Liiketoimintaraportit sijoitetaan usein kestävään muovisitokseen tai sidotaan kierre- tai kampa-sitomalla, jotta varmistetaan, että ne säilyttävät useita lukijoita. Raporttimuotoa, jota liikemiehet käyttävät sidottuihin raportteihin, kutsutaan käsikirjoitusmuodoksi. Käsikirjoituksen muodossa oleva raportti sisältää useita osioita: otsikkosivun, lähetyksen kirjeen, sisällöntaulukon, tiivistelmän, johdannon, ongelman tai tilanteen taustan, keskustelun, ratkaisun, johtopäätöksen, mainitut teokset ja liitteet.
Aloita raportti luomalla otsikkosivu. Otsikkosivu voidaan muotoilla useilla eri tavoilla, mutta siinä on oltava raportin nimi, tekijän nimi, vastaanottajan nimi ja päivämäärä.
Luo lähetyksen kirjain. Vaikka raportissa voi olla useita vastaanottajia, lähetyksen kirje on osoitettu valiokunnan päällikölle tai korkeimmalle henkilölle. Lähetyksen kirje tuo tehtävän ja kattaa tärkeimmät kohdat. Tämä toimii kertomuksen vastaanottajalle etukäteen.
Kirjoita raportin runko alusta alkaen. Johdanto kuvaa raportin tarkoitusta, keskusteltavaa ongelmaa ja ongelman laajuutta. Jos esimerkiksi raportin aiheena on pysäköintialueen puuttuminen työpaikallasi, kuvailisit pysäköintiongelman, minkä vuoksi yrityksen on ratkaistava ongelma ja mihin parkkipaikkoihin keskustelet.
Luo osa, jota kutsutaan taustaksi ja tarkoitukseksi, joka keskustelee asiaankuuluvista taustatiedoista. Raportin vastaanottaja voi jo olla tietoinen tästä tiedosta, mutta se antaa sen myös muulle valiokunnalle perusteellisen yleiskatsauksen ja osoittavat tietosi aiheesta. Pysäköintiesimerkissä saatat keskustella siitä, että erät olivat riittäviä, kun aloitit, mutta kun yritys sulautui vuonna 2004, uusilla työntekijöillä on ollut ongelmia pysäköinnin löytämisessä.
Kirjoita osio, jossa käsitellään ongelman eri ratkaisuja. Johto haluaa saada tietoa kaikista mahdollisista ratkaisuista tai kaikista mahdollisista syistä, jos kyseessä on analyyttinen raportti. Peitä jokainen ratkaisu tai syytä yksityiskohtaisesti ja anna todisteita kullekin.
Kuvaa paras ratkaisu tai todennäköisin syy. Jos kannatat ratkaisua, anna budjetti ja aikataulu ratkaisulle, jotta johdolla on selkeä kuva kaikista ratkaisun toteuttamiseen liittyvistä rahoista ja työstä. Jos kuvailet todennäköisimpiä syitä, selitä, mitä syytä saattaa aiheuttaa.
Kirjoita johtopäätös, jossa esitetään yhteenveto raportista, ja toistaa tarpeen toteuttaa paras ratkaisu tai käsitellä todennäköisintä syytä. Anna toimitustiedot, kuten tapaamiselle sopivat päivämäärät äänestämään ratkaisusta tai muusta kokoustiedosta.
Luo siteeratut teokset, joissa luetellaan kaikki lähteet. Tämä antaa johdolle mahdollisuuden lukea lisää ongelmasta tai tarkistaa tosiasiat.
Laita kaikki liitteet, kuten tutkimuskappaleen kopio tai yksityiskohtainen kaavio raportin loppuun.
Luo yhteenveto sen jälkeen, kun raportin runko on kirjoitettu. Aseta sitten tiivistelmä yhteenveto suoraan raportin sisällön taakse. Tiivistelmän tulisi olla noin 1/10 raportin rungon pituudesta, ja sen pitäisi olla kattava katsaus koko raportista. Tiivistelmän tarkoituksena on antaa kattava yhteenveto koko valiokunnan mietinnöstä.
Kirjoita taulukko viimeiseksi, mutta aseta se lähetyksen kirjaimen taakse. Kun olet lopettanut raportin rungon, kirjoita kaikki tärkeimmät otsikot ja alanimikkeet ja sijoita ne sisällysluetteloon ja niiden sivunumeroon.
Kiinnitä raportti. Jos raporttisi luetaan vain kerran tai kahdesti, selkeä muovinen kansi, jossa on liukuva sideaine, näyttää ammattimaiselta ja kestää riittävän vähän muutamia käyttötarkoituksia varten. Jos raporttisi on kestävämpi, vie se kopiointilaitokseen ja pyydä sitä sitomaan. Kopiointiliike voi laittaa raporttiin laadukkaan muovikannen ja lisätä siihen sitovan. Kampa-sideaine on sopiva, edullinen vaihtoehto, mutta spiraalimainen sidos on kestävin ja houkuttelevin vaihtoehto vain muutamalle dollarille.
