Tietotekniikka ajaa meidät sähköisen tallennuksen aikakauteen. Kaikenlaiset yritykset pyrkivät vähentämään kustannuksia ja lisäämään tehokkuutta paperittoman toimiston suuntaan. Huolimatta siitä, että tietokoneistetut tiedot korostuvat yhä enemmän, suuri osa toteutetuista liiketoiminnoista perustuu edelleen paperikopioiden säilytykseen. Päätös käyttää sivuttaisia tai pystysuoria tiedostoja toimistoympäristössä riippuu monista tekijöistä.
Historiallinen kirjanpito
Tietojen säilyttämisen tarve on vuosien mittaan kasvanut väestönkasvun ja uusien yritysten syntymisen myötä. Ammatit, kuten laki ja lääketiede, edellyttävät täydellisiä ja tarkkoja kirjallisia kirjauksia asiakkaiden asioista. Valmistajat ja vähittäismyyjät luottavat asiakastiedostoihin suoramyynnissä ja tallentavat ostoksia. Aiemmin asiakirjojen tallennustarve on luonut alan markkinarakoja yrityksille, jotka pyrkivät vastaamaan erilaisiin arkistointitarpeisiin. Työpaikkadokumenttien tallennus on kehittynyt pinoamispapereista hyllyille ja cubby-reikiin hyvin perehtyneisiin arkistointijärjestelmiin, jotka ovat saatavilla monilta valmistajilta.
Vertikaaliset arkistointijärjestelmät
Pystykaapit ovat vanhempia tärkeimmistä suosituimmista tiedostoista. Ne voidaan rakentaa puusta tai metallista ja ne ovat saatavana kahdella, neljällä tai viidellä laatikolla. Kahden laatikon tiedostoja valmistetaan vastaamaan normaaleja työpöydän korkeuksia työyhteensopivuuden vuoksi. Viisi laatikon pystysuoraa tiedostoa ovat tyypillisesti 60 tuumaa korkeita eikä niitä käytetä yleisesti työpisteissä, koska ylälaatikot ovat liian korkeat, jotta ne ovat helposti saatavilla. Niitä käytetään massamuistialueilla, joissa tilaa on lisätty. Pystysuuntaiset tiedostot toimitetaan kahdessa peruslaatikon koossa vakiokirjojen ja laillisten kokoisten asiakirjojen vastaanottamiseen.
Lateraaliset arkistointijärjestelmät
Sivutiedostot tarjoavat joitakin selkeitä etuja pystysuoriin tiedostoihin nähden. Niihin mahtuu sekä kirjaimia että laillisia kokoja. Sivutiedostot tarjoavat yleensä jopa kolmanneksen enemmän arkistointitilaa kuin pystysuorat tiedostolaatikot. Koska ne ovat saatavana pöydän korkeuksina, ne palvelevat tiedostojen ja luottojen kahta tarkoitusta. Molemmat laatikot ovat helposti saatavilla istuessaan. Jos työasema tarvitsee valmiita ja toistuvia tiettyjen tiedostojen saatavuutta, sivutiedosto on ihanteellinen arkistointiratkaisu. Pelkästään tämän toiminnon vuoksi he ovat suosituimpia arkistointijärjestelmiä johtajille ja ammattilaisille.
Arkistointivihjeet
Kun valitset yrityksesi tiedostoja, harkitse tarkasti, miten tiedostot ovat käytössä ja millainen henkilöstö. Myyntiedustajien tai teknisen tuen sisäpuolella henkilöt, jotka tarvitsevat nopean pääsyn asiakirjoihin, tarjoavat parhaiten sivuttaisia arkistointijärjestelmiä. On parasta neuvotella arkistointialan ammattilaisten kanssa ennen kuin sitoumus tehdään joko sivuttaiseen tai pystysuoraan arkistoon. Suurilla toimistolaitteiden toimittajilla on käytettävissään koulutettu henkilökunta, joka voi suositella tehokkainta tyyppiä tietylle yritykselle. Ne tarjoavat suunnittelu- ja ulkoasusuunnitelmia osana myyntiprosessia.
Mahdolliset vaihtoehdot
Keskustele useiden toimistotarvikeliikkeiden kanssa, kun harkitset tiedostojärjestelmiä, jotta saat varmasti parhaan mahdollisen rahasi. Harkitse mahdollisia säästöjä ostamalla käytettyjä kohteita jälleenmyyjiltä tai huutokaupoista. Jos talous on tiukka, tutustu tarvittavan arkistointivälineen vuokraamiseen.
