Microsoft Projectin käyttäjäryhmän verkkosivujen mukaan projektinhallinta on toimintaa, johon liittyy hankkeen suunniteltuja osia loogiseen sekvenssiin. Hanketta hallinnoidaan siten, että hanke saatetaan päätökseen ajoissa ja talousarviossa. Projektinhallintaa voidaan käyttää uuden tuotteen tai palvelun kehittämiseen.
Määritelmä
Hanke on määriteltävä siten, että projektiryhmä toimii yhdessä yhtenäisenä ryhmänä ja siten, että hankkeen resursseja jakavat henkilöt tietävät, mitä odottaa. Spotty Dogin verkkosivujen mukaan projektin määrittely sisältää projektin tarkoituksen ja hankkeen hyödyt. Toinen osa on määritellä hankkeen laajuus. Projektin laajuus tunnistaa, mitä ja mitä hankkeeseen ei sisälly. Esimerkiksi, jos on olemassa hanke, jolla tutkitaan maailmanlaajuisesti toimivien valmistusyritysten tehokkuutta, projektin laajuus voitaisiin määritellä vain Yhdysvaltojen paikkojen tehokkuuden tutkimiseksi.
Lähestyä
Luettelon vaiheista hankkeen vaiheiden toteuttamiseksi olisi kehitettävä kunkin vaiheen arvioitu alkamis- ja päättymispäivämäärä. Lisäksi jokaisen vaiheen toimitukset on huomattava. Tulos on vaiheen tulos. Esimerkiksi, jos vaihe oli raportoida havainnoista ja suosituksista, kyseisen vaiheen tulokset ovat havainnot ja suositukset. Tehtävien lisäksi olisi määriteltävä kunkin tehtävän välinen yhteys toisiinsa. Esimerkiksi, jos yhden tehtävän alku riippuu toisen suorittamisesta, joka tulisi huomata. Toinen tärkeä käsite tehtävien kartoittamisessa on kriittisen polun käsite. Projektinhallinnan tietämyksen mukaan kriittinen polku on tehtävien jakso, joka vastaa kalenterin aikataulua hankkeen kalenterivaiheessa. Projektipäällikkö kiinnittää erityistä huomiota kriittisen reitin varrella oleviin tehtäviin, koska jos jokin näistä tehtävistä viivästyy, hankkeen loppuun saattamiseen tarvitaan enemmän kalenteriaikaa.
Henkilöstö-
Osa projektin henkilöstöstä on hankekumppanin valinta. Projektin sponsori on ylemmän tason johtaja, joka vakuuttaa, että muut organisaation jäsenet hyväksyvät hankkeen, käsittelee mahdollisia poliittisia kysymyksiä, jotka herättävät projektin muiden organisaatiossa olevien kanssa. Projektiin osoitetut ihmiset ovat kriittisiä sen onnistumiselle. On valittava projektipäällikkö, joka on hyvin organisoitu ja jolla on taidot hallita tiimin jäseniä ja jolla on tarpeeksi teknistä tietämystä alueista, joilla projektiosoitteet ymmärtävät hankesuunnitelman ja käynnissä olevat toimet. Projektiryhmän jäsenet olisi valittava tarvittavien taitojen perusteella - esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektissa tarvitaan ohjelmistojen testausta ja laadunvalvontaa tuntevaa henkilöstöä.
Projektinhallinta
Projektin tehokkaaksi ohjaamiseksi yksi usein käytetty työkalu on projektinhallintaohjelmisto. Tämä ohjelmisto seuraa projektitehtävien suunniteltua ja tosiasiallista toteutumista sekä myöhästyneiden tehtävien vaikutusta hankkeen kokonaissuunnitteluun. Tällainen ohjelmisto seuraa usein myös todellisia kustannuksia.
