Kirjeet ovat tärkeitä keinoja viestiä sekä henkilökohtaisista että liike-elämän tunteista. Henkilökohtaiset kirjeet poikkeavat kuitenkin huomattavasti niiden liiketoiminnoista. Jotta liiketoimintasi etiketti voidaan näyttää yrityksesi liiketoimien aikana, sinun tulee tunnistaa nämä erot ja ottaa vaivaa sekoittamatta kirjaintyyliä. Tämä auttaa sinua näyttämään ammattimaiselta työntekijöiltä, asiakkailta, osakkeenomistajilta ja sijoittajilta.
Muoto
Liikekirjeet ja henkilökohtaiset kirjeet muotoillaan paljon eri tavalla. Joidenkin pienempien muunnelmien mukaan liikekirjeissä on yleensä 1 tuuman marginaaleja. Niillä on myös yksi välilyönti, kaksinkertainen väli vain kappaleiden ja johdantodatan välissä (esim. Päivämäärä, aihe). Kirjain jätetään oikeutetuksi ilman kohtaa. Myös liikekirjeet kirjoitetaan aina. Sitä vastoin henkilökohtaisilla kirjeillä voi olla lähes kaikki muodot. Kirjoittajan on päätettävä, miten hän haluaa henkilökohtaisen kirjeen näkyvän. Henkilökohtainen kirje on perinteisesti käsinkirjoitettu, mutta teknologian kehittyessä monet ihmiset kirjoittavat henkilökohtaisia kirjeitään tietokoneisiinsa, koska se on nopeampi kirjoittaa kuin kirjoittaa käsin.
pitoisuus
Liikekirjeessä sisältö on aina objektiivista - eli kirjeen tarkoitus on läpinäkyvä. Henkilökohtaisella kirjeellä sisältö voi kattaa monia eri aiheita, ja aiempaa enemmän huomiota kiinnitetään aiempien tapahtumien ja tunteiden yhdistämiseen kuin ongelmanratkaisuun. Henkilökohtaiset kirjeet voivat olla paljon mutkittelevampia. Henkilökohtaiset kirjeet voivat koskettaa joitakin liiketoiminta- tai rahoitusasioita, mutta liikekirjeissä ei koskaan keskustella henkilökohtaisista asioista, ellei kyseiset kysymykset vaikuta suoraan liiketoimintaan.
Kieli ja välimerkit
Liikekirjeet käyttävät enemmän virallista kieltä kuin henkilökohtaiset kirjeet. Kirjailijat kiinnittävät erityistä huomiota sananvalintaan, koska sanavalinta voi tehdä valtavan eron oikeudellisissa asioissa. Tervehdykset ja sulkemiset ovat kohteliaita ja viittaavat asianmukaisiin nimikkeisiin (esim. Puheenjohtaja Edwards, Miss Neman). Kaksoispisteitä käytetään enemmän liikekirjeissä kuin henkilökohtaisina kirjaimin, varsinkin tervehdyksen jälkeen ja johdannollisten tietosarjojen (esim. RE:, DATE:) jälkeen. Henkilökohtaisilla kirjeillä voidaan käyttää mitä tahansa kieltä, mukaan lukien slangi- ja ei-kaupalliset lyhenteet, kuten ttyl (puhu myöhemmin) tai btw (muuten). Tämän etuna on se, että kirjailijan persoonallisuus on todellakin. Liikekirjeet häviävät usein kirjailijan todellisen "äänen". Henkilökohtaisissa kirjeissä käytetään tavallisia välimerkkisääntöjä, mutta koska ne ovat niin epävirallisia, kirjoittajat sivuuttavat usein joitakin perus- ja pääomamääräyksiä.
Miksi erotella?
Tärkein syy siihen, miksi ihmiset lähettävät henkilökohtaisia kirjeitä liikekirjeistä, johtuu siitä, että liikekirjan tavanomainen kirjoittamismenetelmä luo tehokkuutta liiketoiminnassa. Esimerkiksi liikemiehet tietävät, että he voivat nopeasti selvittää liikekirjeen tarkoituksen otsikkoriviltä. Tehokkuus voi muuttua tuloksi. Toinen syy erilaistumiseen on se, että ammattimaisen muodon käyttö ilmaisee, että mikä tahansa kirjeessä on tärkeä. Kolmanneksi ammattilaiset odottavat liikekirjeiden käyttöä. Jos et noudata liiketoimintamuotoa yrityksenne kanssa, saatat kohdata vähemmän valmistautuneita tai kokemattomia.
