Kun jätät puhepostin, on tärkeää edustaa itseäsi ammattimaisesti. Jos haluat ottaa vakavasti, sinun on tiedettävä, miten viesti voidaan jättää oikein, mitä sanoa ja miten viesti lopetetaan.
Vastaajaviestin poistaminen
Olet todennäköisesti jättänyt soittopyynnön pyytävän viestin, joten tapa, jolla esität itsesi puhelimessa, vaikuttaa takaisin kutsuvan henkilön mahdollisuuteen. Varmista, että tiedät, mitä aiot sanoa ennen kuin soitat puheluun. Aloita sanomalla nimesi ja yrityksenne nimi tai yritys, jolta soitat. Muista sanoa puhelinnumerosi kahdesti, jotta vastaanottimella on riittävästi aikaa kirjoittaa numero alas.
Jos sinulla on yksilöllinen nimi, kirjoita se, kun annat puhelinnumerosi ensimmäisen kerran. Vaikka olisit hermostunut, puhu hitaasti kuin kirjoitat tietoja alaspäin. Nopea puhuminen voi sekoittaa henkilön, jolle yrität ottaa yhteyttä. Vastaajaviestin tulee olla enintään 30 - 45 sekuntia pitkä. Mene suoraan puhelun kohtaan.
Harjoittele ammattitaitoa, kun lopetat puhelinviestin
Vaikka on hyvä päästä puhelimen viestiin, et halua vain sanoa nimeäsi, numeroa ja kertoa henkilölle, että hän soittaa takaisin. Tarvitaan lisää tietoa. Sinun on kuvattava lyhyesti, miksi soitat. Kun olet poistanut tietosi, voit kertoa henkilölle, milloin sinä olet käytettävissä, mutta anna myös tietää, että hän voi soittaa hänen kätevästi.
Jätä numerosi viestin loppuun, pyytäen puhelua, mutta mainitset myös, että yrität huomenna uudelleen. Mikään ei näytä enemmän omistautumista kuin yrittää uudelleen.
Aina päättyy arvostuksella, kuten kiitos. Toinen tapa, jolla voit lopettaa puhelun, on kertoa hänelle, että tiedät että hän on kiireinen, mutta arvostat puhelua. Riippumatta siitä, miten päätät lopettaa vastaajasi, varmista, että hymyilet, kun sanot sen. Suun, joka paheksuu, on erilainen ääni kuin hymyilevä suu. Ihmiset voivat tuntua, jos joku on onnellinen ja hymyilee toisella rivillä, niin hymyilee, jos haluat lisää soittoäänen mahdollisuutta.
Vastaajaviestin lopettaminen
Kun asetat vastaajaviestisi tervehdyksen toimistosi suljettuun puhepostiviestiin, vältä pelattuja lauseita, kuten "Puhelu on minulle tärkeä." Aloita tervehdys anteeksi, jos jätät puhelunsa, antakaa arvioidun aikataulun, kun soittajat voivat odottaa soittopyyntöä ja mitä tahansa muuta, mikä on heille tärkeää. Pidä tervehdys lyhyeksi ja pisteeksi, joten soittajat jättävät viestin todennäköisemmin. Keskimääräinen tervehdys on noin 25 sekuntia.
Esimerkki vastaajaviestinnästä voi olla: "Hei, olet saavuttanut (yrityksen nimi). Olen pahoillani, että jätin puhelunne. Jätä nimesi ja paras puhelinnumero, johon voit päästä osoitteeseen. 24 tuntia. Kiitos."
