Talousarviopyyntö on liikekirje, joka etsii varoja kustannuksiin ja hankkeen tai yksikön yleiskustannuksiin organisaation sisällä. Vähemmän muodollinen kuin perinteinen liike-elämän ehdotus, tämän pyynnön on edelleen noudatettava tiukkaa liiketoimintaa koskevaa sisustusta ja annettava lukijalle perusteellinen käsitys hankkeesta vastaamalla kaikkiin mahdollisesti esiin tuleviin kysymyksiin.
Tarvittavat kohteet
-
Yksityiskohtainen talousarvio
-
Yleisön yhteystiedot
-
Tukevat asiakirjat
Etsi oikea henkilö, joka valvoo tiettyyn hankkeeseen liittyviä budjettivaatimuksia. Jokaisessa organisaatiossa voi olla useita erilaisia henkilöitä, jotka valvovat menoja ja talousarvion näkökohtia. Ota aikaa tutkia yleisösi perusteellisesti. Varmista, että hankit oikean oikeinkirjoituksen ja yhteystiedot.
Anna historiallinen tausta projektille. Tähän pitäisi sisältyä aikaisemmat kokemukset vastaavista hankkeista, aiemmista talousarvioista tai menosuunnitelmista sekä aiempien toimien onnistuminen. Sisällytä viimeisimmät trendit, jotka voivat vaikuttaa hankkeen onnistumiseen tai epäonnistumiseen.
Määritä nykyisen budjettipyynnön tarkoitus ja anna yksityiskohtaiset suunnitelmat. Sisällytä, miten varat jaetaan ja mitkä kustannukset katetaan. Jos esimerkiksi budjetti käytetään henkilöstöön ja tarvikkeisiin, ilmoita, mikä prosenttiosuus talousarviosta osoitetaan kullekin vaatimukselle. Käsittele kaikki kysymykset, joita kohtuullinen henkilö voi pyytää hankkeen osalta etukäteen, jotta vältetään viivästykset hyväksynnässä tai pyynnön muodollinen julistaminen.
Liitä yksityiskohtainen budjetti hankkeen tai osaston kustannuksiin. Tämä antaa arvioivalle henkilölle hankkeen tarkat numerot. Kuten vakiobudjetissa, tässä osiossa olisi oltava tarkat rivikohtaiset erät kustakin vaaditusta menosta. Jos tarkkoja lukuja ei ole saatavilla, on tarpeen arvioida rivikohdan kokonaiskustannukset.
Sulje pyyntö tiivistämällä tärkeät yksityiskohdat. Tämä voidaan yleensä tehdä yhden tai kahden kappaleen sisällä. Lisää sitten nimi ja yhteystiedot. Ehdota seurantakokous keskustelemaan rahoituspyynnöstä.
vinkkejä
-
Yritysten kirjoittamisen tulee olla aina puhdas ja ytimekäs. Anna riittävästi tietoa voidaksesi esittää pätevän argumentin pyyntösi kohdalla, mutta älä yritä ylimääriä fluffilla. Muista, että lukijalla on monia hankkeita, jotka tarkistetaan. Älä tuhlaa aikaaan merkityksettömillä yksityiskohdilla.
Varoitus
Ole varovainen arvioitaessa tulevia kustannuksia. Liian vähän arvioida rivikohdalle saattaa aiheuttaa budjetin huomattavan pienenemisen tosiasiallisesti tarvittavan määrän alapuolella. Liian paljon arvioitaessa budjetti voidaan pitää kohtuuttomana ja hylätä.
