Kun tehtävänä on järjestää hallinnollinen yksikkö, on parasta keskittyä tehokkaimpiin tapoihin parantaa tehokkuutta, minimoida jäte ja maksimoida hallintohenkilöstön yksittäiset kyvyt. Vaikka jotkin prosessit vaihtelevat ylimmän johdon tarpeiden ja toimiston koon mukaan, voit ottaa käyttöön perustekniikoita, joilla on sujuvampi ja tehokkaampi toimisto.
Lisää tehokkuutta. Toteuta toimintakeskeinen toimintatapa. Järjestä päivittäiset ja viikoittaiset tehtävät keskittyen korkean suorituskyvyn sijasta pitkien tehtäväluetteloiden täyttämiseen.
Rakenna ja integroi toimistosi tärkeimmät hallinnolliset toimet ylimmän henkilöstön keskuudessa. Tehtävät ylemmän tason henkilöstön hoitamaan kuluraportteja ja tarjoamaan hallinnollista tukea yhdelle tai useammalle johtoryhmän jäsenelle koko toimiston sijasta.
Siirrä hallinnolliset tehtävät, kuten sähköpostin avaaminen, puhelinvastaaja ja kirjoittaminen, lähtötason hallintohenkilöstölle, mukaan lukien hallinnolliset avustajat, sihteerit ja harjoittelijat.
Rajaa toimintaa, joka ei hyödytä koko organisaatiota.Vältä toimia, jotka eivät vastaa ylimmän johdon asettamia tavoitteita. Esimerkiksi viime hetken henkilökohtaisen matkajärjestelyn aikatauluttaminen käytännössä tai siirrä tehtävä alemman tason työntekijälle, joka voi noutaa ja pudottaa tehtäviä ilman, että se vaikuttaisi haitallisesti työnkulkuun.
Toteuta johtajan halu muutokseen. Vähennys on usein välttämätön osa muutosta hallinnollisessa toimistossa, varsinkin jos hallinnollinen yksikkö ei toimi yhtenäisesti hyödyttää koko organisaatiota. Esimerkkinä toimistosta, joka on täynnä johtajia, jotka työskentelevät yksilöllisesti, vastaamaan ylimmän johdon vaatimuksia organisatorisista tarpeista riippumatta.
2016 Palkkatiedot sihteereille ja hallinnollisille avustajille
Sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat keskimäärin 38 730 dollarin palkka vuonna 2016 Yhdysvaltojen työministeriön toimiston mukaan. Pienellä tasolla sihteerit ja hallinnolliset avustajat ansaitsivat 25 prosentin palkkion 30 500 dollaria, mikä tarkoittaa, että 75 prosenttia ansaitsi enemmän kuin tämä määrä. 75. prosenttipalkka on 48 680 dollaria eli 25 prosenttia ansaitsee enemmän. Vuonna 2016 Yhdysvalloissa työskenteli sihteerinä ja hallinnollisena avustajana 3 990 400 henkilöä.
