Käytännöt ja menettelytavat auttavat ohjaamaan tapaa, jolla yrityksesi toimii sisäisesti ja ulkoisesti. Käytäntöjen ja menettelyjen säännöllinen tarkistaminen varmistaa, että noudatat aina parhaita käytäntöjä. Arviointi auttaa sinua päivittämään suuntaviivat tarpeen mukaan, jotta ne heijastavat yrityksen tai talouden muutoksia ja käsittelevät tarpeellisia tai huolenaiheita yrityksessä.
Määritä käytännöt
Politiikat ovat yrityksesi kirjoittamia protokollia eri liiketoimintatoimintojen käsittelystä. Saatat esimerkiksi olla sisäisiä käytäntöjä sellaisten asioiden osalta, kuten työpaikan vaatetus, osallistuminen tai lomapäivien pyytäminen. Sinulla voi olla myös ulkoisia käytäntöjä, jotka koskevat esimerkiksi asiakkaiden valitusten ostamista tai käsittelyä. KCG Consulting Groupin mukaan politiikat määrittelevät menettelytapojen kehittämisen, toteutuksen ja arvioinnin vaiheen, ja niiden olisi oltava organisaation strategisten tavoitteiden mukaisia. Politiikan määrittävät yleensä omistaja, ylempi johto, neuvoa-antava neuvosto tai hallitus.
Tarkista käytännöt
Tarkistakaa säännöt säännöllisesti varmistaaksesi, että ne ovat täydellisiä, kattavia ja helposti ymmärrettäviä. Käytä asiakkaan ja henkilöstön palautetta prosessissa. KCG: n mukaan politiikan tulisi olla kirjallinen, ja jokaiselle politiikalle on laadittava yksittäiset direktiivit. Näin on helpompi ymmärtää ja tarkistaa ja muuttaa tarvittaessa. Jos esimerkiksi asiakkaat valittavat säännöllisesti, että sinulla ei ole asetettua palautus- tai palautuspolitiikkaa, tai jos henkilökunta väittää, ettei henkilökohtaisia päiviä käytetä oikeudenmukaisesti, on syytä lisätä ne politiikan tarkistusohjelmaan. Kun käytäntö ei enää ole käytännöllinen tai sitä ei enää sovelleta, voit päivittää tai poistaa sen.
Määritä menettelyt
Menettelyt ovat liiketoimintasi käyttämiä vaiheita tai prosesseja jokapäiväisessä liiketoiminnassa. Esimerkiksi sinulla voi olla menettely, jolla voit tarkistaa kävijät, avata tai sulkea liiketoimintaa päivälle tai puhdistaa tai käyttää koneita. Menettelyohjeiden noudattaminen auttaa varmistamaan, että yrityksesi toimii turvallisesti ja tehokkaasti etenkin alueilla, joilla väärinkäytökset voivat olla vaarallisia tai kalliita. Jos esimerkiksi sinulla ei ole menettelyä yrityksen ovien lukitsemiseksi yöllä, voit avata yrityksen mahdollisiin varkauksiin tai vandalismin. KCG: n mukaan menettelyihin olisi sisällyttävä tietoja siitä, kuka tekee, milloin he tekevät, missä järjestyksessä ja mistä syystä.
Uudelleentarkastelumenettelyt
Toiminnoilla, joilla on useita vaiheita, tai vaiheita, joita on sovellettava tietyssä järjestyksessä, tulisi olla menettelyohjeita. Jos joku liiketoimintasi osa kokee usein virheitä, on arvioitava kyseisen alueen menettely. Esimerkiksi, jos asiakkaat valittavat säännöllisesti myöhäisistä lähetyksistä, arvioi menettelyt, jotka koskevat tilausten tekemistä, pakkausten täyttämistä ja kuljetuksen seurantaa. Tämä auttaa sinua tunnistamaan alueita, joilla tarvitaan selkeämpää tai tarkempaa määritelmää. Tarkista menettelyt pyytämällä henkilökuntaa, joka ei tunne prosessia, lukemaan olemassa olevat ohjeet ja tunnista alueita, joilla ei ole järkeä tai joita on vaikea ymmärtää.
