Menetelmäkertomuksessa esitetään yhteenveto vakiintuneen politiikan noudattamisen tarkoituksesta, laajuudesta ja määritetystä tavasta tai työyksikön täyttämisestä. Kuten edeltävän askeleesekvenssin tarkkuutta ja monimutkaisuutta vaati, menettelylauseke voi vaihdella yhdestä lauseesta useisiin osiin tai kappaleisiin.
Koska menettelykertomus on yhteenveto menettelyn suorittamiseen liittyvistä tiedoista, sitä ei pitäisi kirjoittaa ennen menettelyn päättymistä.
Määritä menettelyn laajuus ja monimutkaisuus
Tarkista loppuun saatettu menettely; varmistaa sisällön tarkkuuden ja täydellisyyden.
Tunnista kaikki yksikön henkilöstö, joka vastaa menettelyn tuloksellisuudesta.
Tunnista kaikki yksikön henkilöstö, joka vastaa menettelyn valvonnasta ja täytäntöönpanosta.
Tunnista kaikki näytteillä käytetyt kuvat - kuvat, kaaviot, lomakkeet, tietokoneen näytöt, raportit jne. -.
Tunnista kaikki menettelyssä käytetyt epätavalliset tai erityiset termit.
Tunnista menettelyn ensisijaiset tavoitteet ja tulokset.
Menettelyluonnos
Tunnista menettely; anna nimi tai nimi, joka osoittaa menettelyn sisällön tai käytön (esim. "Asiakasvalitusten käsittely").
Kuvaile menettelytarkoitusta ja aiottua yleisöä, huomioimalla tiettyjä työnimikkeitä, jotka vastaavat suorituksesta.
Esimerkki: Tässä menettelyssä on ohjeita asiakaspalveluosaston edustajille ja esimiehille, jotta he voivat tallentaa, seurata ja ratkaista asiakkaiden valituksia MS-CRM-järjestelmän avulla.
TARKOITUS Perustaa ja välittää asiakaspalveluosaston edustava ja valvontakäytäntö asiakkaiden valitusten tallentamiseen, seurantaan ja ratkaisuun MS-CRM-järjestelmän avulla.
Luettele nimen ja ulkoasun mukaan jokainen menettelyssä esiintyvä näyttely. Esimerkiksi:
NÄYTTELYT: Kuva 1: MS-CRM-kirjautumisnäyttö Kuva 2: MS-CRM: n valitusrekisterinäyttö Kuva 3: MS-CRM: n kanteluhistoriaraportti
Luettele aakkosjärjestyksessä ja määritä jokainen menettelyssä esiintyvä ainutlaatuinen tai erityinen termi. Esimerkiksi:
SANASTO Vastaanottaja: Oikeudellisen osaston edustaja, jolle valitus on osoitettu. CCID: Ainutlaatuinen yhdeksän numeroinen numero, joka tunnistaa asiakkaan valituksen. EXT: Koodin, joka osoittaa kohteen palautusaikaa laajennetun.
Luettele aakkosjärjestyksessä työnimikkeen kaikki henkilöt, jotka vaikuttavat tai vaikuttavat menettelyyn, mukaan lukien suoritettu toiminto. Esimerkiksi:
ROLLIT & VASTUUT 1. Asiakaspalvelupäällikkö: Valvontamenettelyjen kehittäminen, ylläpito ja hyväksyntä. 2. Asiakaspalvelun edustaja: Suorittaa tehtävät vain menettelyn mukaisesti. 3. Asiakaspalvelun valvoja: Jakaa menettelyä; valvoo täytäntöönpanoa ja koulutusta.
vinkkejä
-
Käytä aktiivista äänen kirjoitustyyliä poistaaksesi sävyisyyden. Esimerkiksi kirjoittamisen sijaan "Tämän menettelyn tarkoitus on kuvata …." tai "Tämä menettely on tarkoitettu kuvaamaan …", kirjoita "Tämä menettely kuvaa …".
Varoitus
Menettelylausuntojen vakiomalli pitäisi olla jo käytössä. Jos näin ei ole, olisi kehitettävä yksi, jotta varmistetaan, että kaikilla menettelyselvityksillä on sama "ulkoasu ja tunnelma".
