksille. Useimmat yritysten rikkomukset ovat tahattomia, mutta jos käsikirjat ovat huonosti muotoiltuja, jätetty huomiotta tai ne eivät selitä selkeästi työntekijöiden toiminnan seurauksia, voi syntyä oikeudellisia kysymyksiä.
Sisällytä yrityksen tehtävät ja näkemykset sekä sen historia. Selitä, miten politiikat ja menettelytavat tukevat ja vahvistavat esitettyjä arvoja.
Kirjoita eduista. Sisällytä valtuutettuja etuuksia koskevat kysymykset, kuten sosiaaliturva, työttömyyskorvaukset, työntekijän korvaus, sotilaalliset näkökohdat (esimerkiksi varaustulli) ja perheloma. Kuvaile myös ei-valtuutettuja etuuksia, kuten lomaa, ylityötä, comp-aikaa, vakuutus-, ansainta- ja eläkejärjestelyjä (mukaan lukien 401k: n varaukset) sekä sapattivapaita ja poissaoloja.
Kehitä ja säilytä positiivinen kirjoitusääni. Luo parametrit, joiden sisällä työntekijät voivat saavuttaa tavoitteensa onnistuneesti. Vältä mahdollisuuksien mukaan pakollista kieltä. Jatkuvasti kertomalla työntekijöille, mitä he eivät voi tehdä tai joiden ei pitäisi tehdä, syntyy jännitystä, varsinkin silloin, kun ne eivät estä helposti tunnistettavaa huonoa käyttäytymistä.
Luo luonnos ja tarkista, korjaa ja muokkaa sitten uudelleen, tarkista ja muokkaa uudelleen.
Lähetä luonnos hyväksymisprosessin kautta. Pyydä pari ei-tiimin jäsenen työntekijää lukemaan käyttöoppaat panoksestaan.
Tee muutokset käsikirjaan hyväksymisprosessin jälkeen ja saat lopullisen hyväksynnän tarvittaessa. Valmista käsikirja valmistusta varten. Valitse grafiikka tai valokuvat ja alusta käsikirja.
Luo käsikirja sekä paperiversiossa että sähköisesti. Varmista, että olet tunnistanut “portinvartijan” tulevia muutoksia varten.
vinkkejä
-
Työntekijöiden käsikirjan tulisi olla lyhyt esittely yrityksellesi, jossa on tervetullut, suuntaa antavat tiedot ja lyhyt keskustelu säännöistä, odotuksista ja eduista. Se on luultavasti ensimmäinen asia, jonka työntekijät lukevat (ennen menettelytapoja ja menettelytapojen käsikirjaa), eikä heidän pitäisi jäljitellä käsikirjaa sävyinä tai yksityiskohtina.
Varoitus
Jos yrityksesi työntekijöitä edustaa liitto, voimassa oleva työehtosopimus toimii usein useimpien politiikkojen ja menettelyjen perustana. Ole varovainen, ettet ole ristiriidassa unionin sopimusten kanssa politiikoilla ja menettelyillä.
