Liiketoiminnan skenaario on nyt projektipohjainen. Hankkeissa on monialaisia toimintoja, ja mielipiteiden monimuotoisuus auttaa innovaatiossa. Monien liiketoimintahankkeiden tavoitteena on vastata ja ylittää asiakkaiden odotukset. Integroitu projektinhallinta on uusi liiketoimintamantra, jossa projektinhallinta on olennainen prosessi strategisen suunnitelman toteuttamisessa. Hankkeen elinkaaren prosessin ymmärtäminen on ratkaisevaa kaikilla työalueilla, koska se merkitsee parempaa tehokkuutta.
Projektin määrittely
Yritykset luottavat usein ”hankkeisiin” asiakkaiden tarpeiden tyydyttämiseksi. ”Projekti” erottuu jokapäiväisistä rutiinitoiminnoista ja pitkäaikaisista ”ohjelmista” tietyillä ominaisuuksilla. Jotta tehtävää voitaisiin kutsua ”hankkeeksi”, sillä pitäisi olla erityinen tavoite, sen pitäisi olla kertaluonteinen ponnistus, jolla on vakiintunut elinkaari. Hankkeilla on myös suorituskykyä koskevat eritelmät, ja niitä rajoittavat aika, raha, työvoima ja muut resurssit. Jokaiselle projektin elinkaarelle on ominaista neljä vaihetta: määrittelyvaihe, suunnitteluvaihe, toteutusvaihe ja toteutusvaihe.
Projektinhallinta
Projektinhallinta on hankkeiden suunnittelu, aikataulutus ja ohjaus. Useat tekijät ovat johtaneet tehostettuun projektinhallintaan. Kasvava maailmanlaajuinen kilpailu on johtanut pakattujen tuotteiden elinkaariin. Yritykset käsittelevät lyhyempiä tuotekehitysskenaarioita. Tiedon räjähdys, jossa on yhteisiä tietoverkkoja ja lisääntynyt asiakaslähtöisyys, on edistänyt hankkeiden luonteen monimutkaisuutta. Tämä edellyttää toimivia projektiryhmien tehokasta hallintaa. Yritykset tekevät samanaikaisesti myös lukuisia hankkeita. Siksi resurssien kohdentamisella ja tehokkaalla projektinhallinnalla on strateginen merkitys.
Suunnittelu
Suunnittelu hankkeen yhteydessä edellyttää etenemissuunnitelman laatimista hankkeen asianmukaista toteuttamista varten. Suunnitteluprosessissa määritellään hanke, mukaan lukien hankkeen ehdotetut tulokset. Suunnitteluprosessissa määritellään myös selkeästi hankkeen tavoitteet ja tavoitteet, laatuvaatimukset, budjetti ja aikaennusteet sekä ohjausparametrit. Lyhyesti sanottuna suunnitteluvaihe on vaihe, jossa tarkastellaan ja vahvistetaan hankkeen tavoitteet ja suuntaviivat ja ratkaistaan kaikki haitalliset kysymykset. Suunnitteluprosessin aikana suunnitellaan myös varautumissuunnitelmia, jotta vältytään turhilta. Ihannetapauksessa suunnitteluprosessissa tulisi olla mukana kaikki tiimin jäsenet.
aikataulutus
Hankkeiden aikatauluttaminen edellyttää projektin hajottamista selkeästi määriteltyihin yksinkertaisempiin tehtäviin. Tätä kutsutaan myös "työnjaon rakenteeksi". Tämä rakenne sallii ryhmän jäsenten ymmärtää monimutkaisen projektin yksinkertaisten saavutettavissa olevien tehtävien kannalta. Aikatauluun kuuluu myös näiden tehtävien osoittaminen asianomaiselle henkilöstölle ja aika-, raha- ja muiden resurssien rajoitusten määrittäminen kullekin tehtävälle. Esimerkiksi, jos hankkeen tarkoituksena on järjestää yleissopimus, työnjaon rakenne sisältäisi tehtäviä, kuten salin varaamista tai esitteiden tulostamista. Jokaiselle tehtävälle annetaan tiettyjä henkilöitä ajan, rahan ja laadun rajoituksilla.
ohjaus
Hankkeen toteuttaminen edellyttää odottamattomien tapahtumien käsittelyä. Selkeän suunnitelman ja aikataulutusprosessin luomisessa minimoidaan epäselvyydet, mutta projektipäällikön on valvottava huolellisesti ajan, laadun ja budjettivaatimusten säilyttämiseksi. Projektinvalvonnan kahdessa osassa on määritelty ja saavutettu selkeästi määritellyt hankkeen välitavoitteet ja ylläpidetty selkeät viestintälinjat. Välitavoitteet auttavat edistymisen seurannassa, ja viestintä auttaa valvomaan ja parantamaan tiimityötä.
