Tapahtumahankkeen suunnittelu edellyttää tapahtuman koosta riippuen aikaa ja rahaa. Tapahtuman onnistuneen suunnittelun avain on joko vahva organisatorinen taito tai palkata osaava tiimi. Esimerkkejä tapahtumahankkeista ovat työpajat, keskustelut ja kampanjat.
Rakenna joukkue. Jokaisella tiimin jäsenellä on oltava vahvat organisaatio- ja viestintätaidot sekä säännöllisen edistymisen päivityskokouksia.
Luo tehtävälista määräajat. Tämä tarkistuslista sisältää kaikki tehtävät, jotka on tehtävä tapahtumaprojektille. Määritä jokainen tehtävä tiimin jäsenelle. Käytä tapahtuman ja monimutkaisuuden tyypistä riippuen projektinhallintaohjelmistoa tai laskentataulukkoa pysyäksesi järjestyksessä. Jos esimerkiksi laskentataulukon käyttäminen voi olla yksi sarake, tehtävä on seuraava, kenelle se on määritetty ja sitten määräaika. Tarkistuslistalla tulisi olla esimerkiksi myyjien vuokraus, tiettyjen tarvikkeiden tilaaminen, sijainnin varaaminen, puhujan lennon varaaminen, ruokailu-, markkinointi- ja markkinointialoitteiden järjestäminen.
Seuraa edistystä. Tarkista säännöllisesti tiimin jäsenten kanssa, että he ovat aikataulussa suorittamaan tehtäviä ja että olet tietoinen kaikista jäljellä olevista. Jos käytät projektinhallintaohjelmistoa tai laskentataulukkoa, päivitä se kunkin jäsenen edistyessä.
Valmistele talousarvio. Talousarvioon pitäisi sisältyä ennakoituja kustannuksia, ja niillä on liikkumavaraa odottamattomia kuluja varten. Ole realistinen kustannusten suhteen ja varmista, että jokainen tiimin jäsen on tietoinen siitä, mikä talousarvio on täytettävä. Jos tiimin jäsenen on oltava budjetin yläpuolella luettelossa olevan kohteen kohdalla, pyydä heitä ilmoittamaan asiasta etukäteen hyväksyntää varten.
