Useimmille ihmisille pettymys on osa elämää. Tunne on niin yleinen, että monet ihmiset nielevät tunteen ilman valitusmenettelyä, ruokkivat hitaasti kasvavaa paheksuntaa. He saattavat tehdä tekosyitä loukkaavaa kohtaan, kertoen itselleen: "He tekevät parhaansa." Se voi olla totta, mutta hieman rakentava kritiikki ei koskaan satuta ketään. Yritykset ja muut yksiköt, jotka saavat pettymyskirjoja, ymmärtävät pian, että on parhaan edun mukaista parantaa tilaa. Kuten sanotaan, "Paisuva pyörä saa rasvan."
Järjestä tosiasioita. Henkilö tai yritys, jolle kirjoitat pettymiskirjettä, ei voi parantaa liiketoimintaansa tai henkilökohtaisia käytäntöjään, jos et selitä selkeästi, miten he ovat epäonnistuneet. Ennen kuin kirjoitat kirjeen, on luettelo tapauksista, joissa olit pettynyt, järjestetty aikajärjestyksessä. Jos sinulla on virallisia asiakirjoja muista lähteistä, myös ne ovat käteviä ennen kuin aloitat kirjeen.
Luettele epäkohtasi. Selitä selkeästi, mitä odotuksesi olivat ja miten niitä ei saavutettu. Käytä tarvittaessa muita lähteitä koskevia asiakirjoja.
Selitä, miten epäilyt teitä tuntuu. Jos esimerkiksi kirjoitat pikaruokaliiketoiminnalle toistuvasti töykeästä asiakaspalvelusta, selitä, että se tuntuu siltä, että rahaa ja suojelua ei arvosteta organisaationsa sisällä.
Ole kiltti.Muista, että kirjeenne tavoite on auttaa henkilöä tai organisaatiota parantamaan, ei heikentämään niitä. Olet yksinkertaisesti huomauttamassa tavoista, joilla sinusta tuntuu, että he voisivat toimia paremmin. Kun kirjoitat pettymyskirjaa yritykselle, muista, että kirjeen lukija ei todennäköisesti ole henkilö, jonka kanssa sinulla on epäkohta. Älä ole töykeä tai ilkeä; pidä kirjaimen sävy tai ainakin ammattilainen.
Tee ehdotuksia parannuksiksi. Nyt kun olet huomauttanut ongelmasta, auta osoittamalla niitä kohti ratkaisuja.
Esitä vaatimukset. Jos sinusta tuntuu ansaitsevasi palautetta kokemuksestasi, pettymys on paikka, jossa kysytään. Oletteko pyytänyt suoraa palautusta tai alennettua tai ilmaista palvelua tulevaisuudessa, ilmoittakaa, että vaatimusten täyttäminen menee pitkälle kohti asiakkaan pitämistä.
Kirjoita kirjain. Ammattimainen pettymyksesi antaa vastaanottajalle tietää, että olet vakava.
Tee kopioita kirjeestä. Jos kirja on kadonnut, siitä tulee riitakysymys tai siitä tulee ensimmäinen pitkä pettymyskirje, sinun pitäisi olla kopio tietueistasi. Jos lisäät kirjeenne muita asiakirjoja, tee niistä kopioita ja lähetä kopiot. Pidä aina alkuperäiset asiakirjat itsellesi.
