Vaikka monet pitävät kokouksia ajanhukana, ne ovat tehokas tapa jakaa tietoa, seurata suuren hankkeen edistymistä ja parantaa tiimin jäsenten välistä viestintää. On tärkeää, että kaikki asianosaiset osallistuvat kokoukseen ja saapuvat ajoissa estääkseen tarpeettomat viivästykset. Tehokas tapa, jolla asianomaiset voivat olla paikallaan, on lähettää kaikille muistutus tulevasta kokouksesta muutama päivä ennen kuin se on tarkoitus järjestää.
Lähetä sähköpostia kaikille kokouksen osanottajille pari päivää ennen kokousta.
Anna kaikkien sähköpostiosoitteet, joiden odotetaan osallistuvan sähköpostimallin "Vastaanottaja" -kenttään, ja aloita sitten viestisi kirjoittaminen.
Sisällytä tärkeitä tietoja, kuten päivämäärä, aika ja sijainti. Voit myös liittää esityslistan, jos sellainen on. Tämä auttaa osallistujia valmistautumaan kokoukseen.
Jos kokoukseen osallistuu vain muutama henkilö, saatat haluta lähettää tekstiviestin kaikille. Tämä hälyttää osallistujia ajoitetusta kokouksesta ja lähettää tiedot suoraan matkapuhelimiinsa. Näin he voivat tarkistaa yksityiskohtia, kuten kokouksen ajan ja sijainnin, napin painalluksella missä tahansa. (Varmista, että sinulla on jokaisen oikea matkapuhelinnumero. Viestit, jotka on lähetetty vahingossa maa-linjaan, eivät tule vastaan.)
