Yrityksellä, joka myy tuotetta, on varasto. Tuotteet on hinnoiteltava tarkasti voittojen maksimoimiseksi ja kilpailukykyisiksi markkinoiden kilpailijoita vastaan. Tätä varten on tiedettävä tuotteiden arvo ja niiden valmistuskustannukset. Tässä tarkastellaan kahta tapaa tallentaa ja seurata tätä elintärkeää tietoa - perpetual- ja periodic inventing -järjestelmiä.
Varastonmääritys
Useimmat ajattelevat inventaarion kuin myytävien kohteiden tarjonnan. Vaikka tämä on totta, varasto on myös eri tilien nimi, jossa kirjanpitäjä tai kirjanpitäjä tallentaa nämä tiedot. Jälleenmyyjällä, joka ostaa valmiita tuotteita ja myy niitä uudelleen, voi olla suhteellisen yksinkertainen inventaariojärjestelmä; valmistajilla on paljon enemmän tilejä jäljellä olevien töiden arvon ja tuotantoprosessissa käytettyjen raaka-aineiden arvon seuraamiseksi.
Perpetual Inventory System
Jatkuvalla inventaarijärjestelmällä kaikki tapahtumat kirjataan varastotilille, kun ne tapahtuvat. Tilin saldo heijastaa käsin olevaa varastoa milloin tahansa. Fyysinen viive tapahtumien tallentamisessa on kaikki, joka erottaa tilin saldon reaaliaikaisesta. Teknisten ratkaisujen, kuten myyntipisteiden skannerien, avulla tämä viive voi olla hyvin pieni. Koska varastojen lukumäärät ja arvot pidetään jatkuvasti, ei pysyvää järjestelmää tarvita varaston fyysistä määrää.
Säännöllinen inventointijärjestelmä
Säännöllinen järjestelmä käyttää useita tilejä muun muassa myynnin tallentamiseen, uusien tuotteiden ja asiakkaiden tuottojen ostamiseen. Nämä tilit pidetään varastoinnin päättymiseen saakka - joka voi olla kuukausittain, neljännesvuosittain tai mikä tahansa muu yrityksen määrittämä aika - ja sovitetaan sitten yhteen varastotilillä. Tällöin transaktiotilit nollataan seuraavan varastonjakson valmistelussa. Säännöllinen inventaariojärjestelmä edellyttää myös fyysistä varastojen määrää jakson lopussa. Tarvittavat muutokset varastotilille tehdään ja ajanjakso on valmis.
Sääntelyvalvonta
Varasto on omaisuus, kuten raha ja kiinteistö. Kuten muutkin varat, häikäilemättömät johtajat voivat manipuloida varastoja. Sarbanes-Oxleyn vuonna 2002 antama laki, joka annettiin vastauksena aikojen julkiseen kirjanpitoon, kodifioi vaatimuksen, jonka mukaan yrityksen julkaisemat tiedot ovat tarkkoja kaikissa olennaisissa asioissa. Yritysten on varmistettava, että käytössä olevat sisäiset valvontatoimet ovat riittävät ja toimivat ja että kaikki tilinpäätökset ovat tarkkoja. Seuraamuksista määrätään seuraamusten noudattamatta jättämisestä. Laki on pitkälti palauttanut luottamuksen potentiaalisten sijoittajien saatavilla olevien tietojen oikeellisuuteen.
Miten valita
Pääasiallinen tekijä päätettäessä, käytetäänkö säännöllistä tai ikuista järjestelmää, on yrityksen kyky tallentaa myyntitietoja sellaisenaan. Teknologia tekee tämän todennäköisemmäksi kuin koskaan ennen, joten monet yritykset valitsevat ikuisen järjestelmän. Yritys, joka ei jostain syystä ole varustettu siihen, voi valita jaksollisen järjestelmän. Kummassakin tapauksessa varastojen kirjanpitoa koskeviin sääntöihin sovelletaan voimassa olevia lakeja ja kirjanpitoteollisuuden standardeja, jotka Yhdysvalloissa tunnetaan yleisesti hyväksyttyinä tilinpäätösperiaatteina (GAAP).
