Hankkeen hankintasuunnitelmassa kuvataan ja dokumentoidaan kaikki ulkopuolisten toimittajien ostot, joita tarvitaan tietyn hankkeen tarpeiden tukemiseksi. Hanke voi tarvita tietokoneita, paperia tai muita tarvikkeita hankkeen luonteen mukaan. Hankkeen tarpeiden hahmottaminen ja hankintojen hankkiminen mahdollistavat riittävän budjetin ja asianmukaisen suunnittelun. Hyvä hankintasuunnitelma antaa myös erityisiä toimenpiteitä ostosten aloittamiseksi ja toteuttamiseksi. Näin varmistetaan, että kaikki tarjoukset myönnetään oikeudenmukaisesti ja ovat yhtiön edun mukaisia.
Määrittele suunnitelman vaatimukset. Sisällytä kaikki suunnitelman tavoitteet. Esimerkiksi tavaroiden hankkiminen parhaista toimittajista alhaisin kustannuksin.
Luettelo hankintaryhmästä. Tämä luettelo sisältää kaikki osapuolet, jotka sisällytetään hankintapäätöksiin. Sisällytä kunkin henkilön tai ryhmän nimet ja yhteystiedot.
Asiakirjoita hankinnan perustelut. Sisällytä syyt, joiden vuoksi tarvikkeita tarvitaan ja miten niitä käytetään. Tunnista kohteet, jotka hankitaan hankkeen elinkaaren aikana. Sisällytä tarvikkeiden määrä.
Rakenna aikataulu, joka tunnistaa kaikki hankkeen keston aikana tehdyt ostokset. Tavaroiden ostaminen irtotavarana tai tiettyinä aikoina voi johtaa säästöihin. Sisällytä nämä tiedot osana aikataulua.
Määritä toimittajan valintaprosessi. Tämä sisältää kaikki tarjousten hankkimiseksi tarvittavat vaiheet. Määritä vähimmäismäärä tarjouksia, jotka saadaan ennen toimittajan valintaa. Luettele kaikki sopimus- tai maksuehdot, jotka on sovittava ennen toimittajan valintaa.
Luo luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava kohteen ostamiseksi. Tunnista kaikki paperityöt, jotka on täytettävä ostotilauksen käsittelemiseksi. Ostotilaukset on ehkä hyväksyttävä johdolta.
vinkkejä
-
Tarkista hankintasuunnitelma säännöllisesti. Muutokset toimittajien termeihin ja muihin markkinatekijöihin voivat vaikuttaa myönteisesti tai negatiivisesti suunnitelmaan. Säädä suunnitelmaa parhaiten liiketoiminnan tarpeisiin.
