Organisaation menestys tai epäonnistuminen riippuu usein sen kyvystä kommunikoida jäsentensä kanssa Kalifornian osavaltion yliopiston viestintäosaston mukaan. Uudet teknologiat, jotka ovat sekoittuneet kulttuurisesti erilaisiin yleisöihin, ovat lisänneet organisaatioviestinnän merkitystä, mutta ovat myös tehneet alan monimutkaisemmaksi. Joidenkin yhteisten esteiden ymmärtäminen voi parantaa organisaation kykyä kommunikoida.
Virheellinen rakenne
Yleisö tarvitsee rakennetta ymmärtääkseen viestin, ja monet viestinnät ovat tuomittuja, koska heillä ei ole asianmukaista organisaatiota, Lee Hopkinsin mukaan, joka on kirjoittanut yli 130 artikkelia yritysviestinnästä. Rakenne on kriittinen, koska ilman esittelyä, kehoa ja läheisyyttä yleisöllä on vaikeaa aikaa säilyttää, muistuttaa ja käsitellä tietoja. Nämä säännöt koskevat kaikkia viestejä, jotka vaihtelevat sähköpostista julkisiin esityksiin ja kaiken kokoisiin yleisöihin.
oletukset
Kaksi yhteistä viestinnän oletusta oikeuttavat katastrofin organisaatioviestinnän onnistumiseen. Yksi on olettaa, että kaikilla organisaation jäsenillä on sama tietopohja kuin viestin lähettäjällä. Toinen ajattelee, että tieto leviää tarkasti ja tehokkaasti yksinään, kun vain yksi tai kaksi jäsentä saa sen. Free Management Library, johtava artikkeleiden online-opas, suosittelee, että johto on aktiivisesti, harkiten ja strategisesti kommunikoinut jäsentensä kanssa. Free Management Libraryn erityisiä suosituksia ovat säännöllisten kokousten järjestäminen työntekijöiden ja johtajien sekä eri osastojen välillä. Muita vinkkejä on antaa työntekijöille kirjallisia kopioita työn kuvauksista, työntekijöiden käsikirjoista ja muista kriittisistä yrityksen materiaaleista.
Ylimääräinen riippuvuus teknologiasta
Liian suuri riippuvuus uusista teknologioista, kuten tekstiviestistä, Twitteristä tai muista sosiaalisen median sivustoista, voi merkitä sitä, että kaikki organisaation jäsenet eivät kirjaimellisesti saa viestiä. Esimerkiksi huono blogi ei ole yhtä hyödyllinen jäsenille, joiden on suoritettava tehtävä ilman Internet-yhteyttä. Jim Shaffer, johtaja "The Leadership Solution", suosittelee, että organisaatioviestinnästä vastaavat henkilöt tarkastelevat suunnitelmiaan varmistaakseen, että he käyttävät menetelmiä, joiden avulla asiakkaat ja työntekijät tarvitsevat tietoa sen sijaan, että luottaisivat trendikkäisiin tai houkutteleviin formaatteihin.
Liian paljon tietoa
Toinen yleinen väärinkäsitys on uskoa, että yksityiskohtien lisääminen viestinnän jälkeen tekee siitä vakuuttavamman, kun itse asiassa liian paljon tietoa voi kääntää yleisön pois. Yksinkertaisuus on avaintekijä yleisölle jäävien organisatoristen viestintöjen luomisessa. Riippumatta siitä, kuinka paljon rakastat tuotetta, ymmärrät ajatuksen tai sinulla on kokemusta toimialasta, pidä kiinni kahdesta tai kolmesta pääpisteestä sen sijaan, että puhut tai kirjoittaisit kaikesta, mitä tiedätte, saadaksesi viestisi.
Unohtamatta Nonverbals
Organisaatioviestinnästä vastaavien on otettava huomioon ei-sanalliset signaalit, jotka voivat joko parantaa valmiita viestejä tai heikentää kokonaan tai vääristää sen merkitystä. Länsimaisessa kulttuurissa, silmäkosketuksessa, asianmukaisessa asennossa ja tilanteeseen soveltuvissa vaatteissa näytetään, että viestin lähettäjä on kiinnostunut, kunnioittavasti, vilpittömästi ja uskottavasti, mielestään.
