Laskujen validointi on välttämätöntä kaikille yrityksille; Siihen sisältyy ristikkäistarkastuksia, jotka on vastaanotettu tai laskutettu maksetuilla tai vastaanotetuilla määrillä.Useimmat kirjanpitojärjestelmät ovat automatisoituja, mutta on aikoja, jolloin laskut on ehkä tarkistettava manuaalisesti. Pienyritykset voivat manuaalisesti vahvistaa kaikki laskut, jotka toimivat niin kauan kuin on olemassa valvonta- ja saldojärjestelmä työntekijöiden epärehellisyyden rajoittamiseksi.
Saapuvat laskut
Yhden työntekijän tulee laatia laskut saapuessaan, erottaa ne myyjältä ja eetteri tarkistaa ne henkilökohtaisesti tai välittää ne yksittäisen tilin vastuuhenkilölle. Laskun pätevyys riippuu useista tekijöistä, joten on tärkeää, että kukin päätyy oikeaan paikkaan. Työntekijän on tarkastettava jokainen kohde, tallennettava lasku ja toimitettava lasku maksettavaksi. Laskujen validoinnista vastaavilla henkilöillä ei pitäisi koskaan olla käytettävissään maksuvälineitä.
Lähtevät laskut
Kaikki lähtevät laskut on tarkistettava ennen postitusta. Vaikka yksi henkilö tai osasto voi olla vastuussa tavaroiden syöttämisestä, mukaan lukien myynti- ja palvelumaksut, jaetut työvoimakustannukset ja tietyn työn yhteydessä käytetyt materiaalit ja tarvikkeet. Jokainen lasku on tarkistettava asiaankuuluvan asiakastilin kanssa, jotta asiakastyytyväisyyttä voidaan lisätä tarkan laskutuksen avulla ja vähentää laskujen korjauksista aiheutuvia työvoimakustannuksia.
maksut
Kun laskut on validoitu, ne siirretään yksityishenkilölle tai osastolle maksujen käsittelyä varten. On ehdottoman välttämätöntä, että laskujen validoinnista vastaavalla henkilöllä ei ole maksumäärärahoja. Tämä valvonta- ja tasapainojärjestelmä takaa, että työntekijöillä ei ole mahdollisuutta tehdä tarkastuksia, maksaa olemassa olevia tai väärennettyjä laskuja tai tehdä muita epärehellisiä käytäntöjä.
lausuntoja
Kun lausunnot saapuvat tai lähetetään, ne on tarkistettava kunkin asiakkaan tai toimittajan laskun kanssa tarkkuuden varmistamiseksi. Yritysten, jotka toimivat tiukasti manuaalisesti, on pantava täytäntöön tehokas arkistointijärjestelmä; kaikki laskut on kopioitava tarvittaessa ja toimitettava asiakkaan tai toimittajan nimen alle. Kun lausunnot saapuvat, erillisen henkilön tai osaston on varmistettava, että jokainen maksu ja maksu näkyvät tarkasti ilmoituksessa. Selvityksen validointiosaston erottaminen laskusta ja maksuosastoista takaa tarkemman tarkkuuden ja estää epärehellistä käyttäytymistä.
