Nykyään monet yritykset ja valtion virastot ovat korvanneet kustannustilin korvaussuunnitelmilla. Tämä korvaussuunnitelma estää työntekijöitä käyttämästä yritys- tai valtion kustannustilejä muista syistä kuin hyväksyttyjä menoja. Saatat kuitenkin olla vaikeaa seurata kuittien kohteita; joskus henkilökohtaiset kulut sekoittuvat liiketoiminnan kustannuksiin, ja olet vastuussa ongelman ilmoittamisesta ja hyväksy vain korvauksen, jonka olet maksanut virallisesta liiketoiminnasta. Kun näin tapahtuu, sinua pyydetään kirjoittamaan kirje, jossa selitetään tulot ja selvitetään, mitkä kulut on korvattava.
Aloita kirjain kirjoittamalla päivämäärä. Ohita rivi ja kirjoita yhteyshenkilön nimi ja nimi, yrityksen nimi ja yrityksen osoite eri riveillä. Ohita toinen riviväli ja kirjoita "Dear Ms./Mr. (Sukunimi)", jota seuraa kaksoispiste.
Tunnista itsesi ja selitä kirjeenne tarkoitus välittömästi. Esimerkiksi: "Nimeni on Jill Harrison tilinpäätösosastolta, ja kirjoitan, että saan selittää tuloni äskettäisestä liiketoiminnalliseen matkalleni Akroniin selventääkseen, mitkä kohteet minun pitäisi korvata ja mitkä ovat henkilökohtaiset kulut, jotka eivät edellytä korvaus."
Yksityiskohdat kustannuksista, jotka olisi korvattava numeroidussa luettelossa, ja katso asianmukainen kuitti ja kuitin päivämäärä, joka auttaa korvausta käsittelevää henkilöä. Jos organisaatiosi toimii päivittäin, jolle on varattu vain tietty dollarin määrä ruoan, majoituksen tai muiden kohteiden kohdalla päivässä, erota kustannukset päivässä, jotta jalostaja voi nähdä, pysyitkö päiväpäivänä.
Luettele kulut, jotka tulivat kuitista, jotka ovat henkilökohtaisia kuluja. Sinun ei tarvitse selittää, mitä nämä ovat, vain todeta, että se on henkilökohtainen veloituksesi. Anna myös nämä kulut. Yrityksesi tai organisaationne voi myös pyytää sinua poistamaan kyseisiin henkilökohtaisiin tuotteisiin liittyvät verokulut korvauksen määrästä.
Ilmoita kokonaissummat, jotka on maksettava takaisin, samoin kuin siitä, mitä olet kieltäytynyt korvaamasta. Näiden kahden numeron pitäisi olla jopa dollarin kokonaissumma tuloissa. Anna dollarin summa, jota pyydät korvaamaan, ja dollarin määrä, jolta kieltäydyt korvauksesta; usein organisaatiot vaativat sinua asettamaan nämä lausunnot selkeällä kielellä oikeudellisista syistä.
Kiitos prosessorista hänen ajastaan ja anteeksi, että on hankalaa lajitella kuitit. Anna työn puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, jos hänellä on kysyttävää maksuihin.
Sulje kirjain kirjoittamalla "Vilpittömästi" ja ohita kolme riviväliä. Kirjoita täydellinen nimi ja nimi. Tulosta kirje kirjepaperille ja kirjoita nimi kirjoitetun nimen yläpuolelle. Tee kopio sekä kirjeestä että kuitista ja säilytä ne kirjaa varten. Lähetä kirje yhteyshenkilölle, joka käsittelee korvauksen.
