Jatkuva inventaariojärjestelmä on joukko kirjanpitoprosesseja, jotka auttavat yritystä raportoimaan taloudellisista inventaarioista. Monet yritykset käyttävät tätä järjestelmää - varsinkin niitä, jotka käyttävät työjärjestyksen kustannuslaskentajärjestelmää tai myyvät monia erilaisia varastoja. Yritysten on tasapainotettava ikuisen järjestelmän etuja ja haittoja ennen sen toteuttamista.
Tarkka raportointi
Yrityksillä on usein tarkempi taloudellinen raportointi pysyvällä inventointijärjestelmällä. Tilintarkastajat päivittävät pääkirjan jokaisen varastotapahtuman jälkeen. Tämä johtaa pääkirjan tiliin, joka heijastaa tiiviisti varsinaisen varaston. Omistajat ja johtajat voivat sitten tehdä laatupäätöksiä varastoarvojen raportoinnin tarkkuuden perusteella. Useista varastotyypeistä hyötyvät myös tämä menetelmä, koska kirjanpitäjät seuraavat tarkasti kullekin pääkirjan.
Sähköinen hallinta
Jatkuvassa inventointijärjestelmässä käytetään usein sähköisiä menetelmiä tapahtumien tallentamiseen. Esimerkkinä voidaan mainita viivakoodijärjestelmä, jota vaatteiden vähittäiskauppias käyttää myydessään tavaroita. Jokainen skannaus tallentaa tiedot, jotka päivittävät yrityksen varastointiarvon. Tilintarkastajat käyttävät näitä tietoja pääkirjan tasapainottamiseen. Yritykset käyttävät myös tietoja tilatessaan tavaroita juuri oikeaan aikaan. Sähköinen tilaus auttaa estämään varastojen purkamista ja myynnin menetystä.
Kustannus
Monet pysyvät inventaariojärjestelmät ovat kalliita. Näiden järjestelmien kustannukset ovat kaksinkertaiset. Teknologia, joka tarvitaan järjestelmän toiminnan aikaansaamiseksi, voi olla merkittävä pääomakustannus. Järjestelmän päivittäminen uusiin tekniikan muutoksiin on myös kallista. Työntekijöiden kouluttaminen järjestelmän asianmukaiseen käyttöön on vielä yksi kustannus. Hallinnollisesti yritysten on löydettävä kirjanpitäjät, jotka voivat työskennellä järjestelmässä ja hallita usein muutoksia pääkirjaan.
Käsitellä asiaa
Jatkuvat varastojärjestelmät ovat usein aikaa vieviä. Yrityksen pääkirjan sähköiset päivitykset voivat johtaa tilien sovittamiseen. Kirjanpitäjät viettävät usein runsaasti tunteja viikossa tai kuukaudessa varaston yhteensovittamiseksi. Pysyvät virheet voivat myös aiheuttaa lisää komplikaatioita. Kirjanpitäjien on korjattava virheet ja tasapainotettava varastotili ennen yrityksen kirjanpidon sulkemista. Epätarkkojen varastotietojen raportointi voi käynnistää tilintarkastuksen, mikä aiheuttaa mahdollisia ongelmia yritykselle.
