Olitpa työntekijä, joka kirjoittaa raportin pomollesi, tai yrityksen omistaja, joka raportoi pääjohtajalle, paras työkalu on "miksi-miksi" -kehys. Miksi kirjoitat tätä raporttia? Mitä tietoja lukija tarvitsee tietää? Miten aiotte esittää suosituksia tai päätelmiä? Tämän rakenteen seurauksena asiakirjaan tulee looginen virta. Se antaa pomolle tai johtajalle täsmälliset tiedot, jotka ovat välttämättömiä tietoon perustuvan liiketoiminnan päätöksentekoon.
Keskity Miksi
Ymmärrä, miksi kirjoitat raporttia. On tärkeää, että olet selvä raportin tarkoituksesta, muuten voit räätälöidä kirjoituksesi väärään yleisöön tai jättää pois tärkeitä tietoja. Kysy tarvittaessa. Jos raportti jaetaan useille osastoille, harkitse, pitäisikö sinun sisällyttää yksittäisiä osioita, joissa käsitellään kunkin osaston huolenaiheita.
Päätä, mitä tietoja haluat sisällyttää
Kerää tarvitsemasi tiedot, kuten taloudelliset tiedot, kaaviot ja kaaviot. Haastattele ihmisiä, joiden mielipiteet ovat tärkeitä raporttisi kannalta. Sitten päätät tärkeimmistä seikoista tai kohdista, joita yleisö tarvitsee tietää. Aloita kirjoittamalla muutamia kappaleita, jotka korostavat keskeisiä kohtia, tai jäsennä tiedot bullet-point-luetteloon.
Päätä, miten esität suosituksenne
Anna raportille nimi. Kuvaile lyhyesti tehtävän yksityiskohtia tai raportin kirjoittamisen syytä. Kuvaile tapa kerätä tietoja. Järjestä raportin runko loogisesti esimerkiksi keskeisten teemojen mukaan. Muista sisällyttää riittävästi tietoa osoittaaksesi, että olet tutkinut aiheen perusteellisesti. Lopeta raportti päätelmiesi tai suositustenne perusteella havaintojen perusteella.
Lisää tiivistelmä
Palaa raporttisi alkuun ja lisää kappale tai kaksi, joka tiivistää raportin pääkohdat. Vaihtoehtoisesti voit käyttää bullet-pisteitä ideoitasi. Yhteenveto saattaa olla kaikki, mitä pomollasi on aikaa lukea, joten varmista, että lisäät kaikki asiaankuuluvat tiedot. Lyhyesti, mitä mietintö on? Mitkä ovat tärkeimmät havainnot? Mitä ehdotat tai suosittelet? Mitä tapahtuu seuraavaksi? Muokkaa yhteenvetoasi, kunnes se toimittaa raportin ydin yhden tai kahden minuutin lukemisen aikana.
Alusta raportti
Jos sinulla on yrityksen tyyliopas, varmista, että noudatat sitä. Muussa tapauksessa alusta raportti helposti luettavalla tyylillä, jolloin kopio on mahdollisimman helppo skannata. Käytä selkeitä otsikoita eri aiheisiin; Tämän vuoksi pomosi on helppo löytää asiaankuuluva sivu raportissa. Harkitse tärkeiden tosiseikkojen korostamista suurella kirjasimella tai lihavoituna. Järjestä tilinpäätökset, painotuotteet tai muut asiakirjat liitteenä raportin lopussa.
Tarkista ja korjaa
Tarkista raportin oikea oikeinkirjoitus ja kielioppi. Online-oikeinkirjoitukset ja kielioppitarkastukset ovat hyödyllisiä, mutta ne eivät aina salli kontekstia.Jos mahdollista, pyydä jotakuta tarkistamaan raportti virheellisillä silmillä. Pyydä oikaisijaa arvostelemaan raporttia yleensä. Oletko jättänyt ajatuksen keskeneräiseksi? Oletko käyttänyt alan terminologiaa johdonmukaisesti? Onko helppo ymmärtää? Älä yritä tehdä vaikutelmia tähtien sanastosi kanssa.
