Toimintatalousarvio on etenemissuunnitelma yrityksille, jotta ne voivat laatia rahoitussuunnitelmansa tulevana vuonna. Se sisältää sekä tulot että kulut, on tyypillisesti esitetty tuloslaskelman muodossa ja tarjoaa arvokkaan tavan dokumentoida taloudellisia tavoitteita ja tavoitteita toimille, joita se haluaa saavuttaa.
Yrityksen omistajana saatat löytää tarvitsemasi budjetin, joka ohjaa ja tukee yrityksen taloudellisia päätöksiä. Eri budjettityyppejä on olemassa riippuen siitä, minkä tyyppisiä menoja suunnittelet, ja monet yritykset käyttävät vuosittain sellaisia versioita, kuten budjetti, budjetti kustannuskeskuksen, ylhäältä alaspäin tai alhaalta ylöspäin -periaatteella, jotta dokumentoidaan seuraavien 12 tavoitteensa. kuukaudet.
Mikä on toimintatalousarvio?
Toimintabudjetti on ennuste yrityksen tulevista operatiivisista tuotoista ja kuluista. Se ei sisällä kustannuksia pääoman hankinnasta tai investoinneista, kuten varaston rakentamisen kustannuksista. Toimintabudjetit kootaan tyypillisesti kuukausittain tai neljännesvuosittain ja ne kattavat yhden vuoden ajan.
Kuluihin sisältyvät myynnin kustannukset (tuotteen tuottamisen suorat kustannukset) sekä yrityksen myynti- ja yleis- ja hallintotoimintaan liittyvät toimintakulut. Yksityiskohtaisuudesta riippuen toimintabudjetti voi sisältää myös tulevan vuoden odotettavissa olevat poistot, poistot, korkokulut ja verokulut.
Toimintabudjetti kootaan usein kustannuksin rivikohtaisesti siten, että budjettia suunniteltaessa sitä voidaan tarkentaa erillä. Esimerkiksi jos yritys tietää, että se maksaa konsultin vuoden kolmen ensimmäisen kuukauden aikana, se auttaa saamaan budjettikohdassa tämän rivikohtaisen yksityiskohdan, jotta kustannukset voidaan poistaa talousarviosta muualle. vuosi. Tai jos yritys tietää, että sen vuokra kasvaa kesäkuussa, se voi myös ottaa sen huomioon budjettikohdassa.
Suuremmat yhtiöt, joilla on useita toimialoja tai muita yhteisöjä, kokoavat usein erilliset toimintatalousarvot kullekin liiketoimintayksikölle ja yhdistävät ne yhteen yhteenlasketun päällikön talousarvioon koko yritykselle.
Mitkä ovat erilaiset budjetit?
Yritykset käyttävät eri syistä erilaisia budjetteja, ja jokainen neljästä päätyypistä tai -menetelmästä toimii eri tilanteissa.
- Lisäbudjetointi: Mahdollisesti yleisimmin käytetty ja yksinkertainen budjetointimenetelmä. Yksinkertaisesti otetaan yrityksen todelliset luvut viime vuodesta ja korotetaan tai vähennetään niitä tietyllä prosenttiosuudella. Esimerkiksi yritys voi budjetoida 10 prosentin lisäyksen myydyimmälle tuotteelle ja 5 prosentin vähennykseen käyttämättömiin toimistotiloihin. Tämä on yleinen menetelmä sen helppouden takia, mutta se pyrkii jättämään huomiotta ulkopuoliset vaikutukset, kuten inflaatio. Lisäksi johtajat voivat arvioida kustannusten kasvun korkeammalla prosentilla, jotta he näkisivät, että ne tulevat aina budjetin alle. Tämä budjetointimenetelmä voi häiritä johtajia ponnistelemaan kustannusten vähentämiseksi tai tehokkuuden lisäämiseksi.
- Toimintoperusteinen budjetti: Eräänlainen ylhäältä alaspäin suuntautuva budjetti, jonka tulostavoitteet ovat esimerkiksi 150 miljoonan dollarin tavoite. Ylhäältä alaspäin talousarvioissa on mukana korkean tason johtajia, jotka laativat korkean tason talousarvion tavoitteidensa mukaisesti. Tämä talousarvio annetaan osastopäälliköille, jotta voidaan määrittää, mitkä toimet ovat tarpeen tämän tavoitteen saavuttamiseksi, ja kustannukset, jotka aiheutuvat näiden toimien toteuttamisesta.
- Arvo-ehdotuksen budjetti: Tämäntyyppinen budjetti vaatii enemmän ajattelua, ja siihen kuuluu kysymys siitä, luoeko jokainen talousarvion kohde arvoa asiakkaille, työntekijöille ja yhtiön muille sidosryhmille.
- Nollapohjainen budjetointi: Tämäntyyppinen budjetti olettaa, että jokainen osasto aloittaa nollabudjetin, ja jokainen budjetoitu kustannus on perusteltava ennen kuin se lisätään. Vaikka tällainen budjetointi on aikaa vievää, se toimii yrityksille, jotka tarvitsevat uudelleenjärjestelyjä taloudellisesti tai muuten, tarvitsevat hyvin tiukkaa valvontaa menojen suhteen. Tämäntyyppinen budjetointi on tehokkaampaa harkinnanvaraisille kustannuksille kuin ydinliikekustannuksille, jotka pitävät liiketoiminnan käynnissä.
Miksi tarvitset toimintatalousarvion
Yritysten on voitava pitää yhteyttä yrityksen nykyiseen taloudelliseen tilaan menestyksekkäästi ja suunnitella, mitä he odottavat tulevina kuukausina, jotta he voivat suunnitella tulevan vuoden tulot ja kulut. Toimintabudjetti on tärkeä, koska se antaa johdolle mahdollisuuden asettaa ja ilmoittaa taloudelliset tavoitteensa ja tavoitteensa seuraaville 12 kuukaudelle, ja sitä voidaan käyttää pitämään työntekijät ja johto vastuussa näistä tavoitteista. Ei ole harvinaista, että yritykset laativat aikataulun, joka vertaa budjetin todellisiin taloudellisiin tuloksiin kuukausittain tai vähintään joka neljännes, jotta voidaan nähdä, miten yrityksen todellinen suorituskyky seuraa budjetoidut tavoitteensa.
Toimintatalousarvio ja suunnitteluprosessi tarjoavat yrityksille myös mahdollisuuden valmistautua odottamattomiin olosuhteisiin. Esimerkiksi yritys voi asettaa tulo- ja kulutustavoitteensa ja suunnitella ne niin, että sillä on tarpeeksi kannattavuutta rahan sijoittamiseksi rahastoihin. Rahastoa voitaisiin käyttää talouden taantuman, suuren toimittajan menetyksen, usein tapahtuvan asiakkaan menetyksen tai muun tyyppisen liiketoimintakysymyksen osalta, joka voisi vaikuttaa negatiivisesti yhtiön kassavirtaan.
Tehokkaan budjetin luominen on osa taidetta ja osa tiedettä. Yrityksen omistajana sinun täytyy selvittää, mihin voit asettaa palkin sellaisen budjetin luomisessa, joka heijastaa sellaista suorituskykyä, jota tiimi on kykenevä, samalla kun harkitset, mitä yrityksesi pitää tehdä, jotta se pysyisi yhdenmukaisena tai voittaa kilpailijansa ja ikäisensä ja menestyä markkinoilla. On tärkeää asettaa budjettitavoitteet riittävän korkealle tasolle, että markkinat ja sijoittajat pitävät yritystäsi johtajana ja achiever-palveluna, mutta pitää tavoitteet realistisesti riittävällä tasolla, ettet luo negatiivista käsitystä puuttumalla tavoitteista.
Esimerkkejä talousarviosta
Yritykset päättävät koota budjetit eri tavoin yrityksen koon, rakenteen, liiketoiminnan tyypin ja muiden näkökohtien mukaan. Saatat esimerkiksi päättää laatia budjetin yksiköittäin, kuten esimerkiksi toimitusjohtajan, rahoituksen, tilojen tai tietotekniikan. Kullakin näistä osioista on samat komponentit, kuten palkanlaskenta, oikeudelliset palkkiot, tietokonekustannukset ja toimistokulut.
Jotkut yritykset valmistelevat budjetinsa kustannuskeskuksen mukaan. Kustannuskeskus on yksikkö, eikä jako. Valmistusyrityksessä se voi olla valmistusosasto tai huoltoosasto. Nämä yksiköt ovat vastuussa välittömistä toimintakustannuksista, eivätkä osallistu tai hallitse liiketoiminnan myyntiä tai tuottoa tuottavaa osaa. Tämäntyyppisen budjetin osalta on vaikea laskea kunkin kustannuskeskuksen voittoa, koska se edellyttää tulo- ja yleiskustannusten, kuten rakennusten vuokrauksen, kohdentamista.
Toinen talousarvion esimerkki on ylhäältä alaspäin suuntautuvan budjetoinnin menetelmä. Tämä budjetointiprosessi sisältää yrityksen johtamisen asettamisen tavoitteisiin ja tavoitteisiin ja sitten näiden tavoitteiden ja tavoitteiden asettamiseen yhtiön divisioonan johtajille. Talousarvion tavoitteet määrää johto, ja osastojen on löydettävä tapa jäsentää erilliset budjetit johtajien asettamien tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tämäntyyppisellä budjetoinnilla on haittapuoli, että osastojen keskitaso ja alempi johto eivät ota vastuuta talousarviosta, koska ne eivät olleet niiden luomia ja heille määrättiin. Jotkut kokevat, että ylhäältä alaspäin suuntautuva budjetointi ei ole yhtä tehokasta, koska johto on usein irrotettu kentän tapahtumista ja yrityksen päivittäisistä operatiivisista tarpeista.
Alhaalta ylöspäin suuntautuva budjetointi on ylhäältä alaspäin suuntautuvan budjetin kääntöpuoli, ja se alkaa ihmisiltä kentällä. Kukin osasto on vastuussa oman talousarvionsa laatimisesta, ja jokapäiväiseen toimintaan osallistuva henkilöstö on tyypillisesti kaikkein osaavinta kaikista budjettikohdista. Tästä syystä alhaalta ylöspäin suuntautuvat budjetit ovat yleensä yksityiskohtaisempia ja monissa tapauksissa tarkempia kuin ylhäältä alaspäin suuntautuvat budjetit. Talousarvio rakennetaan edelleen tavoitteiden pohjalta, joten jopa ylimääräisen yksityiskohdan kanssa se voisi olla täysin erilainen kuin yrityksen todelliset tulokset.
Budjetoinnin haasteet: hiekkasäkki tai venytys?
Budjetointi ei ole yhtä helppoa kuin vain lisätä kasvuvauhtia tai vähentää tuloja ja kuluja ja tehdä sitten kopiointiliima jokaista 12 kuukautta tulevana vuonna. Varsinkin kun budjetti rakennetaan kentällä oleville ihmisille, saattaa syntyä ongelma. Ehkä joukkue joutuisi koottamaan budjetin, joka sisältää venytystavoitteet, jotka ovat hyvin optimistisia, mutta jotka voivat olla vaikeasti saavutettavissa. Tai ehkä joukkueen pitäisi koota talousarvio, joka on sandbagged, mikä tarkoittaa, että tavoitteet ovat helpommin saavutettavissa.
Tämä on erityisen hankala asia, kun työntekijät tietävät, että heidän bonuksensa ovat sidoksissa heidän suorituskykyynsä talousarvioon nähden, ja se voi testata johdon etiikkaa, varsinkin jos hiekkasärkkelyksestä johtuva budjetti johtaa siihen, että yritys toimii huonommin kuin ikäisensä tai kilpailijansa. työntekijät varmistavat bonuksensa.
Jokaisella lähestymistavalla on mahdolliset ongelmat. Vaikka jotakin on sanottavaa lupaamattomasta ja ylivoimaisesta luovuttamisesta, venytystavoitteiden asettaminen voi työntää ihmisiä ja joukkueita niiden mukavuustilojen ulkopuolelle saavuttaakseen aiemmin odottamattomat tai saavuttamattomat positiiviset tulokset.
Jos budjettitavoitteet ovat liian törkeitä, työntekijät alkavat joko jättää huomiotta talousarvion tai kysyä johtajuuden ajattelutavan ja kyvyn arvioida henkilöstön valmiuksia tarkasti. Lisäksi, jos liikevaihtobudjetti asetetaan saavuttamattomalle tasolle ja että ylimääräisen henkilöstön palkkaaminen ja palkat vastaavat palkka- ja palkkakustannuksia, yhtiö voi joutua käyttämään liian paljon rahaa alikäytettyihin resursseihin.
Pääomarahastot ja ennusteet
Yhtiön pääoman budjetti voi olla vuorovaikutuksessa toimintabudjetin kanssa, mutta se on täysin erillinen potti. Pääomabudjetti tarkentaa suunnitelmat ja niihin liittyvät tulot ja kulut suurille tai kalliille hankkeille, kuten uusien tuotantolaitteiden ostaminen, uuden varaston rakentaminen tai investointi uuteen tuotteeseen. Pääomabudjetti tehdään usein myös hankekohtaisesti, ja se voidaan mallintaa taloudellisesti nettoarvon tai NPV-laskelman tai sisäisen tuoton tai IRR-laskennan perusteella.
Näitä molempia menetelmiä käytetään yleisesti, ja ne tarjoavat johdolle mahdollisuuden arvioida hankkeen elinkelpoisuutta, arvioida tuotteen tuottaman kassavirran määrän, määrittää investoinnin tuottoprosentin ja tehdä päätöksen siitä, onko toteuttaa hanke. Yhtiö voi suorittaa kaksi tai kolme eri skenaariota NPV- tai IRR-laskelmasta eri oletuksilla, jotta voidaan selvittää, mikä voisi tuottaa suurimman voiton yritykselle.
Monet yritykset laativat myös ennusteen sekä toimintatalousarvionsa. Vaikka se saattaa tuntua kaksinkertaiselta, talousarvio edustaa sitä, mitä yritys haluaa saavuttaa, kuten tietty prosenttiosuus vuoden myynnistä, tietty kustannusten lasku tai tietty määrä ylimääräisiä toimihenkilöitä.
Ennuste puolestaan edustaa ajatusta, joka on lähempänä taloudellista todellisuutta. Yhtiö luo vuoden alussa ennusteen, ja se voi muistuttaa tammikuun budjetin. Koska todelliset tulokset tulevat mukaan, yhtiö päivittää ennusteen sen mukaan, mikä on todella tapahtumassa, mikä voi olla tai ei muistuta budjettia. Ennuste tarjoaa johdolle työkalun, joka auttaa lähitulevaisuudessa suunnittelemaan ja ohjaamaan ponnisteluja, jos yritys näyttää siltä, että se ei ehkä täytä budjettitavoitteitaan joko tulojen tai kulujen osalta.
