Useimmat liike-elämän henkilöt toimittavat säännöllisesti asiakirjoja sähköpostin liitteenä. On kuitenkin parasta luoda mukava kansio postilähetyksille. Tavoitteena kirjallisesti mikä tahansa asiakirja liiketoiminnallisiin tarkoituksiin on sisällyttää tiedot, joita toinen osapuoli tarvitsee ammattikielellä. Tämä ei tarkoita, että kielen pitäisi olla korkealla tai epäselvällä. Jos ne, jotka lukevat asiakirjaa, eivät välttämättä ymmärrä täysin, harkitse erillisen sivun luomista luetteloon, jotta pääasiakirja selitetään.
Kerää kaikki tarvitsemasi tiedot asiakirjaasi varten. Anna asiakirjassa selkeät tiedot kirjasinkoon, kun toiset voivat helposti lukea. Kokeile kirjasinkokoja ja tulostustyylejä luodaksesi hyvän visuaalisen vaikutelman. Pyydä jotakuta, jonka luotat, tarkistamaan asiakirjan, ennen kuin lähetät sen.
Aseta asiakirjan vastaanottajan nimi, nimi ja osasto. Lisää asiakirjan tekijän nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumeronumerot. Kirjoita tällaiset tiedot kansilehden oikeassa yläkulmassa tai keskitä tiedot alareunaan.
Kirjoita yhteenveto, jossa kerrotaan, mitä tietoja asiakirja toimittaa. Ilmoittakaa esimerkiksi, että asiakirja on tarjouskilpailu tarjouskilpailuun. Rajoita johtoryhmän yhteenveto puoleen tai vähemmän. Kirjoita tähän osaan ikään kuin lukijalla ei ole mitään viitteitä asiakirjassa annetuista tiedoista. Yhteenvedossa on annettava tietoja siitä, että asiakirjan vastaanottavan henkilön on ehkä vaihdettava muiden kanssa.
Tarjoa tietoa projektista, josta haluat keskustella, ja aloita ensin tärkeimmät tiedot. Ota mukaan lukijan kiinnostus ja yritä pitää se läpi kunkin kappaleen. Yritysasiakirjoista tulee tylsää liikaa sanatarkasti. Luo alanimikkeitä tietojen esittämiseksi mielenkiintoisemmalla tavalla.
Maalaa kuva sanoin. Auta lukijaa havainnollistamaan pisteitä, joita yrität tehdä käyttämällä kieltä, joka kuvaa, mitä täytyy tapahtua.
Varoitus
Kirjoita mahdollinen lukijan koulutustasoa koskeva asiakirja. Jos aiot vuokrata kaivosyhtiötä lian poistamiseksi rakennustyömaalta, käytä kieliä, jota yritys käyttää päivittäisessä toiminnassaan, ei tieteellistä kuvausta.
