Yrityksen kanssa käytännön kokemus on hyvä asia, mutta se ei aina koske kaikkia toimintojen vaiheita. Tietojen syöttäminen on keskeinen osa liiketoimintaa, jossa siirtyminen automaattisiin prosesseihin on lähes aina parempi. Hyvin pienissä yrityksissä, joissa omistaja on päätoimija, voi silti olla järkevää tehdä kaikki datan syöttö manuaalisesti, vaikka automaattisen järjestelmän päivittäminen voi tehdä sujuvamman toiminnan. Yrityksille, joissa on enemmän kuin yksi tai kaksi työntekijää, voi myös olla taloudellista järkeä siirtyä manuaalisesta tietojen syöttämisestä mahdollisimman pian.
Haittapuoli: Human Error
Yritä, kuten ehkä, ihmiset ovat alttiimpia virheille kuin tietokoneet. Tietokonejärjestelmässä on satunnainen häiriö, mutta se tallentaa tiedot yleensä ja järjestää sen tarkemmin kuin ihmiset, ja virhetarkistusta tarvitaan vähemmän. Manuaalinen tietojenkäsittely edellyttää paljon enemmän silmien tarkistamista ja kaksinkertaista tarkistamista tarkkuuden varmistamiseksi.
Haittapuoli: nopeus
Tietojen manuaaliseen syöttämiseen kuluu paljon aikaa. Koneet ja tietokoneet ovat yleensä nopeampia kuin ihmiset, mikä vapauttaa työntekijöille aikaa keskittyä muihin asioihin. Sen sijaan, että kirjoitit numeroita koko päivän, työntekijät voisivat viettää enemmän aikaa tarkistaa varastoja, luoda kaavioita tai laatia ennusteita tulevaa kasvua varten.
Haitta: työvoimakustannukset
Se maksaa paljon rahaa maksamaan ihmisiä käsin syöttämään tietoja, ja se pitää yrittäjät ja muut työntekijät investoimalla enemmän aikaa pisteensä, joka on suurimmillaan yrityksen vision ja tehtävän kannalta. Monen työn voi nyt suorittaa yksi henkilö, mikä tarkoittaa sitä, että tarvitset vähemmän työntekijöitä, tai jos voit käyttää työntekijöitä alueilla, jotka ottavat paremmin vastaan lahjojaan yrityksen kasvun nopeuttamiseksi.
Edut: Järjestelmän kustannukset
Manuaalinen tietojen syöttö ei vaadi kalliita järjestelmiä, koneita ja ohjelmia. Pienyritysten omistajilla ei aina ole suurta käynnistysrahastoa, kun se saa toimintoja käynnissä ja maasta. Manuaalinen käsittelyjärjestelmä antaa yritykselle mahdollisuuden päästä peliin ilman, että se tarvitsee sijoittaa paljon arvokasta pääomaa tietokoneisiin, koneisiin ja tietojenkäsittelymenetelmiin.
Edut: Helppo pienille käynnistysvaiheille
Joillakin yrittäjillä on hyvä käsitys siitä, kuinka seurata paperilla olevia tietoja pääkirjalehtien avulla, mutta ne eivät ole yhtä mukavia tietokonejärjestelmien kanssa. Aikana, jolloin olet todennäköisesti oppinut paljon asioita kerralla, jotta saat yrityksesi, on ehkä parempi siirtää väliaikaisesti tietojenkäsittelyjärjestelmän oppiminen. Niin kauan kuin pidät tarkkoja tietueita manuaalisesti, voit odottaa tutkia tätä vaihtoehtoa, kunnes muut päivittäiset toiminnot ovat rutiinia.
Edut: valvonnan lisääminen
Kun pidät kirjaa käsin, voit hallita, mitä luokkia kukin yksittäinen numero on sijoitettu. Jos yrityksellesi on ainutlaatuisia tarpeita, jotka tekevät myynnistä tai suuntauksista vaikeaa seurata automatisoidusti, saatat joutua seuraamaan näitä numeroita käsin.Esimerkiksi sosiaalipalvelutoimistot, jotka tallentavat perheen dynamiikan muutoksia tai henkisen häiriön helpottamista, voivat löytää manuaalisia tietojenkäsittelymenetelmiä tarkempia kuin automatisoituja menetelmiä.
Siirtyminen manuaalista nykyaikaisiin tietoihin
Vaikka manuaalinen tietojen syöttö on joskus helpoin hyvin pienellä yrityksellä ja mahdollistaa pienemmät kustannukset, kun pallo liikkuu, kun liiketoiminta kasvaa, niin sen menetelmien on oltava. Kun olet valmis siirtymään manuaalisesta tietojen syöttämisestä hieman hienostuneemmaksi, saatat tutkia ohjelmia, kuten Quicken, QuickBooks tai ilmainen ohjelma, ZipBooks. Mikä tahansa taulukkolaskentaohjelma voi auttaa sinua luokittelemaan muita toimenpiteitä, kuten ohjelman onnistumisprosentteja, työntekijöiden suuntauksia tai muutoksia dynamiikassa ja ennusteissa helposti ymmärrettävillä tavoilla. On viisasta syöttää muutama kuukausi tai vuosia aiempia tietoja, jotta voit nähdä uusien numeroiden trendit, kun kirjoitat niitä. Jos olet epävarma, ota yhteyttä kirjanpitäjään tai tietojen syöttöasiantuntijaan kertaluonteista apua tai säännöllistä tukea yrityksesi tarkkojen tietueiden säilyttämiseen.
