Työntekijöiden suorituskykyarvioinnit voivat olla tehokkaita hallintatyökaluja tai ajanhukkaa. Avain menestyksekkääseen arvioon on realististen, mitattavien tavoitteiden asettaminen ja työntekijöiden edistymisen seuranta koko vuoden. Tavoitteena on tulos, johon työntekijän työpanos suunnataan. Tämä on myös työntekijöiden suorituskyvyn hallinnan tarkoitus - hallita työntekijöiden työtä tiimin, osaston ja organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
S.M.A.R.T -kriteerit
Vuonna 1981 projektipäällikkö George T. Doran ehdotti S.M.A.R.T. kriteerit projektinhallinnalle ja vuosien varrella henkilöstöasiantuntijat ovat hyväksyneet kriteerit työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnin tavoitteiden asettamiseksi. Tämän mallin mukaan työntekijöiden tavoitteiden tulisi olla erityisiä (S), mitattavissa (M), saavutettavissa tai saavutettavissa (A), tuloshakuisia tai merkityksellisiä (R) ja ajankohtaisia (T). S.M.A.R.T. malli on lähtökohta työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnin tavoitteiden asettamiselle. Mutta on muitakin tekijöitä, jotka olisi sisällytettävä tavoitteiden asettamiseen ja hallintaprosessiin, jotta se olisi tehokas.
Työntekijöiden osallistuminen
Ihmiset eivät halua kertoa, mitä tehdä. Työntekijät hyväksyvät ja pyrkivät saavuttamaan tavoitteensa, jos heillä on ääni tavoitteiden asettamisprosessissa. Lisäksi useimmat työntekijät tietävät työpaikkojensa ulkopuolelle, mukaan lukien tehtävät ja esteet, jotka eivät ole osa virallista kuvausta. Työntekijöiden panoksen sisällyttäminen tavoitteiden asettamisprosessiin on tärkeää menestyksen kannalta.
Ensimmäisenä askeleena johtajien olisi ilmoitettava työntekijöilleen organisaation strategiset tavoitteet sekä osaston ja tiimin tavoitteet. Pyydä sitten heitä kehittämään kolme tai viisi tavoitetta, jotka liittyvät heidän työhönsä ja tiimin tavoitteisiin. Tarkasta tavoitteet työntekijän kanssa S.M.A.R.T. kriteeri.
Muista asettaa aikarajat tavoitteiden saavuttamiseksi. Esimerkiksi kouluttajalla voi olla tavoite tutkia, kehittää ja kokeilla yhden tunnin arviointikurssi sairaanhoitajille asianmukaisista vaarallisista jätteistä huolehtimisesta 30. huhtikuuta 2010 mennessä. Tällainen tavoite tukisi myös organisaation terveys- ja turvallisuustavoitteita kuin sairaanhoitajien jatkokoulutusvaatimukset.
Työkohtaiset tavoitteet
Työkohtaiset tavoitteet on sidottu tehtävään osoitettuihin tehtäviin. Työnkuvauksissa kuvataan suoritettavat tehtävät, mutta niissä ei usein määritellä laatu- ja määrällisiä toimenpiteitä.
Esimerkiksi vastaanottovirkailijan työnkuvauksessa voidaan todeta, että henkilö vastaa kaikkiin saapuviin puheluihin. Tämän tavoitteen saavuttaminen olisi se, että kaikki saapuvat puhelut vastataan kolmen renkaan kautta 99 prosenttia ajasta, ja vastaanottovirkailija saavuttaa tämän koron 30. kesäkuuta 2010 mennessä ja ylläpitää sitä koko vuoden ajan.
Työntekijöiden kehittämistavoitteet
Työnkuvaukset voivat myös olla hyödyllisiä työntekijöiden kehitystavoitteiden asettamisessa. Esimerkiksi korvausprosessorilla, joka käsittelee vain kotinomistajien väitteitä, voidaan antaa tavoite oppia uuden moottoripyörävaatimusprosessin ja saavuttaa 95 prosentin tarkkuusaste 31. lokakuuta 2010 mennessä.
Seuraa ja tunnista edistystä
Johtajien tulisi seurata työntekijöiden edistymistä tavoitteidensa saavuttamisessa ympäri vuoden. Työntekijöiden on tiedettävä, miten he tekevät tavoitteitaan. Tähän kuuluu myös edistymisen edistäminen ja työntekijöiden valmennus ongelmien sattuessa. Lisäksi kun liiketoiminnan tarpeet muuttuvat, työntekijän tavoitteet saattavat olla vanhentuneita ja niitä on tarkistettava vastaamaan liiketoiminnan muuttuvia tarpeita.
