Rakennushankkeet edellyttävät erityistä arkistointia, koska jokaisen hankkeen dokumentaatio tulee osaksi julkista kirjaa. Lisäksi projektitiedostoja on ajoittain kuljetettava ulkopuolisiin kokouksiin ja ne on sijoitettava niin, että ne eivät vahingossa menetä. Rakennusyhtiöt työskentelevät usein sideainejärjestelmällä sekä laatikon arkistointijärjestelmällä, jossa piirustuksia säilytetään. Yksi hanke voi vaatia joukon sideaineita, jotka voidaan merkitä niiden tarkoituksen mukaan, kuten "kirjanpito" tai "laillinen".
Tarvittavat kohteet
-
3 tuuman leveät kolmirenkaiset sideaineet
-
Kolme reikää
-
Indeksikielekkeet kolmirenkaisiin sideaineisiin
-
Blueprint-arkistokaappi
-
Nidontaliuskat
Käynnistä arkistointijärjestelmä heti, kun ensimmäinen asiakirja luodaan projektille. Alkuperäiset asiakirjat sisältävät esitteen tai sivuston arvioinnin. Avaa sideaine. Paina samanaikaisesti kaksi metallikielekettä metallikoneen vastakkaisissa päissä sideaineen keskellä. Sormusten tulisi avautua hieman vastarintaa vasten. Aseta asiakirjan vasen marginaali reikäreiän suulle aivan kuten se näyttää, jos olisit lukenut sen. Paina vipua kädelläsi. Asiakirjassa tulisi olla kolme tasaisesti sijoitettua reikää, jotka on rei'itetty suorassa linjassa vasemmalle marginaalille.
Luo tunnisteiden välilehtiä varten tarroja. Indeksi-välilehdet erottavat jokaisen asiakirjalajin. Tab-tarrojen tarroissa on yleensä pakattuja indeksilomakkeita. Muuten useimmissa Avery-tarroissa on vastaava malli, joka on esiladattu Microsoft Wordiin etiketin tulostuksen helpottamiseksi. Avaa Word tyhjään dokumenttiin. Napsauta ylimmän työkalurivin Työkalut. Napsauta "Letters and Mailings" ja sitten "Envelopes and Labels". Napsauta Tarrat-välilehteä. Napsauta valintaikkunan oikeassa alakulmassa olevaa tarran kuvaketta. Valitse avery-valikosta Avery-mallin numero (joka on etiketin alareunassa tai yläosassa). Napsauta OK. Ilmoita, että haluat tulostaa sivun etiketeistä korostamalla sopivan radiaalivalitsimen. Napsauta "Uusi asiakirja".
Syötä etikettien nimet mallipohjan jokaisessa osassa. Merkitään nimi, jossa ilmoitetaan, mitä asiakirjoja kussakin osassa on. Yleisiä rakennusmerkintöjä ovat "Sivuston hankinta", "Suunnittelu", "Ennakkomaksutarjous", "Tarjous", "Rakentaminen", "Tarkastus", "Sopimukset", "Takuu", "Kirjanpito" ja "Lakiasiat". Aseta tarra-arkki tulostimeen ennen tulostamista. Poista tarrat yksitellen ja liitä indeksinjakajan välilehtiosaan. Jakajat voivat jo olla rei'itetyt.
Aseta asiakirjat sideaineeseen asianomaisen välilehden alle. Esimerkiksi arvioinnit, kyselyt, maaperätestit, sivuston hyväksynnät, merkittävät verkkotunnusdokumentit ja talletustiedot kuuluvat Sivuston hankinta -välilehdelle. Kun sideaine täyttyy, lisää lisää sideaineita ja siirrä osia tarpeen mukaan. Kirjanpito ja laillisuus edellyttävät omia sideaineita hankkeen edetessä.
Tiedostojen piirustukset litteässä laatikossa. Vaihtoehtoisiin suunnitelman arkistointijärjestelmiin kuuluvat pinottavan telan arkistokaappi tai pyörivä ripustin. Tasainen arkistokaappi on tehokkain. Nidotaan useita piirustuksia yhdessä niittien kanssa, jotka suojaavat suunnitelman koskemattomuutta niitistä.
