Vastaanottotodistuskirjeet vahvistavat pyydettyjen kohteiden, kuten tavaroiden siirron tai sopimusehdotuksen, toimittamisen. Kirjeessä kuvataan selvästi, mitä vastaanotettiin ja milloin. Se toteaa myös, onko jatkotoimia tarpeen. Kirjaimet ovat yleensä vain muutamia kappaleita ja ne lähetetään yleensä yhden työpäivän kuluessa pyydettyjen kohteiden vastaanottamisesta. Useimmat kuitin kuittauskirjeet lähetetään postitse, mutta myös faksi, sähköposti ja sertifioitu posti ovat vaihtoehtoja. Coloradon osavaltion yliopisto toteaa, että kuittauskirjeet ovat ammattimainen kohteliaisuus, joka auttaa edistämään liikesuhteita.
Tarkista kohteet, jotka haluat vahvistaa vastaanottamalla. Vahvista, että toimitus vastaa odotuksiasi.
Osoita kirje henkilölle, joka odottaa kuittauksen kuittausta. Henkilön täydellinen nimi ja nimi sekä osoite tulee ilmoittaa kirjaimessa ja kirjekuoressa.
Kirjoita kirje. Ensimmäisessä kohdassa vahvistetaan kohteiden vastaanottaminen kiittämällä lähettäjää pyydettyjen kohteiden tai tietojen toimittamisesta. Luettele sitten jokainen vastaanotettu kohde päivämäärän mukana.
Ilmoita vastaanottajalle toisessa kohdassa, että olet tyytyväinen toimitukseen - jos näin on - ja että toimitus vastaa odotuksiasi.
Lopeta kirja, jossa on ilmainen sulje, kuten "Kiitos" tai "Vilpittömästi" ja tulostettu nimi. Kirjoita ja lähetä kirje.
