Kaikki organisaatiot vaativat hyvää kirjanpidon hallintaa, sillä ajankohdat, jotka on luotu, kunnes ne poistetaan järjestelmästä. Ei-olemassa olevat tai huonosti suunnitellut arkistointijärjestelmät aiheuttavat vaikeuksia arkistoida ja hakea tietueita tai tehokkuuden puutetta tiedonkulun hallinnassa. He voivat myös perustaa oikeudellisia kysymyksiä, jotka johtuvat menetetyistä tietueista tai huolimattomasta kirjanpidosta. Hyvin suunnitellut arkistointijärjestelmät käyttävät aakkos-, aakkosnumeerisia tai numeerisia koodattuja tarroja, jotka tuottavat tehokkaan tietojenkäsittelyn ja tuottavat ammattitaitoisempia organisaatioita.
Numeeriset arkistointijärjestelmät selitetään
Numeeriset arkistointijärjestelmät antavat numerot kustakin tiedostosta tai tietueesta, joka sisältää tietoja. Numerointi voidaan tehdä itse tietueesta (eli ostotilausnumeroista), numerointitiedostoista tietueiden muodostamisen järjestyksessä (1 - 1 000), käyttäen jaksottaista numerointia kohdissa - tai kategorioissa numeroidut tiedostot - 100, 200, 300 jne.., kuuluvat tiettyihin aiheen alanimikkeisiin tai desimaaleja (samanlainen kuin Deweyn desimaalijärjestelmä). Numeeriset arkistointijärjestelmät sisältävät usein tiedostojen hakemiston, joka auttaa tallennusta varten.
Organisaatio ja järjestyksen ylläpito
Numeerinen koodaus sallii koko tietueiden siirtämisen samalla kun säilytetään oikea sekvensointi. Tietueet tallennetaan peräkkäin, oikealta vasemmalle ja ylhäältä alas. Suorat numeeriset tiedostot järjestetään peräkkäin nousevassa järjestyksessä - pienin ja suurin numero. Duplex-numeerisissa tiedostoissa on kaksi tai useampia numerosarjoja, jotka on erotettu viivoilla, pilkkuilla tai välilyönneillä ja jotka on avattu avausjoukolla ja sitä seuraavilla numeroilla. Kronologiset-numeeriset järjestelmät indeksoivat tiedostot vuoden, kuukauden ja päivän mukaan.Terminaali-numeeriset järjestelmät mahdollistavat tiedostojen ryhmittelyn hyllyille, tiedostojen järjestämisen viimeisenä numerona (kaksi-neljä numeroa) ensisijaisena arkistointielementtinä ja arkistoinnin peräkkäin viimeisen numeron, keskinumeron ja sitten ensimmäisen numeron mukaan. Hyllytilan vaatimukset määritetään helposti ryhmittelemällä numerot numerot - 10s, 100s, 1000s tietueita hyllyä tai hyllyä kohti. Lisäksi tiedostojen indeksointi lisää tietueiden järjestelyä.
tarkkuus
Suuren volyymin arkistointijärjestelmät - tiedostot, jotka haetaan ja palautetaan usein - yhdessä värikoodattujen tarrojen kanssa tekevät tiedostojen hakemisesta ja hylkäämisestä nopeammin ja poistavat sekaannuksen, jos numero putoaa. Esimerkiksi päätelaitteiden järjestelmissä lopullinen numero koodataan yhdellä värillä, keskimmäinen numero saa erillisen värin ja ensimmäinen numero saa oman värinsä. Kun ensimmäinen, keskimmäinen ja viimeinen numero muuttuu, niin myös väri. Väri toimii visuaalisena aavistuksena nopeuttaakseen ja tehostamalla arkistointia.
Tiedonsiirtonopeus
Numeeriset arkistointijärjestelmät, jotka on yhdistetty värikoodaukseen, lisäävät tallennus- ja hakunopeutta - vaikka hakea tiedosto tarkoittaa viittausta indeksissä tiedostonumeron tunnistamiseen, koska tiedostojen ylläpitäjällä on välittömästi tiedostotiedoston tiedostotiedosto. Järjestöjen sulautumisten yhteydessä, joissa yksittäisillä organisaatioilla on erilaiset numerointijärjestelmät, numeerisia koodeja ei tarvitse muuttaa. Tiedostojen lisääminen tiedostotilaan on nopeampaa, koska pienemmät numeroidut tiedostot (6-numeroiset) on merkitty suurempien numeroiden (7-numeroinen) vasemmalle puolelle.
luottamuksellisuus
Numeeriset arkistointijärjestelmät tunnistavat positiivisesti tietyt tietueet säilyttäen luottamuksellisuuden, mikä on erityisen tärkeää lääketieteellisissä, asiakkaiden ja työntekijöiden tietueissa poistamalla henkilökohtaiset tunnistemerkit. Numeeriset arkistointijärjestelmät noudattavat helposti HIPAA-sääntöjä.
