Tapa, jolla yritys toimii, vaikuttaa suoraan sen onnistumiseen ja epäonnistumiseen. Kun johtoryhmä tunnistaa organisaatiolle vankat pitkän aikavälin tavoitteet sekä innovatiiviset keinot niiden saavuttamiseksi, organisaation kokonaisuutena on motivaatio ja pyrkimys pyrkiä tähän tulokseen.
Kuvittele, että työskentelet sellaisessa organisaatiossa, jossa ylimmän johdon joukkue ei pystynyt tunnustamaan kasvusuunnitelmia tai pitkän aikavälin tavoitteita. Mitä tapahtuisi sille yritykselle? Se voi kestää itsensä muutaman kuukauden ajan, mutta suunnittelun tai strategisen puuttumisen puute voi johtaa sen kuolemaan. Vastaavasti, jos ylimmältä johdolta ei ole suuntaa, työntekijät voivat menettää luottamuksensa yritykseen. Organisaation suunnittelu, joka sisältää strategiat kaikille yrityksen tasoille, on välttämätöntä liiketoiminnan onnistumiselle.
Organisaation suunnittelu määritelmä
Organisaation suunnittelu alkaa, kun ylimmän johdon tiimi tunnistaa yrityksen lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteet. Kun nämä tavoitteet on määritelty ja tarkennettu siten, että ne ovat selkeitä ja saavutettavissa, on välttämätöntä laatia erityisiä strategioita ja suunnitelmia näiden tavoitteiden saavuttamiseksi. Organisaation suunnittelu varmistaa, että yrityksellä on visio, jotta työntekijät tietävät ja ymmärtävät, miten heidän päivittäiset työpaikkansa edistävät koko yritystä.
Yrityksen asettamien tavoitteiden on oltava riittävän realistisia, jotta ne voidaan toteuttaa organisaation resursseissa. On hyvä saavuttaa tähdet, mutta samalla tavoitteet on saavutettava. Jos yritys ei pysty saavuttamaan tavoitteita, jotka ovat ulottumattomissa, ne voivat olla demoralisoivia yritykselle. Hyvä tavoite olisi myös mitattava määrällisesti. Tällä tavoin yritys voi seurata sen edistymistä koko tilikauden aikana ja tarkistaa, kuinka pitkälle he ovat tulleet ja kuinka paljon he ovat vielä lähteneet. On myös tärkeää laatia aikataulu tavoitteen saavuttamiseksi, kuten varainhoitovuoden tai neljänneksen kuluessa. Näin yhtiö voi asettaa hankkeen määräajat pitääkseen kaikki tiellä.
Tavoitteiden määrittelyn ja suunnitelmien kehittämiseksi niiden saavuttamiseksi organisaation suunnittelu kattaa henkilöstön ja resurssien kohdentamisen.Oikeiden ihmisten on oltava paikalla, jotta he voivat hoitaa tehtävänsä, ja organisaation on oltava käytettävissä tarvittavista resursseista, kuten taloudesta, jotta he voisivat onnistuneesti toteuttaa suunnitelmat.
Koska jokainen organisaatio on ainutlaatuinen, kukaan yritys ei saa työskennellä yhdelläkään rakenteella tai menetelmällä. Tiettyjä tekijöitä tulisi kuitenkin aina harkita tehokkaan organisaatiorakenteen suunnittelussa. Yritysten on tutkittava ja arvioitava eri organisaatiorakenteen vaihtoehtojen, kuten toiminnallisten, jako- tai matriisirakenteiden vahvuuksia ja heikkouksia, ja harkittava, mitkä niistä muodostavat organisaatiotavoitteensa parhaiten. Yrityksen on myös ennustettava kasvumallinsa ja miten ne sopivat yhteen niiden yleisten suunnitelmien kanssa. Lisäksi organisaation tulee nähdä, mikä rakenne tuottaa merkittävimmän operatiivisen tehokkuuden ja työntekijöiden tyytyväisyyden.
Organisaation suunnittelu voi koskea mitä tahansa yrityksen kokoa, olipa kyseessä sitten pieni yritys tai monikansallinen yritys. Joka tapauksessa johtoryhmän on ratkaisevan tärkeää määritellä yrityksen tavoitteet ja suunnitella niiden saavuttamista niiden resurssien lisäksi, joita se tarvitsee näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.
Organisaation suunnittelun tyypit
Organisaatiosuunnitelmien luokitteluun on monia tapoja, vaikka monet niistä jakautuvat neljään pääluokkaan: taloudellinen, strateginen, varautuminen ja peräkkäisyys. Jokainen organisaatiosuunnitelma tarkastelee yritystä kokonaisuutena, mutta tietyn alueen linssin kautta. Tällä tavoin on helppo nähdä, miten liiketoiminta tulee hinnoittelemaan monissa eri skenaarioissa.
Organisaation rahoitussuunnittelun tavoitteena on tuottaa suurempia tuloja tai lisätä yrityksen markkinaosuutta. Myös rahoitussuunnittelu voi ratkaista ennakoitavissa olevia taloudellisia kysymyksiä, joita yritys voi kohdata tulevaisuudessa. Rahoitussuunnitelman rakenne riippuu yrityksen tasosta ja tavoitteista, joita se haluaa saavuttaa. Rahoitussuunnitelman tärkeä tekijä on, että se on juurtunut todellisuuteen. Tehokkaan tavoitesuunnittelun tavoin rahoitussuunnitelmassa on otettava huomioon yrityksen todellinen taloudellinen kuva nyt ja tulevaisuudessa. Suunnitelman on myös oltava tulevaisuuteen suuntautuvaa, jotta se voi ottaa huomioon mahdolliset ongelmat, joita yritys joutuu voittamaan.
Ota esimerkiksi pieni yritys, esimerkiksi digitaalinen markkinointitoimisto. Viiden työntekijän palveluksessa yritys pysähtyy tasangolla ja sillä ei ole tarpeeksi henkilöresursseja liiketoiminnan kasvattamiseksi. Myynnin lisääminen on yksi niiden organisatorisista tavoitteista. Jos he kuitenkin palkkaavat toisen työntekijän, heillä ei ole varoja maksaa niistä. Selkeä rahoitussuunnitelma tämän organisaation hyväksi ei ainoastaan auta heitä selvittämään, miten tuoda lisäresursseja vaan myös siitä, miten he voivat maksaa niistä. Sitä paitsi uuden työntekijän saaminen voi auttaa heitä kasvattamaan myyntiään ja täyttämään organisaatiotavoitteensa.
Toinen organisaatiosuunnitelman tyyppi on strateginen suunnittelu, jossa yrityksen visio muunnetaan tavoitteiksi ja tavoitteiksi. Strateginen suunnittelu ei näytä vain yrityksen sisäpuolelta vaan keskittyy myös markkinoihin ja teollisuuteen sekä kilpailijoihin. Tällainen suunnittelu edellyttää yrityksen tulevien mahdollisuuksien ja mahdollisten tulevien uhkien analysointia. Se edellyttää myös organisaation vahvuuksien ja heikkouksien täydellistä tuntemusta. Strateginen suunnittelu edellyttää myös ymmärrystä siitä, kuka kilpailijat ovat markkinoilla, ja juuri mitä niiden vahvuudet ja heikkoudet ovat verrattuna organisaatioon. Myös realistinen näkemys kokonaismarkkinoista ja taloudesta on välttämätöntä.
Esimerkiksi digitaalisen markkinointitoimiston tapauksessa osa niiden strategisesta visiosta voi olla uuden palvelun tarjoaminen, kuten lyijyntuotannon materiaalien kirjoittaminen. Jos liiketoiminta on keskittynyt enimmäkseen web-suunnitteluun ja online-mainontaan asti, heidän on tehtävä perusteellinen tutkimus copywriting-kentästä, jotta se ymmärtäisi, kuinka se hinnoitellaan alalla. Jos heidän kilpailijansa tarjoavat copywritingia palveluna, niin heille voi olla myös järkevää tarjota sitä. He saattavat tarvita myös keinon erottaa kopiointipalvelut kilpailijoistaan.
Monet organisaatiot luovat myös varautumissuunnitelmia sellaisten tulosten osalta, jotka ovat normaalin alueen ulkopuolella. Tällainen organisaation suunnittelu auttaa lieventämään yritykselle mahdollisesti aiheutuvia riskejä ja voi jopa auttaa heitä välttämään katastrofaalisia vaikutuksia. Vankka varautumissuunnitelma on hyvin tutkittu ja siinä esitetään realistisia skenaarioita, joilla voi olla kielteisiä vaikutuksia yhtiöön, ja se tarjoaa vaiheittaisen ratkaisun, jonka yritys voi toteuttaa tässä tilanteessa. Varautumissuunnittelu voi säästää organisaatiota kaatumasta ja auttaa sitä kasvamaan siirtymävaiheessa.
Digitaalisen markkinointitoimiston mahdollinen katastrofaalinen skenaario voi olla, että niiden suurin asiakas, joka tarjoaa yli 50 prosenttia tuloistaan, päättää allekirjoittaa yhden kilpailijansa kanssa. Tällöin yritys menettäisi suuren osan tuloistaan. Jos he eivät pysty selvittämään tapaa korvata se, he joutuvat julistamaan konkurssin. Varautumissuunnitelma voisi niiden tapauksessa tarjota mahdollisia ratkaisuja tähän ongelmaan, johon voi sisältyä tapoja tuoda kyseinen asiakas takaisin yhtiöön, lisätä tulojaan muilla kanavilla tai jopa ottaa lainaa lyhytaikaiseen helpotukseen. Kun suunnitelma on jo olemassa, jos heidän suurin asiakas lähtee, digitaalinen markkinointitoimisto voi saada oikeuden työskennellä yrittäessään ratkaista ongelmansa, eikä tuhlaa aikaa yrittää selvittää suunnitelma, kun he ovat kriisitilassa.
Perintösuunnittelu on toinen tehokas tapa organisoida suunnittelua. Tämä edellyttää strategian laatimista, joka toteutetaan, kun organisaation keskeinen toimija lähtee. Jos joku päätöksentekoon liittyvästä johtotehtävästä jättää organisaation mistä tahansa syystä, suunnitellusta tai suunnittelemattomasta, yritys voi kokonaisuudessaan lähteä. He eivät ehkä pysty saavuttamaan organisaatiotavoitteitaan, jos heillä ei ole oikeaa johtajuutta. Perintösuunnitteluun liittyy enemmän kuin vain seuraajan nimeäminen. Se tarkoittaa koulutusta ja hoitoa kyseiselle henkilölle johtajuuden täyttämiseksi ennen kuin se ilmenee. Tällä tavoin seuraajalle ei ole aikaa viipyä nopeuteen, ja organisaatio voi jatkaa liiketoimintaa tavalliseen tapaan.
Jos esimerkiksi digitaalisen markkinointitoimiston johtava web-kehittäjä on jättänyt äkillisesti, yritys ei ehkä pysty suorittamaan olemassa olevia hankkeitaan tai uusia hankkeitaan, ennen kuin heillä on korvaus. Pienyrityksille tämä voisi tarkoittaa, että heidän on ehkä suljettava ovensa. Peräkkäissuunnitelmalla he ovat ehkä kouluttaneet nuorempaa kehittäjää ottamaan roolin. Jos tämä henkilö oli jo hoidettu päävaltuutetun asemaan, virasto voisi jatkaa asiakkaidensa huoltoa ilman hikkauksia.
Miksi sinun täytyy käyttää organisaation suunnittelua
Asianmukainen organisaation suunnittelu antaa yritykselle mahdollisuuden hyödyntää täyttä potentiaaliaan. Käyttämällä järjestelmällistä lähestymistapaa yritykset voivat määrittää, mihin he haluavat mennä, ja toteuttaa sitten toimet, joita he voivat käyttää sinne. Jos organisaatio on kiinnostunut kasvusta eikä tiedä, miten päästä sinne, organisaation suunnittelu voi auttaa määrittämään tarvittavat toimet sekä määrittelemään tavoitteensa että saavuttamaan ne.
Organisaation suunnittelu auttaa yrityksiä olemaan strategisia siinä, miten he tekevät tärkeitä päätöksiä. Kun yrityksessä on suurempia tavoitteita, on helpompi päästä tiettyihin päätöksiin strategista menetelmää käytettäessä. Samoin organisaation suunnittelu voi auttaa yrityksiä rakentamaan vahvuuksiaan. Jos on olemassa erityisiä alueita, joilla organisaatio kunnioittaa, olisi järkevämpää pelata niitä enemmän kasvattaakseen liiketoimintaa. Spektrin toisessa päässä organisaation heikkouksia voidaan parantaa käyttämällä organisaation suunnittelua. Rahoitus- ja valmiussuunnittelun osatekijöillä voi olla merkittävä rooli yrityksen heikkouksien voittamisessa.
Yrityksen asettaminen menestykseen on yksi tärkeimmistä syistä, miksi heidän pitäisi käyttää organisaation suunnittelua. Kehittämällä suunnitelmia ja prosesseja yritys voi parantaa jatkuvasti toteutettavia menettelyjä. Yhtiön toiminnan parantaminen auttaa myös tarjoamaan kilpailuetua, mikä voi myös lisätä heidän liiketoimintaa.
Organisaation suunnittelun parantaminen
Yksikään organisointisuunnitelman menetelmä ei toimi yrityksessä. Yrityksen on monta kertaa sovellettava erilaisia tapoja organisoida, jotta he voivat löytää heille sopivan. Organisaation suunnittelun parantaminen on jatkuva työ, koska yrityksen kasvun ja muutosten myötä yrityksen suunnitelmien on muututtava vastaamaan uusia vaatimuksia.
Rehellisyys ja avoimuus ovat organisaation suunnittelun tärkeitä näkökohtia. On tärkeää saada selkeä ja objektiivinen näkemys siitä, miten organisaatio toimii. Näin on helpompi tunnistaa organisaation mahdolliset ongelmat tai uhkat tai tietyt heikkoudet, jotka näkyvät yrityksessä. Sisäisten estorakenteiden poistaminen työntekijöiltä auttaa heitä keskittymään käsiteltävään tehtävään. Kun sisäiset esteet, kuten jotkin menettelyt tai käytännöt, poistetaan, työntekijät voivat pyrkiä parantamaan organisaation heikkouksia.
Kun pyritään parantamaan organisaation suunnittelua, on välttämätöntä, että sinulla on joukko mittareita, joilla voidaan arvioida suunnitelman suorituskykyä. Metriikka voi tarjota arvokasta arvoa ja toimia ohjaavana päätöksenä liiketoiminnan keskeisistä osista. Johto voi käyttää tietoja tarkentaakseen alueita, joilla organisaation on keskitettävä ponnistelunsa ja kehitettävä sitten strategioita toiminnan hienosäätöä varten.
