Monissa kouluissa opettajat tekevät aikomuksensa seuraavaksi lukuvuodeksi tiedoksi lähettämällä aiesopimuksen. Tässä kirjeessä perusopettajat ilmoittavat, aikovatko he palata kouluun samoin kuin tehdä pyyntöjä heidän työhönsä seuraavana lukuvuonna. Jotta nämä kirjeet välittäisivät tarvittavat tiedot tehokkaasti, ne on muotoiltava huolellisesti.
Yhteystiedot
Aikakauslehtien yläosassa alkeisopettajien tulisi sisällyttää heidän yhteystietonsa nimistä ja niiden osoitteista. Tämän tiedon osan pitäisi olla vasemmalla ja mennä kirjaimen yläreunaan. Tämä mahdollistaa helpon kirjeen lajittelun henkilöstöhallinnon virkamiesten toimesta.
Vastaanottajan osoite
Perusopettajien tulisi suoraan yhteystietojensa alle sisällyttää niiden henkilöiden nimi ja osoite, joille he lähettävät näitä kirjeitä. Näihin tietoihin tulee sisältyä yksilöiden täydellinen nimi sekä otsikko ja työosoite. Tämä on myös kohdistettava vasemmalle.
Treffi
Päivämäärän pitäisi mennä suoraan vastaanottajan osoitteen alapuolelle ja olla leima, jossa ilmoitetaan päivä, jona lähetit kirjeen. Tämä on erityisen tärkeä kirjekomponentti, sillä monissa kouluissa opettajilla on rajallinen ikkuna, jossa he voivat lähettää aikeita.
Tervehdys
Kirjaimen pitäisi alkaa, kuten lähes kaikki kirjaimet, tervehdyksellä. Tämän tervehdyksen on oltava luonteeltaan muodollinen, vaikka opettaja olisi avoin henkilö, joka vastaanottaa kirjeen. Tervehdyksen pitäisi päättyä kaksoispisteeseen.
Aiheen rivi
Suoraan tervehdyksen alapuolella opettajan tulee sisällyttää aiheen aloitusnumero "Aihe:", jota seuraa sanat "aiesopimus" tai muu ilmaus, joka ilmaisee vuoden, jolle he antavat aikomuksensa, kuten "Tarkoitus 2011-2012 koulussa vuosi.”
Kirjain
Kirjaimen rungossa ei saa olla sisennystä, vaan sen tulisi koostua kohdista, jotka on täysin kohdistettu vasemmalle. Siinä on selkeästi kuvattava opettajan aikomus ja sisällytettävä kaikki pyynnöt, jotka hänellä voi olla hänen luokkatehtäväänsä seuraavana vuonna.
Päättäminen
Kirjaimen on suljettava liiketoiminta-asiaankuuluvalla ”vilpittömästi” tai vastaavalla päättelyllä. Lähettäjän allekirjoituksen pitäisi seurata ja sen alapuolella hänen pitäisi kirjoittaa hänen nimensä.
