Liittovaltion hallituksen on vaadittava työntekijöitä, joilla on työntekijöitä, pidättämään liittovaltion tulot, sosiaaliturvamaksut ja Medicare-verot jokaisen työntekijän palkasta. Yritysten on myös annettava tai sovitettava Medicare- ja sosiaaliturvamaksut kunkin työntekijän palkkojen perusteella. Kun palkkasumma on erotettu työntekijän tosiasiallisista palkoista, työntekijälle lähetetään tarkistus nettopalkasta ja palkanlaskennan veronpidätys talletetaan liittovaltion verotustilaan. Palkkahallintoveron tallentamisen lisäksi useimmilla yrityksillä on myös oltava neljännesvuosittaiset palkanlaskennat sisäisen tulopalvelun kanssa.
Määritä palkkasumman verot, jotka on pidätettävä jokaisen työntekijän palkasta. Palkan tai palkan määrästä riippuen jokainen työntekijä on vastuussa tietyn tulon, Medicare ja sosiaaliturvamaksun maksamisesta, joka määräytyy kertomalla työntekijän palkat veroasteella, joka vastaa heidän tulotasoa. Lisätietoa veroluokista, hinnoista ja lähetyksistä on saatavilla IRS-julkaisussa 15, työnantajan vero-oppaassa, joka löytyy Internal Revenue Service -verkkosivustolta.
Talletuspalkkiot pidätetään pätevän liittovaltion verotalletuksen kanssa. Palkkalaskut voidaan tehdä sähköisesti "Electronic Federal Tax Maksujärjestelmän (EFTPS)" kautta tai lähettämällä tai lähettämällä maksun valtuutetulle pankille IRS-lomakkeen 8109-B avulla. EFTPS-järjestelmiä ja IRS-talletuslomakkeita koskevat tiedot sijaitsevat IRS-sivustolla.
Täytä ja lähetä ”IRS-lomake 941, työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus”. Tämä lomake on tarkoitettu yrityksille, joiden on maksettava vuosittain vähintään 1 000 dollaria työverosta. Useimmat yritykset kuuluvat tähän luokkaan. Liiketoiminta, jossa on vähemmän kuin 1000 dollaria työn verovelvollisuudesta, voi käyttää IRS-lomaketta 944, työnantajien vuotuista liittovaltion veroilmoitusta. vuoden tai neljänneksen aikana.
Valmistele ja toimita W-2-lausunnot kunkin työntekijän puolesta kunkin tilikauden lopussa tai ennen 31. tammikuuta. Työnantajien tulisi käyttää ”IRS-lomake W-2, palkka- ja veroilmoitus” kirjataakseen työntekijälle maksetut palkat ja yhteensä vuoden aikana. Jäljennös tästä lomakkeesta on toimitettava sekä työntekijälle että sosiaaliturvalaitokselle ennen 31.1.
