Liikkeiden tallentaminen kokouksiin on olennainen osa organisaation hallintaprosessia. Tehtävä voi olla ikävä, mutta ratkaiseva. Kokouksen sihteerin tehtävänä on tunnustaa, että ei ole tärkeää tallentaa kaikkea, mitä sanottiin, vain se, mitä kokouksessa tehtiin tai päätettiin. Ehdotukset ovat erityisen tärkeitä, koska ne tarjoavat vankan perustan myöhemmille toimille, ja jopa kokoukseen osallistuneet voivat joutua palaamaan takaisin ja tutustumaan pöytäkirjaan muistamaan tarkasti, mitä he sopivat tekevänsä.
Merkitse kokoukseen liittyvät perustiedot, erityisesti päivämäärä ja osallistujien nimet. Huomaa, että kuka tahansa, joka oli poissa, ja läsnäolevien henkilöiden edustaja, jotka edustavat äänioikeutta edustavan komitean jäseniä.
Merkitse valiokunnan noudattamat vakiomenettelyt, joihin voi sisältyä muun muassa edellisen kokouksen pöytäkirjojen vahvistaminen, avausviesti (huomaa, joka antoi viestin, ei viestin sisältöä) ja niin edelleen. Huomaa myös, onko kyseessä säännöllinen kokous, tai jos se oli erityisistunto, joka kutsuttiin koolle epätavalliseen tarkoitukseen, kuten hätätilanteen budjettikokoukseen.
Korosta liikkeen alku asettamalla sana "MOTION" isoilla kirjaimilla tai alleviivattamalla sitä, ja sen jälkeen sen henkilön nimi, joka ehdotti liikettä (esimerkiksi "MOTION by Colonel Mustard").
Tallenna liike tarkasti kuten se on ilmoitettu. Ehdotus voidaan esittää kursiivilla. Jos keskustellaan ehdotuksen tarkasta sanamuodosta ennen äänestystä, älä tallenna keskustelua, vain esittele ehdotuksen lopullisen version täsmällinen kieli (esimerkiksi "eversti Mustardin tekemä päätös: valiokunta päättää, että virallisesti epäluottamus professori Plumia uhkailemaan herra Greeniä kynttilänjalalla. ")
Kirjaa äänestystulokset. Valiokunnat voivat halutessaan tallentaa, miten kaikki valiokunnan jäsenet äänestivät (niin, ei, pidättäytyivät), määrä ilman yksittäisiä päätöksiä (hyväksytty 5–3) tai vain tulos (kulunut).
